CengizPak.com.tr

Şirketiniz yakın zamanda sıçrama yaptı. Şimdi yaygınlaşma, bastığı yeri sağlamlaştırma ve sinekten yağ çıkartma dönemi içinde kalmak istiyorsanız size şöyle bir yönetici iyi gelecektir :

- Sabırlı ve titiz, ince eleyen sık dokuyan

- Biraz tutucu, yeniliklere ne gerek var diyen

- Kuralları seven ve uygulayan

- Satış tahmini yaparken geçen yıl + % 10 diye düşünen

- Masraf bütçesi yaparken ise geçen yıl – % 10 diye hesap yapan

Sonra siz statükoyu koruyup davetlere katılırken eğer rekabet sizin bu konfor zonunuza göz koymaya niyetlenir ise onlara da şöyle bir yönetici gerekecek :

- Sabırsız, doğrudan sonuca odaklı (hedef sizsiniz)

- Savaş alanından uzlaşma ile çıkmak istemeyen

- Yaratıcı, hesap yapmak yerine uygulayan

- Satış tahmini yaparken geçen yıla bakmayan

- Masraf bütçesi nedir pek anlamayan (anlıyor aslında ama umursamıyor)

- Siz darmadağın olana, kovulana veya siz onu işe alana kadar durma niyeti olmayan

Elbette her iki dönemin danışmanları da farklı.

İlk durumda adım adım gidelim, ancak bir deli suyun derinliğini iki ayağı ile test edermiş zaten diyor olup tek ayağı ile bile derinlik testi yapmayanlar ile zaman geçiriyor olmalısınız. İkinci durumda ise pazarlama aklı ön planda olan, doğrusal olmayan sıçramalar yapmayı kafasına koymuş olan birilerini bulmalısınız.

Umarım ikincisine ihtiyacım olmaz diye dilek tutuyor iseniz size bol şans dilerim.

Statüko mevcut durumdur.

Şimdi bir şirkette yönetici olduğunuzu veya üst yönetime getirildiğinizi düşünün, önünüzde en az 3 yol var :

1. Mevcut durumu sürdürmek, maaşınızı ve priminizi alıp bu durumun sürmesi için dua etmek.

2. Gelecek durumu öngörmek ve mevcut durumdan oraya giden yolun gereklerini yapmak.

3. Yapıyormuş gibi yapmak.

Bol besin kaynağı, zorlamayan şirket üst yönetimi, sizin tüylerinizi kabartan eşlikçiler (kabartmayanları çoktan uzaklaştırdınız) sizi yukarıda gördüğünüz kedi durumuna sokabilir …

İnsanlar nasıl yönetici veya patron olurlar ? Bir patron “yetersiz” sıfatını nasıl hak etmiş olabilir, yetersiz ise nasıl patron oldu ?

Bir yönetici yönetmeyi bilmiyor ise nasıl yönetici olur ?

Aslında patron olmak yönetici olmaktan daha kolaydır. Bir gün kendi işinizi kurmaya karar verir sonrasında da bir sürü sebepten dolayı bir miktar başarılı olursanız “patron” olabilirsiniz. Bu durumda iplerin çoğu sizin elinizdedir.

Geçenlerde bir firmanın ürün tanıtım toplantısı amacı ile göndermiş olduğu bir e-postayı bir arkadaşım bana yönlendirmiş. Bu tanıtım metnini hazırlayanlara bana bu konuyu hatırlattıkları için teşekkür ederim. Önce isterseniz tanıtım metninin bir kısmına bakalım :

Üst düzey yöneticilerin çoğu karar alırken daha ziyade hisleriyle hareket ediyorlar. Bu durumun nedenlerinin başında, yeterince detaylı bir sistem kuramamaları ya da kısıtlı imkânlara sahip olmaları geliyor.

Metnin devamında şirket yöneticilerinin sayılara bakmadan karar verip satış personeline “güleryüzlü olma” eğitimi aldırdıkları fakat bunun satışı arttırmadığı, daha sonra bilgisayar raporlarına baktığında “hızlı” alışveriş edilen dükkanların daha çok sattığının ortaya çıktığı ve eğitim programının iptal edilerek tasarruf edildiği anlatılıyor.

Peki siz ne düşünüyorsunuz ?

Hisleriniz ile mi yoksa sayılara bakarak mı karar vermek daha uygun ?

Bildiğiniz gibi bu gibi durumlarda ne şiş yansın ne kebap misali “her ikisi de önemlidir” diyelim olsun bitsin.

Peki sizce bir şirketin sayılar ve ölçülebilen değerler ışığında strateji belirleyerek uzun vade içinde kalıcı olabilmesi nasıl başarılabilir ?

Baktığınız sayılar hangi sayılar ? Çoğunlukla gerçekleşmiş olanlar, dün yapılan satış, geçen ay tahsil edilen para, 3 ay önce alınan siparişler …

Bilmek gerekli mi ? Evet

Bazı kararlar için kullanılabilir mi ? Evet

Sayılar olmamış olanları gösteriyor mu ? Hayır

Bunun üzerine strateji kurulabilir mi ? Hayır

Taktik kararlara zemin olur mu ? Evet

Karar verme ve olayları yönetme sadece yönetim kadroları için mi geçerli ? Hayır, şirketin her noktası için geçerli.

Örneğin bir üretim operatörü makinasının göstergelerine bakarak üretimi izliyor. Peki hislerini kullanıyor mu ? Eğer hislerini kullanmadığını düşünüyorsanız o zaman göstergeleri bir odanın içine getirelim oradan yönetelim ! Hislerini kullanıyor elbette, sesi dinliyor, titreşimi hissediyor, bazen bir gariplik hissediyor ve makinayı durduruyor …

Veya bir bölüm yöneticisi kendisine bağlı insanları sayılara bakarak yönetebilir mi ? Olamayacağını hepimiz biliyoruz.

Peki bir genel müdürün şirketin istikametine sadece geçmişe bakarak karar vermesi sizce doğru mu ? Siz hiç geriye doğru bakarak ileriye doğru gemisini yöneten bir kaptan gördünüz mü ? O geminin içinde bulunanlara ben sadece sayılara ve ekranlara bakarım, merak etmeyin çok güzel bir seyahat olacak demesi inandırıcı olabilir mi?

Şimdi diyeceksiniz ki uçaklarda otomatik pilot var, sayılara bakarak uçağı uçuruyor. Doğru uçuruyor ama indirmiyor.

Sayılar dünyası bugün için bilgisayar dünyasıdır, gereklidir ama yönetmek için yeterli değildir.

Satış analizlerine bakmak, hangi bölgeye, kime, ne sattık, ne kazandık diye bakmak gereklidir. Kısa dönemler için kullanacağımız bilgileri bize verir. Ancak sadece bizim müşterilerinizin sonuçlarını. Bu tıpkı bir siyasi partinin kendi delegelerine hangi partiye oy vereceksiniz anketi gibi bir şey.

Sizin müşteriniz olmayanlar sizin müşterilerinizden fazla mı ?

Eh o zaman gerçeğin ufak bir kısmına şahit oluyorsunuz demektir. Peki diğerlerini anlamak, şirketinizi onların ilgi alanına sokmak için sizce hisleriniz mi size daha çok yardımcı olur yoksa sayılar mı ?

Bu sorunun cevabı “her ikisi de”. Her ne kadar karizmatik bir cevap olmasa da bence doğru cevap.

Hisleriniz olmadan “duvarın arkasını göremezsiniz”, bilgisayar ekranlarınızın yanına bir de sizin ve başkalarının hislerini gösteren ekran olsaydı ne iyi olurdu ?

Önceki yazımızda etkin yönetici veya lider olabilmenin 7 adımlık algoritmasından ve ilk 2 adımından bahsetmiştik, şimdi sıra diğer adımlarında.

Hatırlarsanız algoritmamız aşağıda gördüğünüz 7 adımdan oluşmaktaydı …

1. Ne yapılması gerekiyor, hedefim ne olmalı, ülkem veya şirketim için doğrusu nedir sorusunu sormak

2. Bulunulan noktadan hedefe ulaşabilmek için aksiyon planı oluşturmak.

3. Kararların sorumluluğunu üstlenmek

4. Planın iletişim sorumluluğunu üstlenmek

5. Problemlerin üzerine değil fırsatların üzerine odaklanmak

6. Etkin toplantılar düzenlemek

7. “Ben” diye değil “Biz” diye düşünmek ve konuşmak

Bu yazımıza 3 numaralı madde ile başlayacağız … (İlk yazı için tıklayınız >>>)

3. Kararlarının sorumluluğunu üstlenmeyen lider olamaz

Önce karar nedir, karar vermiş olmanın ne demek olduğuna bir bakalım.

Bir karar ne zaman verilmiş olur ?

Bunun için 4 maddemiz var :

1. Kim uygulayacak veya izleyecek ?

2. Ne zaman yapılacak ?

3. Kararımızdan etkilenecek olanların haberdar edilmesi, anlamaları, onaylamaları veya karşı çıkmamış olmaları.

4. Kararımızdan etkilenmeyecek ancak bilgisi olması gerekenlere haber verilmiş olması.

Şirketlerde verilen bir çok karar bu 4 maddelik liste uygulanmadığı için hayata geçmez veya problemlere sebep olur. Şimdi isterseniz son bir kaç günde verdiğiniz veya sizin de olduğunuz ortamda verilmiş kararları bir düşünün, bakalım bu 4 madde uygulandı mı ?

Yöneticilerin vereceği en zor kararlardan birisi istenen performansı gösteremeyen birisini görevinden almaktır. Yönetici bunu hem şirketine hem de diğer çalışanlara borçludur. İstenen performansı göstermemiş olmak o kişinin suçu olmayabilir ama sonuç bu olmalıdır.

Bu aşamada belki hiç denebilecek kadar az uygulanan bir başka yol izlenebilir; kişiyi önceki başarılı olduğu pozisyona geri çevirmek. Eğer bu yapılır ise o zaman insanlar risk içeren görevlere talip olmaya daha istekli olacaklardır.

Verilen kararların analizi kişisel gelişiminize katkı sağlar, ne umdunuz – ne buldunuz kıyaslaması size hangi konularda iyimser-kötümser veya yönlü düşündüğünüzü gösterir. Bir yönetici kendisinin zayıf olduğu konuları bilmeli ve o tür işleri delege etmelidir. Bütün konularda doğru karar verebilen bir yönetici yoktur.

Şirketlerde sadece üst yönetim veya yöneticiler karar vermez, her kademede kararlar verilir. Dolayısı ile bilgi ile yönetilmesi planlanan şirketlerde karar verecek olan her kademe yeterince donanımlı olmalıdır.

Karar veren kişi sorumluluğu üstlenir, bunun için delege etmiş bile olsa sorumluluk onu delege etmiş olanındır. Delege etmek sadece verilecek kararın daha kaliteli olabilmesi için yine yöneticinin bir kararıdır.

4. İletişim sorumluluğunu üstünüze almalısınız

Eğer aksiyon planınız veya kararlarınız anlaşılmıyor ise bu sizin sorununuz. Etkin yönetici kararlarını açıklar, kendi üstünde ve altında bulunan kişilerin yorumunu almaya istekli olur, onların kendisini anlamasını sağlamaya çalışır.

Şirketlerde aşağıdan yukarıya giden bilgi üzerinde yoğunlaşılır. Ancak etkin yönetici bunun tam tersi yönde gitmesi gereken bilgi için dikkatli ve titiz olmalıdır.

Organizasyonlar bilgi ile ayakta durur. Komut vermek veya talimat yağdırmak ile belli bir yere kadar gidebilirsiniz. Çoğu kez yöneticiler önlerine büyük miktarda bilgiyi bu konuda uzman olarak gördükleri kişiden bekler, örneğin finansal raporlar veya üretim yöneticisinin dönemsel raporlarını okuyarak netice alabileceklerini düşünürler. Halbuki ihtiyaç duyulan bilgi çok daha azdır, yapılması gereken yönetim için gereken kadar bilgiye hızlı erişebilmenin yolunu bulmaktır.

5. Sadece problemlere odaklanıyor olmanız artık yeterli değil, hem onları öngörebilmeli hem de fırsatlara odaklanabilmelisiniz

Liderler veya etkin yöneticiler problemlere değil fırsatlara odaklanır. Elbette problemleri yok sayamazsınız, onları çözmek gereklidir ancak sadece fırsatları değerlendirenler ilerler. Problemleri çözüyor olmak olduğunuz yeri korumak için gereklidir, çoğu kez ileri götürmez.

Dolayısı ile değişim gözlenmeli, nasıl faydalanılabileceği hakkında uyanık olunmalıdır. Neyse ki değişimi algılayabilmeniz için göstergeler vardır :

Değişimin 7 göstergesi

1. Sizin veya rakibinizin beklenmedik başarısı veya başarısızlığı

2. Olan ile olabilecek olan arasında büyük fark. Örneğin 19′uncu yüzyılda kağıt endüstrisi ağacın %10′unu ürüne çeviriyor % 90′ı atılıyordu, daha sonra bu kısmın kullanımı öğrenildi.

3. Bizi etkileyebilecek bir ürün, proses veya hizmetin dramatik değişimi, inovasyon.

4. Endüstrimizin veya pazarın yapısında büyük değişim. Önemli bir tedarikçinin girmesi, çıkması, büyük bir müşterinin oluşması veya kaybolması, kanunların değişmesi, standartların dramatik olarak değişmesi …

5. Demografik özelliklerde değişim.

6. Toplumsal değerlerin, ruh halinin ve temel beklentilerin değişmesi.

7. Bilinmeyenin öğrenilmesi veya yeni teknolojinin ortaya çıkması.

Yönetici problemlerin fırsatları gölgelemesine izin vermemelidir. Gerçek bir kriz olmadığı sürece yönetim toplantılarınızda önce fırsatları sonra problemleri konuşmaya alışmalısınız.

Görevlendirme veya delege edebilme yetenekleriniz işin bu kısmında önemli rol oynar. Etkin yöneticiler en iyi adamlarını fırsatların üzerine gönderir problemlerin üzerine değil. Japonlar bunun için her altı ayda bir iki liste yapar. Bir tanesi en önemli fırsatları diğeri en etkin insanları gösterir. Sonra en etkin insanları fırsatların ele geçirilmesi için yönlendirirler. Halbuki şirketler çoğu kez en iyi adamlarını problemlerin çözümünde, yangının söndürülmesinde harcar, bunun sebebi şirketin önce problemleri sonra zaman kalırsa fırsatları konuşuyor olmasıdır.

Bu ruh halini teşhis etmek zor değildir örneğin “bana aşağıdan 10 problem getirin”, “bana olmayanları söyle”, “bu adam ne yapıyor, niçin boş oturuyor” sözleri bunun göstergesidir.

Not: Problemlere eğilmemek düşünülemez ancak liderler zamanlarının çoğunu geleceği oluşturmak için harcamalıdır, dolayısı ile problem sayısını azaltmaya ve çözebilecek insanlara delege etmeye alışmalısınız.

6. Verimli toplantı yapabilmeyi öğrenmeli ve başarmalısınız

Yöneticiler toplantılarda çok zaman harcar, bazıları günlerinin yarısını bu şekilde kullanır. İşte bu yüzden her yönetici nasıl etkin toplantı yapabileceğini öğrenmelidir. Çoğu kişi bildiğini zanneder, gerçek hayatta ise çok az kişinin bildiği ve uygulayabildiği bir pratiktir.

Eğer bir yönetici etkin toplantılar yapamıyor ise zamanının en az yarısını boşa harcıyor demektir.

İlk olarak ne türde bir toplantı yapılacağına karar verilmelidir …

Farklı toplantı türlerinin hazırlık süreçleri farklıdır, örneğin :

- Duyuru veya bilgilendirmek  için yapılan toplantıların öncesinde konunun hazırlanmış olması, toplantının sonunda da dökümanın son halinin dağıtılması gerekir.

- Birisinin raporunu izlemek için yapılan toplatılarda sadece rapor hakkında konuşulmalıdır, konu asla dağıtılmamalıdır.

- Eğer çok sayıda katılımcı sunum yapacak ise ya hiç tartışma yapılmamalı ya da süre limitlerine uyulması sağlanmalıdır. Eğer soru cevap olacak ise notlar önceden dağıtılmalıdır.

- Üst yönetimi bilgilendirmek için yapılan toplantılarda yöneticiler dinlemeli ve sorularını sorduktan sonra toparlamalıdır. Uzun uzun konuşmaları gereksiz olacaktır.

- Üst yönetimin yanında mecburen katılınmak zorunda olan toplantıların verimli olma şansı pek yoktur. Yöneticiler bu tür toplantıların zamanlamasını en az zarar verecek şekilde planlamış olmalıdır.

Bir toplantının verimli olabilmesi için disiplinli ve hazırlıklı olunmalı, başlangıçta hedeflenen sonuç alındığında ise toplantı bitirilmelidir. Bazı yönetici veya iş sahipleri toplantıları uzun konuşma, sorguya çekme, itham etme gibi amaçlar için kullanır, bu tamamen hatalı bir davranıştır.

İyi takip toplantı kadar önemli ve kritiktir. Toplantıda alınan kararları yapacak olan kişilere anlaşılır olarak aktarmak, yapılıyor olup olmadıklarını izlemek çok önemlidir. Aksi takdirde toplantı için harcanan zaman boşa gitmiş olur.

Bazıları komut vermiş olmayı yeterli görür, “emir demiri keser” diye inanır. Bugünün şirketlerinde sadece komut ile yönetmeye çalışmak, benim dediğimi yap şeklinde davranmak olsa olsa hatalı sonuç yaratır. Çünkü artık şirketler sadece komut ile değil bilgi ile yönetilmek durumunda, diğer türlü çalışanlar komut dışında tepki üretmemeye alışır, hatta kendilerini buna mecbur hisseder, söylenmeden hiç bir şey yapmaz ve yöneticiyi çıldırtacak hatalar oluşur.

7. “Biz” diye düşünüp, biz diye konuşmak

Liderlerin uyguladığı son prensip ise “ben” yerine “biz” şeklinde düşünmek ve konuşmaktır.

Etkin yönetici veya lider sorumluluğun kendisine ait olduğunu, paylaşılmayacağını ve delege edilemeyeceğini bilir. Gerçek yönetici başarısızlığını “suçlayarak” hafifletmeye çalışmaz, elinde bulundurduğu otoritenin kaynağında organizasyonunun ona duyduğu güven olduğunun farkındadır, bunun “genetik” veya “aile bağı” gibi kaynaklara dayanmaması gerektiğini içinde hisseder.

Etkin yönetici kendisinin, ortakların veya çalışanların çıkarını değil şirketin çıkarını korur. Böylece herkesin geleceği için daha doğru ve cesur bir adım atmış olduğuna inanır. Bu şekilde düşünmek ve davranmak “biz” dünyasına girişin biletidir.

Böylece listemizin sonuna geldik. Gördüğünüz gibi imkansız bir senaryo ile karşı karşıya değilsiniz ama ilerleyebilmek de o kadar kolay değil elbette. Ama ağzınızdan çıkanı kulağınızın duymasını sağlayarak başlayabilirsiniz diye düşünüyorum. Bu listeyi yaparken hem Drucker’ın çalışmalarından hem de rekabet stratejileri üzerine kendi yaptığım gözlemlerden faydalandım. Bazılarınız için listeyi tersten uygulamanın çok daha kolay olduğunu düşünüyorum, ne dersiniz ?

Not : Bu yazı 2 bölümlük bir yazının ikinci bölümüdür, ilk bölüm için tıklayınız >>>

EFQM hakkında fikirlerimi okumadan önce onun ne olduğunu özetleyen tanımları okumanızı öneririm. Tanımların hepsini herkese açık olan kaynaklardan aldım ve hiç değiştirmeden yayınlıyorum (yazım hataları dahil olmak üzere) …

EFQM’in tanımını Vikipedia sitesinden aldım : EFQM (Avrupa Kalite Yönetimi Vakfı), 1988 yılında 14 üye ile kurulmuştur. Misyonu;?Avrupa?daki kuruluşların sürdürülebilir mükemmelliğini sağlayabilmek için itici güç olmak.?tır. Vizyonu ise; ?Avrupa?daki kuruluşların mükemmel olduğu bir dünya? dır. 1992 yılında İş Mükemmelliği Modeli geliştirildi. Bu model; müşteri tatmini, çalışanların tatmini ve toplum üzerindeki etki konularındaki başarının, politika ve stratejilerin, çalışanların, kaynakların ve süreçlerin uygun bir liderlik anlayışıyla yönlendirilmesi ile sağlanabileceğini ve böylece iş sonuçlarında mükemmelliğe ulaşılabileceğini vurgulamaktadır. Model?deki dokuz ana kriter; kuruluşun mükemmelliğe erişme yolunda gösterdiği çabalara ilişkin değerlendirmeleri içermektedir.

Aşağıda gördüğünüz tanım EFQM modelinin resmi sitesi olan efqm.org adresinden alınmıştır.

Vision : A world where European organisations are recognised as the benchmark for sustainable economic growth.

Modelin 9 Kriteri (Aşağıda gördüğünüz listeyi ve tanımlar Kalder.org sitesinden alınmıştır)

1. Liderlik Mükemmel liderler, vizyonu ve misyonu geliştirirler ve onların gerçekleştirilmesini kolaylaştırırlar. Kalıcı başarı için gerekli olan kurumsal değerleri ve sistemleri geliştirirler ve bunları faaliyetleri ve davranışları ile yaşama geçirirler. Değişim dönemlerinde, amacın tutarlılığını sağlarlar. Böylesi liderler, gerektiğinde, kuruluşun yönünü değiştirebilirler ve izlenmesi için diğerlerini cesaretlendirirler.

2. Politika ve Strateji Mükemmel kuruluşlar, içinde yer aldığı pazarı ve sektörü gözönünde tutan paydaş odaklı bir strateji geliştirerek misyon ve vizyonunu hayata geçirirler. Stratejiyi gerçekleştirmek için politikalar, planlar, amaçlar ve süreçler oluştururlar ve uygularlar.

3. Çalışanlar Mükemmel kuruluşlar, çalışanların bilgi birikimlerini ve tüm potansiyellerini bireysel düzeyde, ekip düzeyinde ve kuruluşun bütününde yönetir, geliştirir ve özgürce kullanmalarını sağlarlar. Tüm çalışanlara adil ve eşit davranır, onların faaliyetlere katılımını sağlar ve onları yetkelendirirler. Beceri ve bilgi birikimlerini kuruluşun çıkarları doğrultusunda kullanmaları için çalışanlarına önem vererek, onları tanıyarak ve başarılarını takdir ederek, motive eder ve sürekli katılımlarını sağlar.

4. İşbirlikleri ve Kaynaklar Mükemmel kuruluşlar, politika ve stratejilerini ve süreçlerinin etkin bir biçimde işleyişini destekleyecek biçimde dış işbirliklerini, tedarikçilerini ve iç kaynaklarını planlar ve yönetirler. Planlama sırasında ve işbirliklerini ve kaynaklarını yönetirken kuruluşun, toplumun ve çevrenin mevcut durumundaki ve gelecekle ilgili gereksinimlerini dengelerler.

5. Süreçler Mükemmel kuruluşlar, politika ve stratejilerini destekleyecek, müşterilerini ve diğer paydaşlarını tam olarak tatmin edecek ve onlar için katma değerin artmasını sağlayacak biçimde süreçlerini tasarlar, yönetir ve iyileştirirler.

6. Müşterilerle İlgili Sonuçlar Mükemmel kuruluşlar, müşterileri ile ilgili olarak kapsamlı performans ve algılama göstergeleri kullanır ve başarılı sonuçlar elde ederler.

7. Çalışanlarla İlgili Sonuçlar Mükemmel kuruluşlar çalışanları ile ilgili olarak kapsamlı performans ve algılama göstergeleri kullanır ve başarılı sonuçlar elde ederler.

8. Toplumla İlgili Sonuçlar Mükemmel kuruluşlar, toplumla ilgili olarak kapsamlı performans ve algılama göstergeleri kullanır ve başarılı sonuçlar elde ederler.

9. Temel Performans Sonuçları Mükemmel kuruluşlar, politika ve stratejilerin temel unsurları ile ilgili olarak kapsamlı performans göstergeleri kullanır ve başarılı sonuçlar elde ederler.

EFQM modeli hakkında uzman değilim ama kutuların içinde olması gerekenler konusunda benim de bildiğim bazı şeyler var elbette. Resimde de gördüğünüz gibi “modelin kullanım hakları EFQM’e ait” olduğu için model ile de bir işim yok, benim ilgileneceğim konu olayın vizyonu ve kriterlerin bugünün gerçeklerine uygun olup olmadığı olacak.

Kısacası soru şu : Bu modeli kullanarak rekabetçi pozisyon elde edilebilir mi ?

Şimdi diyeceksiniz ki bunca faydalı konuyu işleyen şirketler nasıl olurda rekabetçi pozisyon elde etmezler, ne saçma soru bu …

Önce kurucularına bakalım isterseniz :

AB Electrolux, British Telecommunications plc, Bull, Ciba-Geigy AG, C. Olivetti & C. SpA, Dassault Aviation, Fiat Auto SpA, KLM, Nestlé, Philips, Renault, Robert Bosch, Sulzer AG, Volkswagen.

Sizce bu şirketler bu modelden dolayı mı başarılı oldular yoksa modelin meşhur olması bu firmalara mı bağlı. Dikkat ederseniz bunların hepsi büyük şirketler (veya şirketlerdi), model ortaya çıktığında da büyüktüler, daha sonra bazıları aynı pozisyonu koruyamadılar …

İsterseniz rekabetçi pozisyonu en masum hali ile tanımlayalım :  Rekabet karşısında yenilmemek !

Modelin içinde bu konu var mı ?

Bence yok, elbette ararsanız her cümlenin içinde varmış gibi görünüyor ama aslında yok. Çünkü model “büyük ve mükemmel Avrupa” hedefini içeriyor, nasıl olurda aynı kıtanın şirketleri birbirini yok etmeye çalışabilir ki ! Demek ki toplanıp diğerleri yok etmeliler … Peki olabildi mi ?

Bugünlerde artık bunun olmadığını ve ileride de zor bir şey olacağını düşünmemizi destekleyen veriler var.

Diğer yandan bu model bir strateji geliştirebilmek için bence yeterli değil, iyi biri ol, başkalarına iyi davran, bir arada mutlu olalım şeklinde bir düzeni var. Halbuki dünya ve rekabet öyle değil.

Bir diğer konu ise liderliğin ayrıca yer alıyor olması. Yönetici veya Lider vizyon sahibi ve aynı zamanda başarılı bir uygulamacı olduğunda bence modele gerek yok çünkü gerekeni “o” yapacaktır. Tarihe geçmiş olan bütün gerçek liderler kendi modellerini yaratmış ve kullanmışlardır. Zaten başkasının modeli ile lider değil uygulayıcı olursunuz.

Kısacası bu tür modeller elbette bir fayda sağlar ve konu hakkında bir farkındalık yaratır. Ancak EFQM veya benzeri modeller pazar – rekabet gerçeklerini bence iyimser bakış açısı olan “sen iyi ol gerisi gelir” anlayışı ile karşılayamazlar.

Rekabete karşı dayanıklı olmak önce onu fark etmek ve saldırı noktalarında pro-aktif tutum sergilemek ile olabilir. Ancak “operasyonel iyileştirme” konusu şirketlerin aklını çok karıştırdığı için belki de bu neslin şirketlerinin az bir kısmı gelecek nesil ile tanışabilecekler. Ne yapalım hayat böyle …

Çimleri “mükemmel kesen kişi” bu sayede bahçe ve çim konusunda rakiplerinin önüne geçerek kendi hayatını sürdürebileceği bir alan açıyor ise sorun yok ama açmıyor ise kendi bahçesinde eğleniyor demektir. Şirketinizin vizyonu bu ise sorun yok ama değil ise vardır … Lütfen dikkat her ikiside birer hedeftir ve size bağlıdır, yargılamak bana düşmez. Konumuz hedefiniz veya stratejiniz ile uyumlu bir aktivite dünyasında olup olmadığınızdır.

Bakalım siz bu konuda ne düşünüyorsunuz …

Olaylar ortaya çıkınca müdahale eden kurumlarımız var, örneğin itfaiye, ambulans, polis imdat, bankaların cep telefonu üzerinden açtıkları krediler, çaresiz kaldığınızda sığınabileceğiniz annenizin evi, bir yerde parasız kaldığınızda arayabileceğiniz babanızın telefonu … Bu kurumlar niçin bu probleme bulaştın diye sorgulamadan müdahale eder, sonra bir kısmı size hesap soruyor olabilir.

Olaylara reaksiyon göstermek iş hayatının doğasında olan bir şey, elbette olaylar olacak biz de müdahale edeceğiz … zaten yöneticilik böyle bir şey değil mi … yada böyle bir şey di …

Fırsatları görebilmek için ise problemleri çözebilme yeteneğiniz bir işe yaramaz. Halbuki bir yönetici fırsatları ve tehditleri görebilmelidir, işte yeni dünya düzeni buna daha çok ihtiyaç duyuyor … daha doğrusu operasyonel mükemmellik ile ulaşılabilecek alanın sınırlarına gelindi (elbette bütün firmalar değil ama yola erken çıkanlar bu sınırlarda geziniyor). Bu durum bir paradigma değişikliği sinyalleri veriyor.

Operasyonel mükemmellik metodlarının çözebileceği problemler azalıyor ve çözemeyeceği anlaşılan daha zor problemlerin sayısı artıyor.

İyi öngörüde bulunabilmek için stratejik çözümlemeyi başarılı yapabilmek gerekiyor.

Stratejik çözümleme, olayın dünden yarına nasıl ilerleyeceğini, ilerlerken neleri değiştirebileceğini, hangi olayların bu ilerlemeyi etkileyebileceğini, karşı karşıya bulunulan konunun geçici olup olmadığını, insanların temel ihtiyaçlarına hitap edip edemeyeceğini duygulardan arınarak anlayabilmek ile mümkün olabiliyor. Bir de nelerin sizin yargılarınızı etkilediğini bilmeniz gerekiyor.

Mesela siz arabalara meraklı birisi olun. Güzel bir masa örtüsü için istenen 100 TL size çok pahalı gelirken arabanıza almayı düşündüğünüz paspas’ın 500 TL olması siz de hiç bir etki yapmayabilir. Dolayısı ile çözümleme yaparken “saptırıcı” konuların farkında olmalısınız.

“Stratejik düşün” dediğimizde geleceği düşün, ani kararlar verme, kendini belli etme demek istiyor olabiliriz. Ancak bunun yöntemleri var, bir de bazı insanlar düşünce mekanizmamızın önünü açmak (şekillendirmek de diyebiliriz) için yöntemleri tarif etmeye çalışmışlar.

Mesela Porter isminde birisi var, oldukça ünlüdür. Onun rekabeti tanımlayabilmek için kullandığı “Porter’ın 5 kuvveti”  isimli bir tanımlaması var. Seçtiğiniz stratejik yaklaşımı test edebilmek için bu 5 kuvvet karşısında size ne sağladığına bakıyorsunuz. Mesela siz kendi halinizde bir mobilyacı olun, 30-40 kişi çalışıyor olsun … Kapasiteniz küçük, satışınız bu kapasiteye göre iyi sayılır.

“Öngörebilmek için” doğru soruları sormalıyız … Haydi şimdi soralım bakalım bizim mobilyacı ile Porter anlaşabilecek mi ?

Önce bizim mobilyacı için bir strateji seçelim, küçük ve lokal birisi olduğu için iki yolu var ya kendi bölgesinde maliyet liderliğine odaklanacak ya da farklı birisi olmaya. Her ikisi de olabilir mi ? Bu Porter’a göre pek mümkün değil ancak şöyle olabilir “mobilyacı gerçek bir sanatçıdır ve az para kazanmak onun için sorun değildir”. Neyse bakın şimdi nereye gideceğiz …

1. Bu arkadaşımız pazara yeni girmek isteyen birisine karşı ne yapabilir ? Eğer maliyet liderliğine oynadı ise pazara giren kişi de bunu başarabilir veya büyük birisi lokal oynamak (belki zincirleşecek) istediği için maliyeti umursamayabilir. Eğer böyle olursa mobilyacı zarar görür. Üzerine yaslandığı şey farklılaşma ise, diyelim ki çok güzel ceviz malzemesi var ve bunu çok iyi işliyor … Bu durumda aynı pazara girmek isteyen için doğal bir engel oluşturmuş durumda. Ama “ceviz mobilya” gündem dışına itilir ise bu arkadaşımız da pazar dışına itilir, tek çaresi ülke çapında aranan bir usta olmak olabilir. Bu sayede çok geniş pazarda seyrek müşteri kitlesinden geçimini temin etmiş olur.

2. Küçük bir imalatçı olduğu için normal şartlarda tedarikçilere karşı güçlü olamayacaktır. Tek istinası “başkalarının az kullandığı bir malzemeyi çok kullanmak” olabilir. Aksi halde tedarikçinin gücü onu aşacak, fiyatı, kaliteyi yönetemeyecektir. Eğer özgün bir iş yapıyor ise farkları müşterisine aktarabilir, eğer farkı müşteriye yansıtamıyor ise o zaman işi zor. Zaten bu durumda “farklı olmak” konusuda gerçek dışı olur.

3. Müşteriler karşısında özgün bir ürün ile durabiliyor ve ürün talep gören bir şey ise “firmasının küçük olması” bir sorun değil hatta tercih sebebi. Ancak duramıyor ise bir darbe de buradan yiyecektir. Zaten bu bölgeden darbe alıyorsa bu şekilde devam etmekten vazgeçmesi gerekir, isterseniz vazgeçmeyi öngörmeli diyelim.

4. İkame ürünlere karşı tek silahı yine özgünlük ve bu özgünlüğün isteniyor olması. Aksi takdirde müşteri büyük mağazalardan birine gidip çok taksitli ve daha ucuza belki biraz daha kalitesiz (kimin gerçekten umurunda) olanı çok hızlı alacak. İkame ürünlere karşı gücü yok ise müşterinin farklı bir ürüne yönelebileceğini “öngörmek” için Porter olmak gerekmez.

5. İç rekabet, benzerleri ile rekabet. Belli ki kendisinden büyükler ile rekabet etmemeli ve denememeli. Onların bıraktığı boşlukları bulmalı ve o bölgede yaşamaya çalışmalı. Eğer bugün bulduğu boşluk kapanacak olur ise yenisini bulabilmeli … aksi halde bu işi değil başka işi yapmalı. Eğer kendisinden büyük rakibine doğrudan saldırı düzenlerse sonuçları “öngörebiliriz” değil mi ?

Şimdi bu firma için “tercih edilebilir özelliği yok ise” başarısız olacağını öngörmek hatalı olur mu ? Başarılı öngörü yapabilmek için tek yapılması gereken doğru soruları sorabilmektir.

Porter bu 5 maddeyi 1980 yılında ortaya atmış, İsviçreliler için oldukça geç kalmış. Eğer daha önce bu 5 maddeden haberleri olsaydı en azından hangi silah ile “yeni birinin daha ucuz ürünler ile pazara girmesini” durdurabileceklerini veya “İsviçre saatlerine karşı ikame ürün olarak ortaya çıkabilecek dijital saatin – teknolojiyi kendileri bulmuştu – neler yapabileceğini” tartışırlardı, kısacası yukarıda bulunan 1 ve 4 numaralı maddeler.

Bir paradigmanın doğuşu – gelişmesi – devreden çıkışı gibi dönemleri vardır. Öngörü yaparken paradigmanın hangi evresinde bulunduğunuz da önemlidir. Paradigma ve insanların olaylar karşısında tepkileri ile devam edeceğiz …

Bundan önce bu günü görebilseydiniz şimdi böyle mi olurdunuz  !

Peki geleceği öngörebilmek tamamen imkansız mı veya falcıların işi mi ?

Örneğin 1812′de, Moskova’nın 110 Km batısında Napolyon liderliğinde Fransız orduları Rus birlikleri ile karşılaştı. Napolyon’un amacı Rusya’yı ele geçirmekti, Rusların ise niyet belli, kendilerini savunmak. Ruslar ilk karşılaşmada cephelerini savundular ve Fransızlar durdu. Sonra Rus birliklerinin komutanı Kutuzov geri çekilme kararı aldı. Sonraları bu kararından dolayı eleştirildi ama biraz da buna mecburdu. Çünkü Rus ordusu Fransız ordusuna göre daha güçsüzdü ve Kutuzov başka bir yerde tekrar savaşabilmek için bütün orduyu hızla Moskovanın içine çekti.

Fransızlar ellerini kollarını sallayarak Moskovanın sokaklarına kadar geldiler, Çar’dan ülkeyi teslim etmesini istediler. Bu arada kış bastırmıştı. Napolyonun ordusunun ikmal yolları kar altındaydı, bir de mesafe çok uzamıştı. Rus Çar’ı kısaca “ne teslim olması dedi” sonra ise Rus birlikleri Fransız ordusunu önlerine katıp tekrar geldikleri yere kadar kovaladılar ve büyük hasar verdiler.

Bir savaş dahisi olan Napolyon ordusunun kış şartlarında Moskova’da ikmal alamayacağını nasıl öngörememiş, Kutuzov bu sonucu öngörmüş müydü ?

İsviçreliler saatleri ile ünlüdür, en azından benim kuşağım için bu böyle. 1968′de İsviçre dünya saat endüstrisinin tek hakimiydi, ünlü markaları ve ülke imajı ile liderdi. 1968′de dünya pazarının %65′ine sahiptiler. 12 yıl sonra, 1980′de pazar payları % 10′a inmişti … ne olmuştu ?

Japonların elektronik saatleri piyasayı tamamen ele geçirmişti … Peki İsviçreliler yeteri kadar çalışmamışlar mıydı ? Kendi icat ettikleri “elektronik quartz” teknolojisinin sonucunu nasıl öngörmemişlerdi ?

Bir zamanlar çok büyük bir bilgisayar firması vardı, ismi DEC – Digital Equipment Corporation. Şirketin kurucusu (Ken Olson, president, Chairman and Founder of DEC) “Birinin, evinde bilgisayar olmasını istemesi için bir neden göremiyorum” ifadesi ile şirketini PC pazarından uzak tuttu. Şirketin PC işine girmemesi bir iş kararıdır ancak öngörüsünün ne kadar hatalı olduğunu biz biliyoruz. Ancak bu bilgisayarcılar öngörü yapabilme açısından oldukça ünlüdürler. IBM’in kurucusu Thomas Watson, Chairman of IBM, 1943 bakın ne demiş “Dünya bilgisayar pazarının 5 bilgisayar satılacak kadar olduğunu düşünüyorum” . Bu isabetli öngörüleri saymakla bitmez.

Bunlar bize öngörü yapmanın zor bir şey olduğunu gösteriyor. Ancak bence “zor bir şeydir” açıklaması bence olayın tümünü tanımlamıyor.

Bilgisayar dünyasından bir örnek daha vererek “öngörememe” olayının arkasında ne olabileceğine bir ışık tutalım.

“Atari?ye gittik, ?Bakın bu ilginç şeyi yaptık, hatta sizin bazı parçalarınızı da kullandık, bize destek olur musunuz veya bunu size verelim, maaşımızı ödeyin, sizin için çalışalım, çünkü bunu yapmak istiyoruz?. Onlar da dedi ki ?Hayır?.
Sonra Hewlett-Packard (HP)?a gittik ve onlar dedi ki ?Size ihtiyacımız yok, daha üniversite diplomanızı bile almamışsınız?.

Steve Jobs, Cofounder of Apple Computer

Daha sonrasını tarih yazdı.

Problem çözebilme yeteneği bir yöneticide veya yönetici olmak isteyen birisinde mutlaka olmalıdır. Çünkü nasıl olsa her gün çok sayıda problem ile karşılaşacaktır.

Problemlerin kaynağı “biz” olmamız gerekmiyor, bizim kurgumuz mükemmel bile olsa bir çok dış etken bize problem yaratabilir, dolayısı ile bir problem karşısında ışık görmüş kurbağa gibi kalmak istemiyorsak “problem çözebilme” yeteneklerimizi keskinleştirmeliyiz.

Ancak öngörü yapabilme sayesinde problemlerden uzak kalabileceğimiz gibi onların daha az ortaya çıkabileceği ortamı belki sağlayabiliriz. Üretim dünyasının içinde olanların bildiği “poke – yoke” kelimesi bunun için var. Süreçleri veya cihazları problem yaratamaz, hatalı çalışamaz hale sokmak için çalışabiliriz. Mesela kullandığınız notebook’larda aynı tür bağlantı ucuna sahip iki ayrı şey yoktur (eskiden vardı ve bir birinin yerine takılınca arıza olabiliyordu), her kablo sadece “bir yere girebilir”.

Diğer kazanılması gereken bir alışkanlık ise “ilk seferde doğru” yapabilmek. Bu yaklaşım bizi ileride olabilecek bazı problemlerden koruyacaktır.

Gördüğünüz gibi “operasyonel mükemmellik” peşinde olanlar yöneticilerin “öngörü yapamama” problemini kendi iç sistemlerini mekanize ederek çözmeye çalışıyorlar.

Bir sonraki bölümde “öngörü yapabilmek için” stratejik çözümlemeden nasıl yararlanabileceğimize bakacağız.

Strateji Haritanızı Nasıl Çizeceksiniz …

Strateji haritanızı çizmeyi deneyince hiç te kolay olmadığını göreceksiniz. Rakiplerinizin neler üzerinde uğraştığını, yapmakta olduğunuz işin rekabet parametrelerini tespit etmeniz ciddi bir çalışmayı gerektirir.

Bir çok yönetici kendi uğraşı alanından yola çıkarak rekabeti tarif eder, örneğin siz bir otelin “yiyecek içecek müdürü iseniz” diğer bir otelin kahvaltısında sunulan yumurta çeşitleri ilginizi çeker, fazlalık veya eksiklik sizin için önem kazanır. Ancak bu bakış yöntemi resmin tümünü göremez, geride oda kalitesi, yatak, temizlik, fiyat, sessizlik … gibi faktörler sırasını beklemektedir.

Bazen de yöneticiler rekabet faktörlerine kendi faydaları cinsinden bakarlar, örneğin web sitesini ziyaret eden kişilerin hakkında bilgi toplayarak onlara daha iyi hizmet vereceğini düşünüp, sistemi yavaş ve sıkıcı hale getirerek ziyaretçi sayısının azalmasına sebep olunabilir.

Bazen de sebebi anlaşılamayan, belki de sadece “farklı görünmek” için adımlar atılır, örneğin bir lokanta “Sarı”, “Yeşil”, “Lacivert” renkli tabaklar, “Siyah” renkli çay fincanları kullanarak farklı bir statüye ulaştığını düşünebilir. Beyaz rengin dışında tabak seçimi yaparak “beyaz olmayan tabak renginin” bir rekabet unsuru olduğunu düşünmek eğer doğru ise elbette ki müşteri onu ödüllendirecektir …

Bu tür yaklaşımlar “büyük resmin” görülebilmesini sağlamaz, bizim daha farklı bir yaklaşıma ihtiyacımız var …

Şimdi stratejik haritanızı çizebilmeniz için 4 adımdan oluşan bir metodoloji üzerinde duracağız, bu sayede “ruh, üzerinde düşünebileceği” bir resim bulmuş olacak.

Görsel bir strateji oluşturmanın 4 adımı

Eğer sisteminiz ?hiç vakti olmayan yöneticilerin bile kullanabileceği gibi? değil ise önemli bir verimsizlik kapısını ardına kadar açıyorsunuz demektir, çünkü ;

1. Yöneticiler görmek istedikleri raporları başkalarından istemeye başlayacaklardır. O başkaları da önemli bir zamanı kullanarak önce raporlar alacak, sonra da bunları görülmesi istenen biçime getirmeye çalışacaklardır.

2. Ne kadar hızlı olunursa olunsun yöneticinin önüne giden bilgide gecikme olacaktır. Geciken bilgi ile karar vermek ise oldukça tehlikelidir. Arabanızın sıcaklık  göstergesi hep 15 gün önceki durumu gösterse başınıza neler gelebileceğini bir düşünün.

3. Yöneticileriniz, eğer kendileri kullanmaz ise, otomasyon sistemine yabancılaşabilir. Halbuki kullandığınız sistem yaşayan bir organizma gibidir, eğer içine yöneticiler de katılır ise etkinliği daha da artar, içeriği zenginleşir.

Ama bir problem var. Yöneticilerin, ya sistemi öğrenecek kadar vakitleri yoktur ya da sabırları …

Bu durumda alınması gereken ilk tedbir, tüm sistemin olmasa da yöneticilerin kullanacağı rapor ve analiz ekranlarının sadeleştirilmesi, grafiklerle desteklenmesi ve analizlerin gereksiz detaylardan arındırılmasıdır.

Sadeleştirme ve kolay kullanımın yanında, sisteminize internet üzerinden erişim imkanları eklemek (şirket dışında bulunan çalışanlarınızın erişimi için) faydalı olacaktır.

Alabileceğiniz bir diğer tedbir ise sistemden alınan raporları doğrudan yöneticilerin e-posta adreslerine göndermek olabilir. Bu sayede en azından yeniden düzenleme işlemi yapmamış olursunuz.

Şirketinin hangi bilgisayar programını kullandığını, kullanılan programın potansiyelini veya sorunlarını bilmeyen o kadar çok sayıda yönetici var ki, inanamazsınız (yoksa sizde mi!).

Halbuki bugünün iş hayatında ?bilgi sistemi? çok çok önemlidir. Umursamayarak daha ileriye gidemeyeceğinize göre ihmal etmemek yerinde olacaktır.