Toplantılardan hem şikayet edip hem de hoşlanıyor muyuz !

Bir çok yönetici zamanının önemli kısmının etkin ve sonuç üretmeyen toplantılarda kaybolduğundan şikayet eder. Toplantı yönetiminin kendi başına önemli bir konu olmasının ardında yatan, hem bu şikayetler hem de gerçekten oldukça pahalı bir aktivite olmasıdır.

Eğer toplantıları ?aktivite esaslı maliyet? bakışı ile değerlendirir iseniz en azından katılanların ücretleri ile geçen süreyi formülünüzde kullanmanız gerekir, alternatif maliyeti düşünmeden bile ortaya önemli bir değer çıkacaktır.

Artık herkes toplantının bir hedefi olması gerektiğini, doğru insanların çağrılmasının önemli olduğunu, önceden hazırlık yapmanın gerekliliğini, gündeme sadık kalmanın önemini ve toplantı sonrasında notların zamanında dağıtılmasının iyi bir şey olduğunu bilmektedir …

Ancak siz bunların uygulandığını kaç kez gördünüz ? Toplantıların çoğu yukarıdaki noktalara aldırış etmeden yapılmaya devam etmektedir, üstelik böyle olmasını eleştiren yöneticiler tarafından … Niçin ?

Çünkü yöneticiler eleştirmelerine rağmen bir çok sebepten ötürü toplantı yapmayı veya katılmayı sever.

Sosyal etkileşim

Bir çok insan yalnız çalışmayı sevmez, başkaları ile beraber olmayı ve ilişki kurmayı ister. Toplantılar sayesinde bir gruba ait olma, bu sayede hem ayrışma hem de kendini ifade edebilme imkanını bulabilmek toplumun çoğunluğu için önemli bir imkandır. İş ve iş dışı konuşmalar çok önemli bir sosyal aktivite olmaya devam edecektir.

Çevrim içinde kalabilmek

İşletmeler büyüdükçe departmanlar, birimler kopar, çalışanlar arası bilgi akışı kesilir, herkes sadece kendi etrafını dinlemeye başlar. Çalışanlar şirketin resmi kanallarından duydukları ile yetinmek istemez. Toplantılar sayesinde başka birimlerde ne olup bittiği hakkında haberlere, bilgiye birinci elden ulaşma şansı elde edilmiş olmaktadır.

Statü sahibi olmak

Ne kadar çok sayıda komitede yer alırsanız o kadar önemli olarak algılanırsınız.

Farklı konularda fikirlerine önem verilen insan konumuna ulaşılıyor olması bir statü sahip olmak anlamına gelecektir. Toplantılarda lider olmayıp sadece lider kadrolar ile beraber olabilmek bile çalışma hayatında kişiler tarafından ?önemli? olarak algılanacağı için kişiler bu motivasyon ile toplantılarda yer almak ister.

İşte bu psikolojik motivasyon yöneticilerin veya dışarıdan insanların ?zaman kaybı? olarak nitelendirdiği toplantıları bile önemli hale getirir, her türlü mantıksal açıklamanın üzerine çıkar.

Şirketin üst yönetimi şirketlerinde yapılan toplantıları zaman zaman gözden geçirmeli ve sadece şikayet etmek yerine temel toplantı kurallarının uygulanması için bir şeyler yapmalıdır. Bunun için benim önerim ?Toplantı Karnesi? izlemektir.