İletişim karşılıklı iletmek demektir. Bunun olabilmesi için mesajın kaynağı ile hedefi aynı ortamı paylaşıyor olmalılar; örneğin aynı odada veya telefon konuşması yaparak, mektup okuyarak, bugünün teknolojisinde chat yaparak, sms mesajları ile … İletişimin gerçekleşmesi için bakın uzmanlar ne diyor :
“Kaynak tarafından “hedefin” anlayacağı biçime getirilen mesaj hedef tarafından algılandıktan sonra (hedef, gelen mesajı çözümlüyor, yorumluyor) kaynağa bununla ilgili bir tepki verir. Şimdi model tersine dönmüştür, kaynak verdiği mesajın karşılığını almış olduğuna göre aldığı mesajı çözümleyerek o da bir tepki üretir. Mesaj alıp verme karşılıklı olmuyor ise iletişimden söz etmek mümkün değildir”
Mesela bir otelin web sitesinde bulunan info@… diye verilen bir e-posta adresine şu gün gelmek istiyorum yeriniz var mı diye bir mesaj yolluyorsunuz, otel kurumsal görünüyor (ne demek olduğunu hayatımda anlamadım ama siz ne söylemek istediğimiz anladınız umarım, böylece bir iletişim kurmuş olduk …) ama cevap yok … veya telefon hattının ucunda kimse yok ama siz konuşuyorsunuz veya çok kızgınsınız ya da neşeli ve kendi kendinize konuşuyorsunuz ya da karşınızda bulunan kişi ile duvar arasında bir fark yok “duvara konuşuyorsunuz”. Bunların hepsi birer başarısız iletişim girişimi.
Bildiğiniz veya belgesellerde seyrettiğiniz gibi sadece insanlar iletişim içinde değil, nerede ise tüm canlı organizmalar kendi dillerini anlayanlarla iletişim içinde. İletişim sadece ses ile mi oluyor ? Hayır elbette, örneğin bir aslanın kendisine yaklaştığını hisseden bir antilop aniden koşmaya başlayınca diğerleri için bu yeterli bir mesaj oluyor.
Ortak dil konusunu sadece konuşma lisanı olarak algılamamak gerekir, karşımızda bulunana mesajımızı iletmek için kullandığımız herhangi bir yöntem, ses, jest, mimik, koku, yazılı metin … seçenekler çok yeter ki mesajı karşımızdakinin anlayabileceği, çözümleyebileceği gibi üretebilelim.
Şimdi gelelim “iletişim kurabilme ve iletişim içinde kalabilme konusuna”.
Öncelikle gerekiyor mu diye kendinize bir sorun, belki tercihiniz tam bir yalnızlıktır, eğer öyle ise uğraşmayın. Değil ise yazının bundan sonrasına insanların iş ve sosyal hayatını merkez alarak devam edeceğim, yani diğer canlılar ile ilgilenmeyeceğim.
Şimdi bir gözlem yapalım, yaşı uygun olanlar bilirler “bir zamanlar cep telefonu yoktu”. Yaşı 20 civarında olanlara bunu söylediğinizde size bulanık gözler ile, tarih öncesinden bir canlıya bakar gibi bakacaklardır, ama yoktu. Şimdi var ve ne oldu ? İnsanlar arası (en azından bizim ülkemizde) konuşma ve mesaj trafiği olağanüstü arttı, meğer ne çok şeyi içimize atıyormuşuz … Niye ? Çünkü bize yalnız olmadığımızı hatırlatıyor, hatta gösteriyor. Çünkü biz bir “ilişkiler ağı” içinde bulunduğumuz zaman rahat ediyoruz ve bunun için kendi çevremizde yer alan noktalar pardon insanlar ile iletişim içinde bulunmalı, mesajlarımızı onlar üzerinden ağ üzerinde bulunan bir başka noktaya taşıyabilmeli ve bize uzak noktalardan taşınan mesajları da alabilmeliyiz. Tıpkı bir örümcek ağı gibi, ağın bir ucunda meydana gelen titreşim düğümden düğüme atlayarak sonunda örümceğe ulaşır o da uygun pozisyonunu alır.
İşte bu ihtiyaç “iletişim kurabilme ve iletişim içinde kalabilme yetkinliği” ile karşılanır. Eğer iletişim kurabilme yetkinliğiniz zayıf ise ne anlaşılabilecek ne de anlatılanı anlayabileceksiniz. Şimdi gelelim bu yetkinliğin tanımına :
“Yüksek kaliteli, bozulmaya uğramamış bilginin kişinin üzerinden geçebilmesi, organizasyon içinde ise kendi üstlerine veya astlarına bilgiyi aktarabilmesi, bunun için fiziksel, psikolojik engellerin aşılmasına yardımcı olunması, fikir ve görüşlerin açıkça ve serbestçe ifade edilmesine destek olunması, konudan uzaklaşıcı veya uzaklaştırıcı eylemleri algılayarak durdurulması, karşılıklı fayda elde etme ortamının oluşturulmasına yardımcı olunması”
İletişim kurabilen ve bunu sürdürebilen kişileri nasıl tanıyabiliriz, özellikleri nelerdir, ne tür davranışlar gösterirler ?
* Kendi görüşünü açıkça ve anlaşılır olarak ifade eder. Çoğu kişi anlaşılmamaktan şikayetçidir demek ki bu kişiler “kendi görüşünü karşı tarafın çözümleyebileceği bir mesaj haline getiremeyenler” olmuş oluyor.
* Karşısındakini dinler, dikkate alır ve anlamaya çalışır. Diğer bir deyimle başından savmak veya kendi görüşünü üstün kılmak veya ona zeki cevaplar vermek için değil, anlamak için dinler.
* Açık uçlu sorular sorarak karşısında bulunanların kendilerini daha iyi ifade edebilmelerini sağlar. Karşındakini Evet-Hayır, Doğru-Yanlış arasına sıkıştırmaya çalışmaz.
* Etrafında bulunan kişileri doğru bilgiler ile güncel tutar. Organizasyon içinde muhatap için ister pozitif ister negatif özelliklerde olsun bilgi saklamaz. Kimin hangi bilgiyi kullanması gerektiğini bilerek elinde bulunan bilgiyi doğru biçimde dağıtır.
* Anlaşmazlıkların sürmesini desteklemek yerine çözülmesi için destek olur, tarafların bir birini anlamasına yardımcı olma yollarını arar ve bulur.
* Sahip olduğu bilgiyi konunun uzmanlarına aktarabildiği gibi uzmanı olmayan kişilere de sade bir dille aktarabilir.
* Pozitif bir duruşu vardır, saldırgan görünmez. Bunu en kolay şöyle anlarsınız “yanında rahatım” duygusu duyup duymadığınıza bakın.
*Elektronik haberleşme metodlarını uygun kullanır. Örneğin e-postalarını normal harfler ile (büyük büyük harfler ile değil), normal renk olan siyah ile (kırmızı ile değil) yazmak gibi.
* Karşısındakinin sözü bitmeden onun konuşmasını kesmeye çalışmaz, yargılama ve kritik etme için acele etmez, fırsat kollamaz. Televizyonlarda seyrettiğimiz “reality show” programlarında rastladığımız çoğu konuşma böyledir, arada birisi diğerine “seni seviyorum” dese bile karşısındakinin bunu ancak bir süre sonra algılayacağına eminim çünkü dinlemiyorlar (bizim listemizde ikinci madde).
* İş arkadaşlarına elinde bulunan bilgiyi paylaşmayarak üstünlük sağlamaya çalışmaz. Bu tür, toplantıya girer ve o ana kadar herkesten gizlediği bilgi ile “bilen” adam olmaya çalışır, organizasyonlar için tehlikelidir, bu türü dikkatle kullanın ve çocukların ulaşabileceği yere koymayın lütfen !
* Herkesin anlayabileceği bir yöntemi, lisanı, kelimeleri kullanır. Örneğin kurulması gereken ERP sisteminizi size “yönetimsel kurgunuzu yeniden düzenleyerek şirketinizi rekabet karşısında mavi okyanusa taşıyacak” şeklinde anlatmaz, ne olduğunu söyleyenin bile anlamadığı cümleler kurmaz.
Not : Bu yetkinlik tanımlarını kariyerinde ilerlemeyi, talip olacağı görevleri, pozisyonları gerçekten isteyen kişiler için yazıyorum. Bu sayede kendilerini işe alacak veya kariyer rotalarında ilerlemeleri için onlara destek olacak, yön verecek kişilerin hangi kriterlere dikkat ettiklerini bilmeniz gereklidir. Diğer yandan şirketlerde “performans ölçümü”, “performans yönetimi”, “yetkinlik esaslı değerlendirme” giderek yaygınlaşmaktadır. Bir profesyonel olarak kariyerinizi geliştirmeniz bu dünyanın kurallarını ve bakış açısını anlamanız ile mümkündür.
