CengizPak.com.tr

Böylesine anlaşılmaz bir başlık için özür dilerim ancak bence şirketlerin toplantılarında olanlar daha anlaşılmaz.

Şirketlerde de farklı türde kayıplar oluşur. Örneğin “yeni bir fikir” çoğu şirketin içinde farklı departmanlarda, farklı insanlar tarafından ve farklı sebeplerden dolayı engellenir. Olayı bir futbolcunun bir dizi rakip oyuncuyu geçme mücadelesine benzetebilirsiniz … her rakip ufak bir sürtünme yaratsa bile sonunda koşan futbolcunun dengesini kaybedip düşmesi pek muhtemeldir, zaten geçip golünü attığında “büyük futbolcu” olur. Peki yeni bir fikir hiç bir engele takılmadan ilerlemeli mi ? Hayır, ama konu ile ilgili engele takılmalı. Örneğin bir yöneticinin şahsi çıkarları ile çelişmesine kurban olmamalı, işle ilgili bir eleştiri almalı, fikir ilerletilerek daha iyi ve dayanıklı hale getirilmeli.

Sürtünme, hareket eden her şeye enerji kaybettirir, koşan bir kişiye, giden bir arabaya … ve yeni fikirlere …

Bugünlerde çok moda … toplantıya giriyorsunuz herkesin önünde bir bilgisayar, bir yandan ekranı seyrediyorlar bir yandan sizi dinlermiş gibi yapıyorlar … enteresan bir şey bu … ben bu kadar yetenekli olmadığım için toplantılara bilgisayarsız katılıyorum.  Toplantıda belki de şirketin gelecek 10 yılını belirleyecek konulara girilip çıkılıyor diğer yandan da gelip giden e-posta mesajlarına … İşte size doğal bir sürtünme kaynağı, kısacası “konuyu anlamamak”, anlamadığı için fikri ilerletememek, anlamadığı için engel olmak …

Eskiden nasıl yönetiliyordu bu şirketler ?

Yeni fikirler statükonun e-posta mesajları arasında ezilip gidebiliyor, peki her şey olduğu gibi devam ediyor mu ?

Aslında hayır, dışarıdan bakanlar bu değişimi ve güç kaybını görüyorlar ama içeride olanlar durumun farkında değiller, tıpkı yavaş yavaş ısınan suyun içindeki kurbağanın “oh ne güzel, kemiklerim ısındı” diyerek pişmesi gibi bir durumdur bu.

Bir işin doğru yapılması, hızla hedefe ulaşılabilmesi için konsantre olmak gerekir. Eğer aklınızı bir çok işe bölmeye kalkarsanız muhtemelen işlerin hiçbiri tam olmayacaktır. Ne demiş Konfüçyüs  : “İki tavşanı kovalayan hiç birini yakalayamaz”.

1. Zamanında Başlayın. Uçağa 15 dakika geç gitmiyorsunuz, iş görüşmesine 15 dakika geç kalmıyorsunuz. Bu sayede uçağı kaçırmıyor, işe alınıyorsunuz  sonra da insanları toplantı odasında bekletiyorsunuz … Niçin ?

2. Net Hedefiniz Olmalı. Niçin bu toplantıya katılıyorsunuz ? Sizin bulunmanızı kim istedi ? Toplantı ne zaman bitecek ? Toplantının başarılı geçtiğini nasıl anlayacaksınız ? Toplantıda bu sorulara cevap bulmalısınız.

3. Hazırlık Yapın. Gerekli olabilecek bilgileri, dökümanları önceden hazırlayın. Toplantı nerede yapılacak, siz oraya nasıl ulaşacaksınız ? Vakit kaybetmemek için önceden planlamış olmalısınız.

4. Konsantre Olun. Cep telefonlarınızı susturun, masanın ortasına koyun. Eğer cep telefonunuzu kullanmaya kalkarsınız 10 TL bağış yapın. Toplantıyı kısa tutarsanız toplantı esnasında gelen aramalara çabuk dönebilirsiniz.

5. Görsel Araçlar Kullanın. İnsanlar aldıkları bilginin yarısından fazlasını görerek elde ederler, vücut lisanınız sesinizin tonundan daha önemlidir, sesinizin tonuda ne söylediğinizden daha fazla dikkat çekecektir. Bir şeyi anlatmak istiyorsanız mutlaka görsel elemanlar kullanmalısınız.

6. Problem Çözün. Her şey iyi gidiyor ise niçin toplantı yapılır ki ? Toplantılar bir problemin çözümüne yardımcı olsun diye yapılırsa hem hedefi belli olur, hem de ne zaman biteceği. Çünkü ya problem çözülünce ya da katılanların çözüm yolunu anlamaları üzerine biter.

7. Problemin Olduğu Yerde Toplanın. Mümkün olan her zaman toplantıyı olay yerinde, problem veya konunun kaynaklandığı yerde yapmanızın faydası vardır. Bu sayede olay yerini inceleyebilir (görsellik), olayı daha kolay algılayabilir (konsantrasyon) ve ip uçlarına doğrudan erişebilirsiniz.

8. Zamanında Bitirin. Çünkü bir sonraki toplantıya zamanında yetişmelisiniz.

9. Toplantıların 3 düşmanından sakının

1. Toplantı yapıp tartışmamak
2. Tartışıp karar vermemek
3. Karar verip yapmamak

9+1 . Hiç Toplanmamak. Bu en iyi durumdur