CengizPak.com.tr

Kriz Yönetimi

Kriz nedir ?

Organizasyonumuzu, şirketimizi tehdit eden ani bir olay gelişmesidir. Dolayısı ile bir olayın “kriz” olarak isimlendirilebilmesi için 3 şeyin bir araya gelmiş olması gerekir:

- Tehdit, şirketimizi, ortaklarımızı, genel çevreyi …
- Ani olması, şaşırtması, beklenmiyor olması
- Kısa süre içinde karar verilecek olması

Kriz ortamı doğduğunda klasik yönetim metodları veya alışılagelmiş çalışma kurgusu da sürdürülemez duruma düşebilir. Genellikle krizlerin iki yüzü vardır, ilki gerçek ikincisi ise algılanan şekli, krizi yönetecek olanlar her ikisi ile de mücadele etmesi gerekecektir.

Olayları kendisine, başkalarına ve çevreye en az hasar verecek şekilde yönetebilmek ve herkesin güvende olabileceği ortamı sağlayabilmek kriz yönetiminin veya yöneticisinin performans kriteridir.

Ne tür krizler olabilir

- Çevrede veya organizasyon içinde meydana gelen patlama, çökme, yangın gibi ani olaylar.

- Tabiat Ana tarafından yaratılan deprem, fırtına, sel, toprak kayması, kuraklık, volkan patlaması gibi olaylar ve yarattığı krizler. Örneğin Yalova Depremi. Elbette bazı doğal olayları sadece Tabiat Ana’ya bağlamak olmaz, örneğin “dere yatağına” veya “normalde bataklık, göl olması gereken bir yere” konut yapıp sonra da “su bastı, kim bize yardım edecek” durumunun Tabiat Ana ile tek ilişkisi onun hafızasıdır, Tabiat Ana’ya göre orada “dere” olması gerektiği için sadece bunu hatırlıyor … İşte işin bu kısmı “Risk Yönetimi” oluyor

- Teknolojinin sebep olduğu krizler, örneğin Meksika Körfezine Petrol Sızması (BP-2010). Bence “teknolojinin yarattığı” bir kriz olamaz, burada yer vermemin sebebi genelde böyle sınıflandırıldığı içindir. Gerçekte ise bunlar birer ” insan hatası ” ve genelde de insanların ” daha fazla tüketme ” arzusundan kaynaklanan olaylar.

- Saldırı veya terör olaylarının yaratabileceği krizler. Bu durumda kriz yöneticisinin koordinasyon ve halka ilişki yeteneği ortaya çıkacaktır.

- İşyerinde meydana gelebilecek toplu hareketler.

- Dedikodular, firmanın yaptığı iş veya ürünleri hakkında karalama kampanyaları veya müşterileri tarafından açılan davalar, anlaşmazlıklar. Bu tür olaylar geniş bir insan topluluğunu etkileyebileceği için medya ilişkileri, devlet kurumları ile olan ilişkiler ön plana çıkabilir.

Bir insanda bu yeteneğin olup olmadığını nasıl anlayacağız :

Değişik türde krizler için sahip olunması gereken nitelikler bir miktar farklılık gösterebilir ancak hızlı karar verebilme, insiyatif alma, güvenliği ön planda tutma, koordinasyon sağlayabilme, iyi haberleşme sağlayabilme gibi noktalar en temel olanlarıdır.

* Bu kişi bir acil durumda kiminle nasıl çalışacağını biliyor olmalı, güvenlik ve karşı tedbir alma konularında yeterince hızlı davranacağına inanıyor olmalıyız. Örneğin güvenlik prosedürlerini çok iyi bilen ancak hızlı karar veremeyen birisi asla yeterli değildir.

* Güvenlik ve çevrenin korunması hakkında bilgi sahibi olmalıdır

* Insiyatif alabilmelidir. Her acil durumda birisinin insiyatif alması gerekir, doğru insanın doğru aksiyonu üretebilmesi krizin çözümü için esastır. Örneğin trafik kazalarında sıkışan yolcuları o anda karga tulumba çıkartmaya çalışmak hatalı bir insiyatif durumudur.

* Yapılmakta olan işlerin, operasyonların, çalışma koşullarının içinde kriz sebebi olabilecek konulara karşı hassas ve uyarıcı olmalıdır. Krizleri önlemeye çalışmak “risk yönetimi” kapsamına girer ancak krizlerin nasıl oluşabileceğini hakkında fikirlerini paylaşmasına bir engel yoktur.

* Koordinasyon sağlayabilmelidir, bunu yaparken hem kendisinin hem de başkalarının güvenliğini sağlayabilmelidir. Bir yangın çıktığında ön saflara koşan bir kriz yönetici adayı yeterli bilgiye sahip değilse kendisine zarar verebilir, iyi bir yönetici adayını kaybetmemize sebep olabilir …

Başarılı sonuç almaya çalışmak, bunun için yolu bulmak, yöntemleri uygulayabilmek bir insanın hem iş hem de özel hayatında onu ileriye taşıyabilecek bir kuvvettir. Kariyerinde ilerlemek isteyen herkesin bu konuda kendisini geliştirmesi gerekir.

Tutkulu ve enerjik, bir iş için iç veya dış standartları aşmayı öngören bir anlayış ile sonuç almaya çalışmak, sonuca ulaşmadan durmamak, çıkan engellerden yılmadan ileri devam etmek, sürekli gelişmeye inanarak başkalarını da bu doğrultuda motive etmek sonuca ve başarıya odaklı olmanın tarifi olabilir.

Şimdi daha iyi anlaşılsın diye bir de tersini tanımlayalım. Bu profili hemen tanıyacaksınız çünkü hepimizde biraz var:

Enerjisini bir çok işe yaymaya çalışan, hatalı öncelikler ile uğraşan, bu günün işini yarına erteleyen, geçmişten ders almayıp hep günü kurtarmaya çalışan, acil işi bir türlü bitmeyen, gelecek için bir şey yapmayan …

Sonuca odaklı olmanın dozu kaçarsa

Her şeye rağmen sonuç almaya çalışmak insanlar arası kuralları ve davranış etiklerini zorlayabilir. Eskiler ne demiş “azı karar çoğu zarar”.

Eğer bir yönetici iseniz her şeye rağmen yaklaşımı takım oyununu bozabilir, elemanlarınızı bir arada veya şirketinizde tutamayabilirsiniz. Eskiler bunun için de demişler ki ” hırs soğuk yenmesi gereken bir yemektir “.

Bir süre sonra “ben merkezci” olma ihtimaliniz yükselebilir, ne yapılması gerektiği ile ne yapmanız gerektiği bir birine karışır. Mantığı zorlayan biçimde baskı veya eleştirilere kapanma ihtimali gerçekleşebilir. Bütün bunlar sizi geriye dönüşü zor bir yola sürükler, yolun sonu işinizin de sonu olabilir. Eskiler bunun için de bir şey söylemiştir herhalde …

Bu durumu engellemek için kendinize şunları sorabilirsiniz :

Acaba ben insanları kaybetmek pahasına sonuçların elde edilmesine çok mu fazla önem veriyorum ?

Hedefe başka bir yoldan gidebilmenin imkansız olduğunu niçin düşünüyorum, başka bir yol için isteksizmiyim mi acaba ?

Ben niçin başarıyı başkaları ile paylaşmak istemiyorum, dünyanın merkezi ben miyim ?

Kendinizi geliştirmek için ise şunları yapabilirsiniz :

- Ekibiniz ile hedefi, zaman ve aksiyon planını paylaşmalısınız

- İnsanların kritik konularda aradığı, başvurduğu insan olmaya çalışmalısınız

- Karşınıza çıkabilecek engelleri önceden tahmin etmeye ve olunca ne yapabileceğinizi düşünmeye çalışın (Bence en zoru budur, insan evladı her şeyi aşabileceğini varsaydığı için çoğu kez ön hazırlık yapmaz … bakın etrafınıza herkes “en iyi otomobil sürücüsü” değil mi … inanmıyorsanız sorun ondan iyisi var mı diye … o zaman niçin araba sürmeyi öğrenmeye çalışsın ki …)

- İş konusunda kendinize yöneltilen okları “iş” olarak algılayın, hatalarınızdan öğrenin. Size yapılan eleştiri veya ufak çaplı saldırı operasyonlarından dersinizi alın ve devam edin. Eğer yapılan saldırı kişisel temelli bir şey ise de boşverin, siz devam edin … bir süre sonra dikiz aynanızda sadece boş bir yol göreceksiniz

- Neleri daha iyi yapmalısınız, nasıl daha iyi organize olabilirsiniz, performans kriterlerini ve hatta söylenmemiş olabilecek performans kriterlerini anlamaya çalışın. Çözülecek problemi sadece çözmekle kalmayın, onu nasıl bir başkasının uzun süre aşamayacağı bir noktaya taşıyabileceğinizi de düşünün.

Peki biz nasıl anlayacağız birisinin böyle olup olmadığını :

* Fırsatları görüyor ve onlar için harekete geçiyor mu ? Yoksa sadece dudak tiryakiliği yaparak “olsa”, “yapılsa” gibi zeki yorumlar mı yapıyor.

* Kendisi ve ekibi için performans standartlarını yüksek tutuyor ve onlara ulaşmanın kendisinin ve ekibinin sorumluluğu olduğunu ifade ediyor mu ?

* Zor hedefler için yeni yol ve yöntemler bulmaya çalışıyor, bu konuda ısrarcı davranıyor mu ? Bunun tersi fazla bir şey yapmadan beklemek ve etraftakilerin hedefi unutmalarını ummaktır.,

* Yaptığı işte pozitif, başarı için samimi olarak yardımcı olmak isteyen ve aynı zamanda başkalarının da ulaşmak durumunda olduğu hedef için onlara istekli bir biçimde yardımcı olmak istiyor mu ? Bunun tersi benim çok işim var arkadaşlar, elimizi sizin işe süremem zaten beni de ilgilendirmez …

* Başkalarını fikir ve önerilerini açıklamaları için motive ediyor mu ?

* Başkalarınında performansını yükseltmek için çalışıyor mu yoksa sadece kendisini öne çıkartmaya mı çalışıyor ?

Detaylara Önem Vermek

Detay denilen şey organizasyon içinde bulunduğunuz noktaya göre değişir. Örneğin 38 fabrikası olan bir şirketin yöneticisi iseniz fabrikaların hangi ülkelerde olduğunu bilmek bile detay sayılabilir, bir bakım mühendisi iseniz uğraştığınız makinanın sigortası bir detay olabilir. Diğer yandan “bir işi yaparken detaylara dikkat et” denildiğinde o işin etkileyeceği ve etkilenebileceği noktaların hepsini dikkate al demek istiyorsunuzdur.

Detaylara Önem Vermek : Bir işi yaparken küçük yada büyük olduğuna bakmadan o işi çevreleyen ve o işin çevrelediği her noktayı dikkate almak, kaynakları dikkatli kullanmayı becermek, planlama yaparken bu unsurları dikkate alabilmektir.

Örneğin stok sayımı yapacaksınız, önce ne yapmanız gerekir ? Stok alanında fiziki harekete son vermeniz, bilgisayar üzerinde sayım başlamadan önce bir liste elde etmeniz gerekirdi. Şimdi düşünün, işin bilgisayar kısmını umursamadınız ve “sadece saydınız” … Bu durumda sayımınızı kıyaslayabilecek bir noktanız olmadığına göre iş eksik yapıldı demektir.

Veya siz müdürünüz için bir randevu alıyorsunuz. Bunu yaparken randevu yerini bir alışveriz merkezi olarak not alıyorsunuz ve restoranın ismini yazmıyorsunuz veya size söylenmiyor ve siz de atlamış oluyorsunuz …

Peki bir insanın detaylara önem verdiği nasıl anlaşılabilir :

* Elde ettiği bilgiyi çapraz olarak doğruluyor mu ? Mesela randevu yeri çok bilinen bir yer değil ise internet üzerinden haritaya bakıp doğrulama yapıyor mu, o noktada otopark imkanlarını sorguluyor mu ?

* Başkalarına ilettiği bilgi net ve kullanılabilir bir format içinde mi ?

* Kendisinden beklenen bilgiyi umulan ve kullanışlı olabilecek bir süre içinde aktarabiliyor mu ?

* Hem kendisinin hem de başkalarının yaptığı işi gözlemleyerek düzeltici aksiyon üretebiliyor mu?

* İşini prosedür ve standartlara uygun olarak gerçekleştiriyor mu ? Prosedürlerde gördüğü eksikliği hem kapatıyor hem de düzeltici çalışma öneriyor mu ?

* Aaa, onada mı bakmam gerekirdi veya bana bunu söylemediniz … diye tepki veriyor mu ?

Şeytan ayrıntıda gizlidir sözü doğru ise ayrıntılara girdikçe ortaya çıkacak olan şeytan bana ne yapar diye düşünmüyor iseniz o zaman şeytandan da korkmuyorsunuz demektir, ne güzel … Bu son cümleyi detaylara olan hakimiyeti test etmek için kullanabilirsiniz.

Not : Bu yetkinlik tanımlarını kariyerinde ilerlemeyi, talip olacağı görevleri, pozisyonları gerçekten isteyen kişiler için yazıyorum. Bu sayede kendilerini işe alacak veya kariyer rotalarında ilerlemeleri için onlara destek olacak, yön verecek kişilerin hangi kriterlere dikkat ettiklerini bilmeniz gereklidir. Diğer yandan şirketlerde ?performans ölçümü?, ?performans yönetimi?, ?yetkinlik esaslı değerlendirme? giderek yaygınlaşmaktadır. Bir profesyonel olarak kariyerinizi geliştirmeniz bu dünyanın kurallarını ve bakış açısını anlamanız ile mümkündür. Sizlerinde yorum veya yazılarınız ile katkılarınızı bekliyorum.

Çalışma ortamı tamamen bir sosyal ekosistem, çoğu kez bir ekip üyesi olarak iş hayatımızı geçiriyoruz. Bazen ekip üyesi bazen ise yöneticisi veya izleyicisi oluyoruz. Bu ortamda başarılı olabilmek için beraber çalışabilme ve işbirliği yapabilme özellikleri hayati özelliklerdir, aksi halde yalnız kalırız. Belki yalnızlık zaman zaman güzel görünebilir ama iş ortamında yalnız bırakılmak inanın hiç çekilmez.

Öncelikle “suçlayıcı tavır ve davranıştan” uzak durmak gerekir. İşler kötü gittiğinde savunma ve suçlama yapmaya başlamak bir işe yaramaz, aksine “çok konuşan hata yapar” sözü bir kez daha doğrulanır. Pozitif bakış açısı ile olaylara bakmalısınız, pozitif olmak ile duyarsız olmayı da karıştırma malısınız … çoğu kez karışır !

Suçlu arama tarama çalışmasını siz değil de başkaları yapıyor ise onları da durdurmalısınız (aslında ekip oluşurken bu tür insanları zaten dışarıda bırakmak gerekir ama her zaman mümkün olmuyor). Hatanın bir kez daha tekrarlanmaması için neler yapabileceğinize odaklanmalısınız.

Kulis veya bir takım üyesi hakkında diğeri ile konuşma gibi olaylar içine de girmeyin (bu yapılabilse işyerlerinde dedikodu biterdi, demek ki kolay değil). Bu tür konuşmalar genellikle “suçlamak” ve “kendini savunmak, üstün göstermek” merkezlidir dolayısı ile faydasızdır ve çok tehlikelidir, karşınızda bulunan kişi olayı daha da abartarak sizi yönlendirebilir. Bir tek durumda faydalı olabilir o da yapıcı bir amaç var ise, örneğin arkadaşınızdan arabuluculuk istiyor, ortamı dengelemesini istiyor olabilirsiniz …

İçinde bulunduğunuz takımın ve sonuçların sorumluluğunu taşımak durumundasınız, fakat bunu bir başkasının sorumluluğunu taşımak ile karıştırmayın.

Bir takım üyesi olduğunuzda kendi yapabileceklerinize yoğunlaşmalısınız, başkalarına ne yapmaları gerektiğini söyleyerek zaman harcamayın. Nasıl daha fazla katkı sağlayabileceğinizi düşünmeli ve uygulamalısınız. Uygulama kısmı oldukça önemli, konuşmak kolay uygulamak, uygulamaya talip olmak zordur. Bunu deneyin göreceksiniz ki hayat size umduğunuzdan fazlasını geri verecektir. Ne demişler “iyilik yap, denize at”.

Hiç bir zaman özel ve hassas bir bilgiyi başkaları ile ilişkinizi güçlendirmek için paylaşmayın, aynı takımın üyesi olmanız herkesin herkes hakkında her şeyi bilmesi demek değildir. Bunu yaparsanız her iki taraftan da saygı görmeyeceğiniz garantilenir, sonuçta siz kaybedersiniz.

Diğer yandan grup üyelerini her şart altında mutlu etmek durumunda da değilsiniz. Bir takımın üyesi olmak her zaman eğlendirici veya koruyucu olmak anlamına da gelmez. Takım üyesinin en önemli görevi “herkesin yararına” olan konularda çalışmaktır.

Şimdi gelelim bu yetkinliğin normal tanımına :

Bir grup veya takım içinde herkese pozitif ve iyi davranmak, işbirliği yapmak ve yaparken herhangi bir öne çıkma / geride bırakma manevraları uygulamamak, ortak fayda için çalışmak ve enerjisini esirgememek.

İşbirliği yapabilecek, beraber çalışabileceğimiz kişileri nasıl tanıyabiliriz, özellikleri nelerdir, ne tür davranışlar gösterirler …

* Hem kendilerinin hem de başkalarının düşüncelerine saygı duyarlar. Kendi fikirlerini açıkça söyler başkalarını da fikirlerini söylemeleri için cesaretlendirirler. Bu konuşmalarda yapıcı davranmak, beğendiği fikirleri açıkça desteklemek, desteklemediği konularda “alternatif” göstererek, yapıcı bir söylem ile fikrini açıklamak gibi özellikleri vardır.

* Tecrübe ve yeteneklerini başkaları ile paylaşabilirler, diğerlerinin de başarısına destek olabilmek, gerektiğinde  asistanlık yapmak onlara zor gelmez, niçin diye düşünmezler.

* Herkesin fayda sağlayabileceği hedefleri tanımlayabilirler, bu hedef için çalışmaya istekli olurlar diğerlerini de bunun için motive edebilirler. Bu aynı zamanda sonuca ve başarıya odaklı olmak yetkinliğidir.

* Takım arkadaşlarından bilgi saklamazlar, herhangi birinin başarısızlığı için bazı şeyleri görmezden gelmezler, bilgiyi paylaşırlar. Bu insanlar “gol yendiğinde” herkesin birden mağlup olacağının farkındadırlar.

* Diğer grup üyelerini takdir etmeye çekinmezler, onların yaptığı iyi şeyleri öne çıkartmanın kendilerine zarar vermeyeceğine inanırlar.

* Herkese karşı pozitif ve dostça davranırlar, onun sizin yanınızda olmasını istersiniz.

* Uzlaşmanın oluşması için uğraşırlar, suçlayıcı veya savunmacı olmayıp bütün fikirleri dinleyebilir, açık ve yapıcı biçimde herkesin yararına olanı ararlar.

* Grup üyelerinin gelişmesine katkı sağlamak zorlarına gitmez. Bir işten kurtulmak için o işi iyi yapmak yönünde giderler, diğerlerinin tecrübe ve yeteneklerini arttırarak ilerlemek isterler. (Bazen bu aleyhlerine olabilir ama büyük dünya içinde yaşamak istiyorsanız başka bir yol ben de göremiyorum).

Not : Bu yetkinlik tanımlarını kariyerinde ilerlemeyi, talip olacağı görevleri, pozisyonları gerçekten isteyen kişiler için yazıyorum. Bu sayede kendilerini işe alacak veya kariyer rotalarında ilerlemeleri için onlara destek olacak, yön verecek kişilerin hangi kriterlere dikkat ettiklerini bilmeniz gereklidir. Diğer yandan şirketlerde ?performans ölçümü?, ?performans yönetimi?, ?yetkinlik esaslı değerlendirme? giderek yaygınlaşmaktadır. Bir profesyonel olarak kariyerinizi geliştirmeniz bu dünyanın kurallarını ve bakış açısını anlamanız ile mümkündür. Sizlerinde yorum veya yazılarınız ile katkılarınızı bekliyorum.