Eskiden, bundan yıllar önce insanların toplantılarda ne konuştuğunu merak ederdim (1985 – 2000 arası), bazen bu tür toplantılara katılan tanıdıklarıma neler konuştuklarını sorar ama doğru dürüst cevap alamazdım. Ben o tarihlerde kendi şirketimde nerede ise 5 – 10 dakikalık toplantı bile denemeyecek şekilde bir araya gelmeler ile işlerimi yürütüyordum, arkadaşlarım ise saatler süren toplantılara giriyorlardı.
Daha sonraları diğer işlerimin yanı sıra bazı şirketlerde danışman olarak bulundum, işte bu dönemde çok sayıda ve uzun toplantıya katılarak yıllar önce merak ettiğim her şeyi uygulamalı olarak öğrendim. Bu tecrübe bana “Profesyonel Toplantı Yöneticiliği” diye bir işin olması gerektiğini, ilerlemek isteyen her yöneticinin bu konuda kendisini geliştirmesinin şart olduğunu veya şirketinde bu kayıplara son vermek isteyen üst yönetimin bu konuda bir uzman ile çalışması gerektiğini öğretti.
Profesyonel Toplantı Yöneticisi çok şeyi değiştirebilir
Toplantılara katılanlar hazırlıksız, düzenleyenler ne konuşulacağını bilmiyor ve yönlendirmiyor, toplantının sonunda hangi sonuca ulaşılmasının istendiği belirsiz … hal böyle olunca sonuç alınamaması normal elbette.
- Ortada bir kaç kayıp var ilki işgücü kaybı :
Örneğin bir toplantıya 8 kişi katılıyor olsun, her geçen saat 1 adam-gün demektir, 3 saat sürer ise bu toplantının zaman maliyeti en azından 3 adam gündür.
Toplantıların yaratacağı kayıp şirket büyüdükçe bence geometrik olarak büyüyor. Örneğin 200 kişilik bir şirketin içinde her gün 2-3 toplantı veya eğitim yapılıyor olması çok normaldir. Her gün 3 toplantı olsa, 2 saat sürse, ortalama 6 kişi katılsa, harcanan iş gücünün toplamı 2 * 6 * 3 = 36 Adam – Saat olur, diğer bir deyim ile 1 kişinin 4,5 günü … Bu olayı ayda 22, yılda 250 kez olabileceğini düşünürsek toplam 1 000 Adam – Gün gibi bir sonuç elde ederiz (yaklaşık 5 insan – yıl). Bu kayıp olayın iş gücü tarafı, bir de ortaya çıkabilecek insani problemleri düşünürseniz durumun karışıklığı ortada.
- Kırgınlıklar, motivasyonun azalması, toplantıların vakit kaybı olarak görülmeye başlanması …
Bırakın bir sonuç alıp pozitif katkıyı sonuç gerginlik veya küskünlük olabilir. İyi yönetilmeyen toplantı süreçleri tehlikelidir. Çünkü bir grup insanı bir araya getirdiğinizde daha önce toprağın altında bekleyen baltalar çekilebilir ve havada uçmaya başlayabilir.
İnsanlar ayrı ayrı olduklarında ortaya çıkmayan sorunlar bir araya geldiklerinde hızla tırmanabilir, baskın karakterler diğerlerinin keyfini kaçırabilir veya işlerinden soğutabilir. O kadar çok şey olabilir ki say say bitmez.
Bunların olmasını istemiyor iseniz toplantı sürecini nasıl yöneteceğinizi bilmelisiniz.
İşin başka bir yanı toplantılar ilerlemek için yapılır, peki ilerleniyor mu ?
- Üçüncü ve en büyük kayıp sonuç alınamaması …
İş gücü kaybı parasal bir konu, netice olarak parası ödenen bir mesai herhangi bir fayda üretmemiş oluyor, ödersiniz parasını unutursunuz. Motivasyon kaybını da bir dizi rehabilitasyon, danışmanlık ve koçluk hizmeti alarak aşabildiğinizi düşünelim (biraz abartıyor görünebilirim ama şirketlere yapılan testler beni doğruluyor) ancak o toplantı bir sonuç için yapılmıştı ve siz sonuç falan alamadınız. Sonuç alamaz iseniz işiniz ilerlemez, ilerlemez iseniz rekabet gücünüz, gelecekte elde edebileceğiniz gelirler azalır. Korku filmi gibi, bu bugün bir çok şirkette şu anda gerçekleşiyor ancak süreç yavaş işlediği için fark edilemiyor.
Toplantıları amacına ulaştıramayan şirketlerin işi zor. Çünkü bu süreç onları ekip çalışmasından uzaklaştırıyor, birimlerin kendi başlarına sorumluluk alabilmelerini güçleştiriyor ve olay dönüp dolaşıp işin sahibine patlıyor, tek adamlık büyüyor ve tek adamın şikayetleri artıyor.
Toplantı süreci toplantıdan çok önce başlayan ve toplantının tamamlanmasından sonra da devam etmesi gereken bir süreç. Dolayısı ile yönetilmesi gereken sadece odanın içi değil.
Bu bence bir iş, peki bunu kim yapmalı ?
Küçük şirketlerde bu işe ayrı bir kişi atanamayacağı için yöneticiler bu konuyu öğrenmeli büyük şirketler ise ayrı insanlar bile düşünülebilir (matriks örgüt yapısında olduğu gibi bir çok bölümü yatay eksende kesen bir hizmet birimi planlanabilir). İlk bakışta ne gerek var diye düşünebilirsiniz ama bu iş yemek gibi, içinde soğan olması gerekiyor iken yok ise o yemek olmamış oluyor.
Diğer yandan konu danışmanları veya olmak isteyenleri de çok yakından ilgilendiriyor. Danışmanlar çok sayıda toplantıya katılır, başarıları bu toplantıların yönetimine oldukça bağlıdır. Bu yüzden ya bütün süreci yönetmek zorundadırlar (pek mümkün olmaz) ya da birileri bu işi mutlaka gerçekleştirmelidir ve o birilerini mutlaka yaratmalısınız.
Eğer toplantıya katılacak olanların 5 dakika önce hazırlanmaya başlayıp katıldıkları toplantıda topu taca atarak geçiştirmelerini seyretmek istemiyor iseniz süreci yönetmelisiniz.
İşte yeni kitabım “Profesyonel Toplantı Yöneticisinin Bilmesi Gerekenler”. böyle ortaya çıktı. Bence yeni bir görev tanımı doğuyor, şirketlerin üst yönetimi bu açığı göreve getirdikleri yöneticilerin kapatacağını planlasa da bunun çoğu kez olamayacağını düşünüyorum, zaten planlama kelimesinin açıklaması planla – yeniden planla değil midir !
Bir halk türküsünde “herkes kendi kesesinden yesin içsin, saltanatım var benim” diyor. İşte ben de o misal ne isterseniz onu yapın diyerek konuyu kapatıyorum (bu sözler kekliği düz ovada avlayalım isimli türküde geçiyor, keklik kim avcı kim, bu konulara girmek istemem)
Kitabı satın almak isteyenler sağ tarafta bulunan linkler üzerinden ilerleyebilir.
