CengizPak.com.tr

Herkesin işini siz mi yapmak zorunda kalıyorsunuz ? Sizinle beraber çalışanlar kendilerinin yapması gereken işleri sizin kucağınıza mı bırakıyorlar ?

Bir çalışanınız ile karşılaştığınızı hayal edin.

- Sizinle bir dakika görüşebilirmiyim, bir problemimiz var.

Sonra size açıklamaya başlar, siz dinlersiniz. Yirmi dakika sonra problem hakkında öğrendiklerinize göre içine girmeniz gerektiğini anlamış olursunuz, fakat henüz karar verecek kadar konuya hakim değilsiniz.

- Bu çok önemli, şu anda tartışacak kadar vaktim yok, ben bir düşüneyim sana dönerim … diyor olabilirsiniz.

Konuşma başlamadan önce maymun çalışanınızın omuzundaydı, konuşma başladığında maymunun bir ayağı çalışanınızın diğer ayağı sizin omuzunuza basmaya başladı, siz “bir düşüneyim” dediğinizde ise maymun sizin omuzunuza zıplamış oldu. Geçmiş olsun !

Halbuki problem sizin değildi, bıraksaydınız çok güzel bir öneri gelebilirdi, delege etme pratiğiniz gelişmiş olsaydı hem siz hem de çalışanınız bundan faydalanacaktı.

Siz ne yaptınız ?

Bir kere problemin sorumluluğunu kabul ettiniz ve daha kötüsü çalışanınıza rapor vereceğinizi söylediniz … Bu sayede çalışanınız bu konu hakkında düşünmeyi bırakmış oldu, sizinle karşılaştığında “Bir çözüm bulabildiniz mi …” gibi sorularda soracak, artık onun işini siz yapacaksınız.

İşte bunun olmaması için maymunları nasıl yöneteceğinizi öğrenmelisiniz. Aksi takdirde hem çalışanlarınızın gelişmesini durduracak hem de dünyanın en meşgul adamı olarak hiç bir işe yetişemeyeceksiniz (sitede bulunan delege etmek ile ilgili yazılardan da faydalanabilirsiniz)

Peki ne yapılabilir (Maymun = İş) :

1.  Maymun tarif edilmeli, konuşmanız bir sonraki hareket netleşmeden bitmemeli ve bu ben sana dönerim olmamalı.

2.  Maymuna kimin bakacağını bulun ve bu siz değilsiniz. Maymunlara organizasyonunuz içinde mümkün olan en alt seviyede bulunan birisi bakıyor olmalı.

3.  Maymunlar başıboş bırakılmamalı. Başıboş kalmamaları için tavsiye etmek ve dinlemek için zaman ayırmalısınız, ancak bu sırada maymun sizin omuzunuza zıplayamamalı. Bu kural bir işi başarılı delege edebilmenin esaslarındandır.

4.  Maymunu kontrol edin. Maymunu başkasının omuzuna bindirmiş olsanızda uygun aralıklarla kontrol etmelisiniz.

5. Randevusuz maymun kabul etmeyin, bırakın maymun kimde ise biraz daha düşünsün.

6. Elektronik posta ile maymunların size gönderilmemesi için tedbir alın, sözlü cevap verin ve hemen sahibine teslim edin.

7. Daha fazlası için delege etme konusunu inceleyin

Bundan önce bu günü görebilseydiniz şimdi böyle mi olurdunuz  !

Peki geleceği öngörebilmek tamamen imkansız mı veya falcıların işi mi ?

Örneğin 1812′de, Moskova’nın 110 Km batısında Napolyon liderliğinde Fransız orduları Rus birlikleri ile karşılaştı. Napolyon’un amacı Rusya’yı ele geçirmekti, Rusların ise niyet belli, kendilerini savunmak. Ruslar ilk karşılaşmada cephelerini savundular ve Fransızlar durdu. Sonra Rus birliklerinin komutanı Kutuzov geri çekilme kararı aldı. Sonraları bu kararından dolayı eleştirildi ama biraz da buna mecburdu. Çünkü Rus ordusu Fransız ordusuna göre daha güçsüzdü ve Kutuzov başka bir yerde tekrar savaşabilmek için bütün orduyu hızla Moskovanın içine çekti.

Fransızlar ellerini kollarını sallayarak Moskovanın sokaklarına kadar geldiler, Çar’dan ülkeyi teslim etmesini istediler. Bu arada kış bastırmıştı. Napolyonun ordusunun ikmal yolları kar altındaydı, bir de mesafe çok uzamıştı. Rus Çar’ı kısaca “ne teslim olması dedi” sonra ise Rus birlikleri Fransız ordusunu önlerine katıp tekrar geldikleri yere kadar kovaladılar ve büyük hasar verdiler.

Bir savaş dahisi olan Napolyon ordusunun kış şartlarında Moskova’da ikmal alamayacağını nasıl öngörememiş, Kutuzov bu sonucu öngörmüş müydü ?

İsviçreliler saatleri ile ünlüdür, en azından benim kuşağım için bu böyle. 1968′de İsviçre dünya saat endüstrisinin tek hakimiydi, ünlü markaları ve ülke imajı ile liderdi. 1968′de dünya pazarının %65′ine sahiptiler. 12 yıl sonra, 1980′de pazar payları % 10′a inmişti … ne olmuştu ?

Japonların elektronik saatleri piyasayı tamamen ele geçirmişti … Peki İsviçreliler yeteri kadar çalışmamışlar mıydı ? Kendi icat ettikleri “elektronik quartz” teknolojisinin sonucunu nasıl öngörmemişlerdi ?

Bir zamanlar çok büyük bir bilgisayar firması vardı, ismi DEC – Digital Equipment Corporation. Şirketin kurucusu (Ken Olson, president, Chairman and Founder of DEC) “Birinin, evinde bilgisayar olmasını istemesi için bir neden göremiyorum” ifadesi ile şirketini PC pazarından uzak tuttu. Şirketin PC işine girmemesi bir iş kararıdır ancak öngörüsünün ne kadar hatalı olduğunu biz biliyoruz. Ancak bu bilgisayarcılar öngörü yapabilme açısından oldukça ünlüdürler. IBM’in kurucusu Thomas Watson, Chairman of IBM, 1943 bakın ne demiş “Dünya bilgisayar pazarının 5 bilgisayar satılacak kadar olduğunu düşünüyorum” . Bu isabetli öngörüleri saymakla bitmez.

Bunlar bize öngörü yapmanın zor bir şey olduğunu gösteriyor. Ancak bence “zor bir şeydir” açıklaması bence olayın tümünü tanımlamıyor.

Bilgisayar dünyasından bir örnek daha vererek “öngörememe” olayının arkasında ne olabileceğine bir ışık tutalım.

“Atari?ye gittik, ?Bakın bu ilginç şeyi yaptık, hatta sizin bazı parçalarınızı da kullandık, bize destek olur musunuz veya bunu size verelim, maaşımızı ödeyin, sizin için çalışalım, çünkü bunu yapmak istiyoruz?. Onlar da dedi ki ?Hayır?.
Sonra Hewlett-Packard (HP)?a gittik ve onlar dedi ki ?Size ihtiyacımız yok, daha üniversite diplomanızı bile almamışsınız?.

Steve Jobs, Cofounder of Apple Computer

Daha sonrasını tarih yazdı.

Problem çözebilme yeteneği bir yöneticide veya yönetici olmak isteyen birisinde mutlaka olmalıdır. Çünkü nasıl olsa her gün çok sayıda problem ile karşılaşacaktır.

Problemlerin kaynağı “biz” olmamız gerekmiyor, bizim kurgumuz mükemmel bile olsa bir çok dış etken bize problem yaratabilir, dolayısı ile bir problem karşısında ışık görmüş kurbağa gibi kalmak istemiyorsak “problem çözebilme” yeteneklerimizi keskinleştirmeliyiz.

Ancak öngörü yapabilme sayesinde problemlerden uzak kalabileceğimiz gibi onların daha az ortaya çıkabileceği ortamı belki sağlayabiliriz. Üretim dünyasının içinde olanların bildiği “poke – yoke” kelimesi bunun için var. Süreçleri veya cihazları problem yaratamaz, hatalı çalışamaz hale sokmak için çalışabiliriz. Mesela kullandığınız notebook’larda aynı tür bağlantı ucuna sahip iki ayrı şey yoktur (eskiden vardı ve bir birinin yerine takılınca arıza olabiliyordu), her kablo sadece “bir yere girebilir”.

Diğer kazanılması gereken bir alışkanlık ise “ilk seferde doğru” yapabilmek. Bu yaklaşım bizi ileride olabilecek bazı problemlerden koruyacaktır.

Gördüğünüz gibi “operasyonel mükemmellik” peşinde olanlar yöneticilerin “öngörü yapamama” problemini kendi iç sistemlerini mekanize ederek çözmeye çalışıyorlar.

Bir sonraki bölümde “öngörü yapabilmek için” stratejik çözümlemeden nasıl yararlanabileceğimize bakacağız.

1. Zamanında Başlayın. Uçağa 15 dakika geç gitmiyorsunuz, iş görüşmesine 15 dakika geç kalmıyorsunuz. Bu sayede uçağı kaçırmıyor, işe alınıyorsunuz  sonra da insanları toplantı odasında bekletiyorsunuz … Niçin ?

2. Net Hedefiniz Olmalı. Niçin bu toplantıya katılıyorsunuz ? Sizin bulunmanızı kim istedi ? Toplantı ne zaman bitecek ? Toplantının başarılı geçtiğini nasıl anlayacaksınız ? Toplantıda bu sorulara cevap bulmalısınız.

3. Hazırlık Yapın. Gerekli olabilecek bilgileri, dökümanları önceden hazırlayın. Toplantı nerede yapılacak, siz oraya nasıl ulaşacaksınız ? Vakit kaybetmemek için önceden planlamış olmalısınız.

4. Konsantre Olun. Cep telefonlarınızı susturun, masanın ortasına koyun. Eğer cep telefonunuzu kullanmaya kalkarsınız 10 TL bağış yapın. Toplantıyı kısa tutarsanız toplantı esnasında gelen aramalara çabuk dönebilirsiniz.

5. Görsel Araçlar Kullanın. İnsanlar aldıkları bilginin yarısından fazlasını görerek elde ederler, vücut lisanınız sesinizin tonundan daha önemlidir, sesinizin tonuda ne söylediğinizden daha fazla dikkat çekecektir. Bir şeyi anlatmak istiyorsanız mutlaka görsel elemanlar kullanmalısınız.

6. Problem Çözün. Her şey iyi gidiyor ise niçin toplantı yapılır ki ? Toplantılar bir problemin çözümüne yardımcı olsun diye yapılırsa hem hedefi belli olur, hem de ne zaman biteceği. Çünkü ya problem çözülünce ya da katılanların çözüm yolunu anlamaları üzerine biter.

7. Problemin Olduğu Yerde Toplanın. Mümkün olan her zaman toplantıyı olay yerinde, problem veya konunun kaynaklandığı yerde yapmanızın faydası vardır. Bu sayede olay yerini inceleyebilir (görsellik), olayı daha kolay algılayabilir (konsantrasyon) ve ip uçlarına doğrudan erişebilirsiniz.

8. Zamanında Bitirin. Çünkü bir sonraki toplantıya zamanında yetişmelisiniz.

9. Toplantıların 3 düşmanından sakının

1. Toplantı yapıp tartışmamak
2. Tartışıp karar vermemek
3. Karar verip yapmamak

9+1 . Hiç Toplanmamak. Bu en iyi durumdur