CengizPak.com.tr

Not : Bu yazının konusu kurumsallaşmak isteyen sanayi şirketlerini ilgilendirmektedir.

Kurumsal olmak nedir ?

Aşağıda okuyacağınız cümlelerin geçerli olduğu bir şirket için kurumsal ifadesi kullanılabilir mi ?

Firmanın normal işleyişi için özel insanların orada olup her an kişisel kararlar vermesi gerekiyor, onu uzaktan denetleyebilmek veya izleyebilmek uzak bir hayal gibi görünüyor.

İş yükü dağılımı dengeli değil, bazı kişiler çok yoğun bazı kişiler ise yapacak iş bulamıyor, iş sahipleri işin başından ayrıldıkları her an endişe duyuyor, kendilerine gelen her rapora şüphe ile bakıyor, hiyerarşik seviyenin en altında olanlar ile doğrulama yapıyorlar.

Ortalıkta çok sayıda tercih, parametre, fikir, karar varmış gibi görünüyor, firma yöneticileri kendilerinin çok özgün ve bir başkasına benzemeyen işleyişe sahip olduğunu düşünüyor.

Şirketlerin operasyon ve yönetim alanlarında işleyişlerini yalınlaştırmaları hem maliyet azaltma hem de daha kolay ve hızlı yönetebilmek için önemli, çünkü süreçleriniz ne kadar kısa ise o kadar çabuk ve masrafsız gerçekleşir.

İşte barkod kullanımı şirketin operasyon alanında hızlı, yalın ve ama?ların olamayacağı bir işleyişin kurulmasını kolaylaştırdığı için kurumsallaşma çalışmanızı da destekleyecektir.

Bakın nasıl ?

Barkod Sistemi doğası gereği daha az bilgi, daha az yorum ile hareket eder.
Sistem için ya vardır ya da yoktur.

Halbuki klasik bilgisayar yazılımlarında çok daha fazla opsiyon, tercih, erteleme ve ?ama? olabilir. İşte bu “ama” ile başlayan ve iş akışınızı ya da yazılımınızın ne “aslında” ne yapması gerektiğini söyleyen cümleler sizi karışık ve giderek anlatanların bile anlamayacağı bir kurgunun içine çeker. Barkod ise olayı basitleştirir. Zaten karmaşık olmak değil basit olmak zordur.

İşte bu özelliği sayesinde Barkod Otomasyonu, iş akışınızda bulunan kırışıklıkları, kurumsallaşma önünde bulunan ?operasyonel? engelleri tıpkı bir ütü gibi düzeltir.

Çünkü sistemi çalıştırabilmeniz için bazı şeyleri yapmanız gerekir :

1. Bir işin nasıl yapılacağı net tanımlanır, yorum yapma ihtiyacı azalır.

2. Bir önceki aşama tamamlanmaz ise akış kendiliğinden durur, kural zinciri engel veya problemi görünür hale getirir, gidermek sizin işinizdir.

3. İşlemler zorunlu olarak küçük parçalara bölünür ve sadeleşir.

4. Yeni katılan kişiler hızlı uyum sağlamak zorundadır aksi halde sistem durur.

5. Operasyonel mükemmellik çalışması yapmaya zorlanırsınız, yapılan iş mantıksız ise bu çok belirgin hale gelir.

Barkod Otomasyonunuzu kurarken iş süreçlerinizi de yeniden gözden geçirirseniz bir taşla iki kuş vurmuş olabilirsiniz.

ERP nedir, Kurumsallaşma nedir

ERP (Enterprise Resource Planning – Kurumsal Kaynak Planlaması) kısaltmasındaki en önemli harf ?E? harfidir. ERP?nin en önemli özelliği, firmanın bütün departman ve fonksiyonlarını tek bilgi sistemi içinde birleştirmeye çalışmasıdır. Bu entegrasyon yaklaşımı olağanüstü tasarruflar sağlamasının yanında çalışma hızını da arttırır. Diğer yandan bölümler arası entegrasyon işletme içinde dolaşan bilginin kalitesini de yükseltir. Zaten bilgi kalitesiz olduğunda  sürecin içinde bulunan insanlar lunaparkta korku tünelinde gibi hissederler, önce korkarlar ama sonra bütün olanlaarın yalan olduğuna alışırlar, işte bu nokta kişi veya bölümlerin kendi sistemlerini geliştirmeye başladıkları noktadır ve ERP sisteminizden bir fayda ummak istiyorsanız ışıkları yakıp hayaletleri kaçırmalısınız.

Kurumsal olmak hakkında internet üzerinde bir araştırma yaptığınızda komik, yanıltıcı, eleştirel bir çok yazıya rastlayabilirsiniz. Bence ”kurumsallık” bir firmanın sürdürülebilir yönetim ortamı içinde hem dış hem de iç ilişkilerinde operasyonel mükemmellik seviyesi olarak tanımlanabilir. Aile şirketleri de kurumsal olabilir, kime ait olduğu belli olmayan şirketlerde son derece az kurumsal davranabilir.

ERP’den beklenmesi gerekenin, firmaların operasyonel mükemmellik çalışmasına olumlu katkıda bulunması, onların iç ve dış ilişkilerini doğru bilgi ile düzenlemesi, hızlandırmasıdır. İşte bu nedenle bizce ERP çalışması ile kurumsallaşma çalışması iç içe yürütülmesi gerekir, önce biri sonra diğeri şeklinde gerçekleştirmeye çalışmak gereksiz zaman kaybıdır.

ERP şirketinizin performansını arttırır, kurumsal davranış biçimini geliştirir

ERP bir entegrasyon yaklaşımıdır. Peki niçin entegre etmeye, farklı çalışmaları veya bilgi kümelerini bir biri ile konuşturmaya çalışıyoruz ?

Bunun cevabı tekrarlardan kurtulmak, dolayısı ile tekrarların yaratacağı hatalardan arınmak, zaman kazanmak ve doğru kararları daha hızlı verebilmek için.

Örneğin sipariş girişi esnasında depo mevcudu ? üretilmekte olanlar – müşteriye ait finansal bilgiler bir arada göründüğünde satış bölümünün müşteriye vereceği hizmet hem daha hızlı hem daha kaliteli olacaktır. Hizmet daha kaliteli olurken çalışanların görev tanımları da değişmektedir. Böyle bir sistemde satış temsilcisinin tek görevi siparişi bir kağıda yazmak değil, siparişi tümüyle değerlendirmektir.

Çalışma biçiminiz, ERP entegrasyonu derinleştikçe değişecek, beraberinde firmanızın işleyişi standartlaşacak, denetimi ve izlenmesi kolaylaşacak, iş yükü tüm şirket üzerine dağılacağı için bireysel kurtarıcılar yerine takım oyunu ortaya çıkacaktır. İşte size özlenen,yönetilebilir kurumsal firma profili …

Ancak entegrasyonu sağlamak söylendiği kadar kolay gerçekleşmez, sistem içinde yer alan herkesin doğru zamanda doğru bilgiyi aktarması başlangıçta pek mümkün olmaz; bu noktada ERP sisteminin en iyi yanlarından biri size yardımcı olacaktır.

ERP, şirketinizi şeffaflaştırır, bu sayede aksilikler çok çabuk ortaya çıkar ve üzerinden fazla zaman geçmeden düzeltilmesi sağlanmış olur. Hatasından ders alıp onu hızlı düzeltmek işini iyi yapmak isteyen bir kurumdan beklenmesi gereken değil midir.

ERP projesi ne kadar sürer

ERP projesi ile operasyonel mükemmellik çalışması iç içe olduğu için aslında hiç bitmez, ancak giriş ve yaygınlaştırma bölümlerini bir takvime bağlayabilirsiniz. Gelişme bölümü ise iş hayatınız boyunca devam edecektir.

Giriş ve yaygınlaştırma aşamaları yapılacak işin büyüklüğüne, kadronuzun zenginliğine ve bu işe ayıracağınız süreye göre değişir. Bir fikir vermek gerekir ise 15-30 kullanıcılı bir projenin giriş kısmının 1-3 ay, yaygınlaştırma adımının da bir 3 ay daha sürmesi normaldir.

Yapılacak işi tarif edemediğiniz durumda ise süre tamamen belirsizleşir. Bu nedenle çalışma sisteminizi basitleştirip hedefinizi netleştirerek ERP çalışmasını yürütmelisiniz. Ancak işler genellikle böyle yapılmaz, eline güçlü bir yazılım geçiren şirket daha karmaşık iş süreçleri tarif etmeye veya en kötüsü edememeye başlayabilir, açıkların yazılım veya yazılımcılar tarafından kapatılabileceği düşünülür daha doğrusu buna inanılmak istenir. Yol uzar, ilgi dağılır, bir süre sonra nerede yürüdüğünüzü bile hatırlamaz hale gelirsiniz. Süreç analizi … sipariş geliyor – iş emri açıyoruz – sevkiyat – fatura şeklinde yapıldığında bir birinden farklı şirket mi var !. Süreç analizi ve süreç basitleştirme başlangıçta düşünülse de bir an önce başlama heyecanı içinde çoğunlukla unutulur … ama siz unutmasanız iyi olur.

Zaten önemli olan ERP projenizin ne kadar süreceği değildir, çünkü ERP uygulaması firmanızın iyileştirme çalışmalarının bir parçası olmalıdır ve iyileştirme çalışmaları hiç bitmez. Asıl önemlisi bu çalışmayı niçin yaptığınızı iyi anlamanız, hedefe odaklanmanız ve işinizi geliştirmenizdir.

Unutmayın, sizden sonraki nesiller sizden doğru dürüst çalışan, kurumsal bir şirket beklemektedir.

Nereden başlamalı

Düzgün çalışan, sürdürülebilir yönetime sahip şirket olabilmek için nereden başlamalı ?

Bu sorunun cevabı çok belli ama hiç kimse başkalarının cevabı ile işe başlamamalı, kendi cevabını kendisi bulmalı. Ancak bu sorunuzun cevabını bulmanıza çok katkıda bulunacak bir senaryomuz var.

Diyelim ki size piyangodan iyi bir para çıktı. Bununla bir şirket satın almak için danışman şirket ile görüştünüz ve kendinize ait bir şirket olduğunu onlara söylemediniz. Bir süre sonra sizin şirketinizi size satmak istediler (çünkü size ait olduğunu bilmiyorlar), şimdi fiyatı düşürmek için bulacağınız bütün gerekçeleri yok ederek işinize başlayabilirsiniz.