CengizPak.com.tr

Bir durum karşısında kaliteli karar verebilme ve problemi çözebilme bir dizi alışkanlığı ve yeteneği gerektirir. Tarih boyunca ileriyi öngörmeye çalışarak, analitik düşünüp ilişkileri doğru tespit ederek karar verebilmiş insanlar veya toplumlar diğerlerinden daha iyi konumda olmuşlardır.

Hayatımızda her anında karar veririz, sabah hangi börekçiye gideceğimiz bir karar, sonucunda midenizin yanması veya yanmaması ile başlayan öğrenme süreci ve bilgi birikimi sizi bir sonraki sabah vereceğiniz karar hakkında ışık tutar. Bu deneysel bir yaklaşımdır ancak her zaman deneme şansınız olmaz veya yapacağınız deneme son denemeniz olabilir.

Deneme şansı kısıtlı olduğunda “bulunulan durum hakkında bilgi toplama”, “analitik düşünebilme”, “ileriyi öngörebilmek için hür fikirli ve hür vicdanlı olabilme”, “kavramsal boyutta düşünebilme”, “özgüven”, “insiyatif alabilme” gibi bir dizi yeteneğiniz olmalı ve siz bunları sürekli geliştiriyor olmalısınız.

Günümüz insanını fazla yormadan, canını sıkmadan problem çözebilir hale getirebilmek için onlarca yöntem vardır – 5 Niçin, Balık Kılçığı, Boston matrisi, Sebep – Sonuç diagramları vs … – ve kullanıldıkları zaman organizasyonun ortalama problem çözebilme yetisi artar, her biri bir fayda sağlar.

Ama ne Mustafa Kemal Atatürk, ne Attila, ne Cengiz Han, ne de tarihte izini bırakmış büyük liderler tam olarak bu yolu izlememişlerdir. Kaliteli Karar Verebilme ve Problem Çözebilme konusuna bu açıdan baktığınızda “nerede olmak istediğinize göre” problemleri çözüyor olmanın farklı bir durum olduğunu görebilirsiniz. Bunu bir şirket boyutuna indirdiğinizde hedef – yol – problem şeklinde geriye doğru gelmeniz kariyerinizde ilerlemek istediğiniz doğrultuyu destekleyecektir.

Şimdi bu yetkinliği tarif etmeye çalışalım :

Bir durum karşısında analiz, bilgelik, tecrübe ve mantıksal metodları kullanarak karar verebilme, farklı kaynaklardan bilgi edinmeye açık, diğerlerinin tecrübe ve yeteneklerini talep etmeye çekinmeyen ve bu sayede problemi kalıcı olarak, bir daha tekrar etmeyecek biçimde çözmeye çalışmak.

Bu yetkinliğe sahip olunup olunmadığı nasıl anlaşılacak ?

* Öncelikle problemi çözebilmek için ne tür bilgiye sahip olunması gerektiğine karar verebilmek önmeli. Diğer bir deyimle hem problemi doğru anlamak hem de bulunulan noktayı doğru değerlendirmek için hangi bilgiye ihtiyaç var hangi bilgi bize bir şey katmaz, bunu algılamak gerekir. Büyük resmi görebilmek işte bu aşamada gereklidir.

Örneğin bir fabrikada iş merkezlerinin hangi verimlilikte çalıştığını anlamak için fazla uzun bir süre gerekmez ancak çoğu kez bilgi toplama yoluna sapılıp aylarca bilgi toplanıyor olabilir. İşte bu noktada “hedef – yol -problem” konusu ortaya çıkar. Amaç sistemi sürekli izlemek ve izleme sonuçları ile sistemi yönetmek ise sürekli bilgi toplama ve ilgili konular çözülmesi gereken problemlerdir ancak sistemin verimliliğini büyük adımlar ile yükseltmek için bu çoğu zaman gerekmez.

* Sonuca götürecek soruları sorabilmek, başkalarının da tecrübelerini yapıcı bir biçimde sürecin içine katabilmek, konuyu dağıtmadan ilerleyebilmek problem çözebilenler ile yolda kaybolanlar arasında bulunan bir farktır. Bazı insanlar detaylar üzerinden gider, ne kadar çok bilgileri olursa o kadar iyi bir çözüm bulabileceklerini düşünürler. Sonuca odaklı olmak, büyük resmi görmek, konuyu dağıtmamak ve kararlı olmak temel özelliklerdir.

* Problem yönetilebilir, incelenebilir parçalara bölünmesi gerekiyor ise yapılmalıdır. Böl ve yönet eski bir deyimdir, sistematik düşünmeye alışkın kişiler bunu kolaylıkla gerçekleştirir ancak bir çok kişi için anlamlı parçalara bölmek güç bir iştir.  Problemi anlamsız parçalara bölmek demogogların da izlediği yollardan birisidir. Kaliteli Karar Verebilmek için çözmek istediğiniz problemin esasını anlamış olmanız gerekir yoksa altı kör adamın fil tarifi yapmaya çalışması gibi bütünü gözden kaçırabilir veya başkaları tarafından hiçbir çözümün olmadığı bir boşluğa sürüklenebilirsiniz.

Önceliklerin tespit edilebilmesi, maliyet – fayda – risk elemanlarının anlaşılması, ana konudan uzaklaşmadan alternatifleri algılayabilme bu alanda önemli yetkinliklerdir.

* Çözümü oluşturken kanıtlanmış teorilerden faydalanarak benzeşimler oluşturmak, bu sayede daha geniş kapsamlı bir çözüm bulabilmek için çalışmak da ayırt edici bir noktadır. Bu sayede asıl önemli olan gözden kaçmamış olur.

* Pazar ve rekabet koşullarının doğru analiz edilmesi ve karar verme sürecinde dikkate alınması önemlidir. Etkin problem çözücü kişi pazarı, trendleri, rekabeti ve geleceğin resmini algılamaya çalışmalıdır. Bunu yaparken hem kısa hem de orta ve uzun görüşü bir potada eritebilmelidir.

* Problem çözücü kişi bulduğu çözümü başkalarına aktarabilmelidir. Bazı insanlar problemi anlatırlar ama çözümü söyleyemezler, bu tür kişiler problem çözücü değildirler. Neyin nasıl yapılması gerektiğini başkalarına açıklayabilmek kaliteli karar verebilen insanların bir özelliğidir.

Tarihte bir çok hatalı karar vardır, işte bunlardan biri (alıntı vikipedi’den …)

7 Eylül 1812 günü gerçekleşen Borodino Savaşı, Moskova?nın yaklaşık 110 km. batısında, Moskova nehri üstündeki köprübaşında yapılmıştır. Napolyon Ordularını durdurmayı başarmakla birlikte Rus Ordusu’nun kayıpları, mevzileri uzun süre elde tutabilecek durumda değildir. Kutuzov, geri çekilme kararı verir. Hiç bir askeri direnişle karşılaşmadan Moskova’ya giren Napolyon, Rus Çarı’nın bir barış antlaşmasına yanaşmaması, Rus Ordusu’nun imha edilmemiş olması ve kış şartlarında ordusunun ikmalinin neredeyse olanaksız hale gelmesi dolayısıyla Rus topraklarından geri çekilmek zorunda kalmıştır. Ordusunun büyük bir bölümünü bu geri çekilme sırasında kaybetmiştir. Rus Ordusu, onları sürekli olarak izlemiş ve yıpratmıştır.

.

Rusların geriye çekilmesi ile Napolyon ordularının dümdüz Moskova’ya kadar gidip sonra da geriye dönebileceğini düşünmesi mevcut durumu anlamama ve ileriyi görememe sonucu “kalitesiz bir karar” olarak tarihe geçmiştir. Bunun kadar dramatik olmasa da günümüz iş dünyasından da onlarca örnek bulunabilir.

Zaman zaman doananımı ve insan gücü oldukça büyük şirketlerin nasıl hata yapabileceğini anlamak için Gelibolu Savaşında İngilizlerin verdikleri kararlara, Napolyon ve yüz yıl sonra Hitler’in Moskova seferlerine, Truva Savaşına, Pers İmparatorunun Cengiz Han tarafından gönderilen elçinin başını kesmesi ve sonrasında yaklaşık 1 milyon vatandaşını kaybetmesine bakarak anlayabilirsiniz. Çoğu kez yapılan hata “kendini çok zeki veya çok güçlü görmek” kaynaklıdır. Yılların komutanları bu hataları yapıyorsa şirket yöneticileri ne yapsın.

Son söz : Çok analiz yapmak doğru karar için yeterli değildir, doğru yere bakmak ise esastır.

Not : Bu yetkinlik tanımlarını kariyerinde ilerlemeyi, talip olacağı görevleri, pozisyonları gerçekten isteyen kişiler için yazıyorum. Bu sayede kendilerini işe alacak veya kariyer rotalarında ilerlemeleri için onlara destek olacak, yön verecek kişilerin hangi kriterlere dikkat ettiklerini bilmeniz gereklidir. Diğer yandan şirketlerde ?performans ölçümü?, ?performans yönetimi?, ?yetkinlik esaslı değerlendirme? giderek yaygınlaşmaktadır. Bir profesyonel olarak kariyerinizi geliştirmeniz bu dünyanın kurallarını ve bakış açısını anlamanız ile mümkündür. Sizlerinde yorum veya yazılarınız ile katkılarınızı bekliyorum.

İletişim karşılıklı iletmek demektir. Bunun olabilmesi için mesajın kaynağı ile hedefi aynı ortamı paylaşıyor olmalılar; örneğin aynı odada veya telefon konuşması yaparak, mektup okuyarak, bugünün teknolojisinde chat yaparak, sms mesajları ile … İletişimin gerçekleşmesi için bakın uzmanlar ne diyor :

“Kaynak tarafından “hedefin” anlayacağı biçime getirilen mesaj hedef tarafından algılandıktan sonra (hedef, gelen mesajı çözümlüyor, yorumluyor) kaynağa bununla ilgili bir tepki verir. Şimdi model tersine dönmüştür, kaynak verdiği mesajın karşılığını almış olduğuna göre aldığı mesajı çözümleyerek o da bir tepki üretir. Mesaj alıp verme karşılıklı olmuyor ise iletişimden söz etmek mümkün değildir”

Mesela bir otelin web sitesinde bulunan info@… diye verilen bir e-posta adresine şu gün gelmek istiyorum yeriniz var mı diye bir mesaj yolluyorsunuz, otel kurumsal görünüyor (ne demek olduğunu hayatımda anlamadım ama siz ne söylemek istediğimiz anladınız umarım, böylece bir iletişim kurmuş olduk …) ama cevap yok … veya telefon hattının ucunda kimse yok ama siz konuşuyorsunuz veya çok kızgınsınız ya da neşeli ve kendi kendinize konuşuyorsunuz ya da karşınızda bulunan kişi ile duvar arasında bir fark yok “duvara konuşuyorsunuz”. Bunların hepsi birer başarısız iletişim girişimi.

Bildiğiniz veya belgesellerde seyrettiğiniz gibi sadece insanlar iletişim içinde değil, nerede ise tüm canlı organizmalar kendi dillerini anlayanlarla iletişim içinde. İletişim sadece ses ile mi oluyor ? Hayır elbette, örneğin bir aslanın kendisine yaklaştığını hisseden bir antilop aniden koşmaya başlayınca diğerleri için bu yeterli bir mesaj oluyor.

Ortak dil konusunu sadece konuşma lisanı olarak algılamamak gerekir, karşımızda bulunana mesajımızı iletmek için kullandığımız herhangi bir yöntem, ses, jest, mimik, koku, yazılı metin … seçenekler çok yeter ki mesajı karşımızdakinin anlayabileceği, çözümleyebileceği gibi üretebilelim.

Şimdi gelelim “iletişim kurabilme ve iletişim içinde kalabilme konusuna”.

Öncelikle gerekiyor mu diye kendinize bir sorun, belki tercihiniz tam bir yalnızlıktır, eğer öyle ise uğraşmayın. Değil ise yazının bundan sonrasına insanların iş ve sosyal hayatını merkez alarak devam edeceğim, yani diğer canlılar ile ilgilenmeyeceğim.

Şimdi bir gözlem yapalım, yaşı uygun olanlar bilirler “bir zamanlar cep telefonu yoktu”. Yaşı 20 civarında olanlara bunu söylediğinizde size bulanık gözler ile, tarih öncesinden bir canlıya bakar gibi bakacaklardır, ama yoktu. Şimdi var ve ne oldu ? İnsanlar arası (en azından bizim ülkemizde) konuşma ve mesaj trafiği olağanüstü arttı, meğer ne çok şeyi içimize atıyormuşuz … Niye ? Çünkü bize yalnız olmadığımızı hatırlatıyor, hatta gösteriyor. Çünkü biz bir “ilişkiler ağı” içinde bulunduğumuz zaman rahat ediyoruz ve bunun için kendi çevremizde yer alan noktalar pardon insanlar ile iletişim içinde bulunmalı, mesajlarımızı onlar üzerinden ağ üzerinde bulunan bir başka noktaya taşıyabilmeli ve bize uzak noktalardan taşınan mesajları da alabilmeliyiz. Tıpkı bir örümcek ağı gibi, ağın bir ucunda meydana gelen titreşim düğümden düğüme atlayarak sonunda örümceğe ulaşır o da uygun pozisyonunu alır.

İşte bu ihtiyaç “iletişim kurabilme ve iletişim içinde kalabilme yetkinliği” ile karşılanır. Eğer iletişim kurabilme yetkinliğiniz zayıf ise ne anlaşılabilecek ne de anlatılanı anlayabileceksiniz. Şimdi gelelim bu yetkinliğin tanımına :

“Yüksek kaliteli, bozulmaya uğramamış bilginin kişinin üzerinden geçebilmesi, organizasyon içinde ise kendi üstlerine veya astlarına bilgiyi aktarabilmesi, bunun için fiziksel, psikolojik engellerin aşılmasına yardımcı olunması, fikir ve görüşlerin açıkça ve serbestçe ifade edilmesine destek olunması, konudan uzaklaşıcı veya uzaklaştırıcı eylemleri algılayarak durdurulması, karşılıklı fayda elde etme ortamının oluşturulmasına yardımcı olunması”

İletişim kurabilen ve bunu sürdürebilen kişileri nasıl tanıyabiliriz, özellikleri nelerdir, ne tür davranışlar gösterirler ?

* Kendi görüşünü açıkça ve anlaşılır olarak ifade eder. Çoğu kişi anlaşılmamaktan şikayetçidir demek ki bu kişiler “kendi görüşünü karşı tarafın çözümleyebileceği bir mesaj haline getiremeyenler” olmuş oluyor.

* Karşısındakini dinler, dikkate alır ve anlamaya çalışır. Diğer bir deyimle başından savmak veya kendi görüşünü üstün kılmak veya ona zeki cevaplar vermek için değil, anlamak için dinler.

* Açık uçlu sorular sorarak karşısında bulunanların kendilerini daha iyi ifade edebilmelerini sağlar. Karşındakini Evet-Hayır, Doğru-Yanlış arasına sıkıştırmaya çalışmaz.

* Etrafında bulunan kişileri doğru bilgiler ile güncel tutar. Organizasyon içinde  muhatap için ister pozitif ister negatif özelliklerde olsun bilgi saklamaz. Kimin hangi bilgiyi kullanması gerektiğini bilerek elinde bulunan bilgiyi doğru biçimde dağıtır.

* Anlaşmazlıkların sürmesini desteklemek yerine çözülmesi için destek olur, tarafların bir birini anlamasına yardımcı olma yollarını arar ve bulur.

* Sahip olduğu bilgiyi konunun uzmanlarına aktarabildiği gibi uzmanı olmayan kişilere de sade bir dille aktarabilir.

* Pozitif bir duruşu vardır, saldırgan görünmez. Bunu en kolay şöyle anlarsınız “yanında rahatım” duygusu duyup duymadığınıza bakın.

*Elektronik haberleşme metodlarını uygun kullanır. Örneğin e-postalarını normal harfler ile (büyük büyük harfler ile değil), normal renk olan siyah ile (kırmızı ile değil) yazmak gibi.

* Karşısındakinin sözü bitmeden onun konuşmasını kesmeye çalışmaz, yargılama ve kritik etme için acele etmez, fırsat kollamaz. Televizyonlarda seyrettiğimiz “reality show” programlarında rastladığımız çoğu konuşma böyledir, arada birisi diğerine “seni seviyorum” dese bile karşısındakinin bunu ancak bir süre sonra algılayacağına eminim çünkü dinlemiyorlar (bizim listemizde ikinci madde).

* İş arkadaşlarına elinde bulunan bilgiyi paylaşmayarak üstünlük sağlamaya çalışmaz. Bu tür, toplantıya girer ve o ana kadar herkesten gizlediği bilgi ile “bilen” adam olmaya çalışır, organizasyonlar için tehlikelidir, bu türü dikkatle kullanın ve çocukların ulaşabileceği yere koymayın lütfen !

* Herkesin anlayabileceği bir yöntemi, lisanı, kelimeleri kullanır. Örneğin kurulması gereken ERP sisteminizi size  “yönetimsel kurgunuzu yeniden düzenleyerek şirketinizi rekabet karşısında mavi okyanusa taşıyacak” şeklinde anlatmaz, ne olduğunu söyleyenin bile anlamadığı cümleler kurmaz.

Not : Bu yetkinlik tanımlarını kariyerinde ilerlemeyi, talip olacağı görevleri, pozisyonları gerçekten isteyen kişiler için yazıyorum. Bu sayede kendilerini işe alacak veya kariyer rotalarında ilerlemeleri için onlara destek olacak, yön verecek kişilerin hangi kriterlere dikkat ettiklerini bilmeniz gereklidir. Diğer yandan şirketlerde “performans ölçümü”, “performans yönetimi”, “yetkinlik esaslı değerlendirme” giderek yaygınlaşmaktadır. Bir profesyonel olarak kariyerinizi geliştirmeniz bu dünyanın kurallarını ve bakış açısını anlamanız ile mümkündür.