Harcama Yönetimi, gelir getirmeyen işlemler için harcanan para ve satınalma tutarlarının izlenmesinin ötesinde harcanan paranın getirisini arttırmaya yönelik bir yönetim anlayışıdır. Bu sayede şirketler olası maliyetlerden kendilerini korumuş ve hedefledikleri tasarrufun erimesini engellemiş olurlar.
Bir şirket ?harcama yönetimi? anlayışını ?satış yönetimi? için harcadığına eşit bir enerjiyi harcayarak geliştirebilir. Geliştirmediği durumda ise iş yapılmasının pahalı ve zor olan bir şirket haline gelmesi hemen hemen kaçınılmazdır.
Harcama Yönetimi, diğer bir deyim ile ?Gelir Getirmeyen Operasyon Alanının Yönetimi?, ?satınalma?, ?masraflar? ve ?değer katmayan işlemler için harcanan zaman? gibi konuları içerir.
Örnek olarak klasik bir Satınalma Süreci inceleyelim :
Satınalma Siparişi 2 şekilde yayınlanabilir …
1. Kullanılmakta olan ERP veya Ticari yazılımdan doğrudan kağıda basarak
2. Bir ofis programı ile yazarak
> Sonra bu kağıt veya bilgisayar dosyası fax veya e-mail ile tedarikçiye gönderilir.
> Tedarikçi kendisine uygun olmayan bir şey var ise telefon veya e-mail ile sorar
> Tedarikçi gönderdiğiniz siparişinizi kendi bilgisayar sistemine işler, bu arada hata olabilir …
> Ürün ne zaman yola çıkacak veya çıktı mı diye sorarsınız …
> Cevap gelir veya gelmez …
…
Bu sürecin içinde satın alınan malzemeye değer katmayan ancak masraf katan eylemleri her iki taraf yok etmediği sürece maliyetiniz düşmez, operasyon süreniz kısalmaz ve kayıt doğruluğunuz artmaz. Bir tedarik zincirinde kim para harcar ise harcasın (veya yüksek maliyet ile çalışsın) bu para sonuçta ya zincirin içinde ilerler ve büyür ya da zincir bu halkayı yok edip yerine başka halka yerleştirir. Bu nedenle “harcama yönetimi” veya “gelir getirmeyen operasyon alanının yönetimi” hem sizin hem de içinde bulunduğunuz zincir için önemlidir.
