CengizPak.com.tr

Her firma bir veya birden fazla tedarik zinciri içinde yer alır. Zincirin ister en tepesinde ister en altında olsun her zaman kendisinden beklenenleri yerine getirmek, bunu yaparken içinde bulunduğu zincir için en ekonomik olan yolu izlemeye çalışmak, bu arada da kendisini de sürekli geliştirmek durumunda.

ERP yazılımının üretim yapan bir şirket içinde başarı ile uygulanabilmesi için firma, kendi kendisini besleyen bir düzeni oluşturmalı;  sistem kendisini iyileştirebilecek ve başlamak için mutlaka “mükemmel” noktada olunması gerekmemelidir (bazen firmalar bütün işlerini bitirdikten sonra ERP Projesine başlayacaklarını söyler … )

Kurumsal Kaynak Planlaması olarak dilimize geçmiş olan ERP sistemleri, işletmelerin bütün operasyon alanını entegre etmeye, bütün işlemleri tek veri tabanı üzerinde yürütmeye talip sistemlerdir. Üretim yapan bir şirket için “üretim ve stok planlaması” herhalde en öncelikli konudur. ERP düzeni kurmamış bir firma bu işi kurumsal olarak çözmüş olabilir mi ? Firma bu işi hallettikten sonra ERP konusuna geçecek ise sonu gelmeyecek bir söylemin içinde zaman kaybedecektir.

Peki ERP sistemi kullanarak “üretim ve stok alanında” neyi hedefliyoruz ?

“Firmamızın malzeme, kapasite, zaman, para gibi kaynaklarını yönetmek, neyin, nerede, niçin, ne zaman olması gerektiğini bilmek istiyoruz.”
Bunu niçin istiyoruz ? (Ne saçma bir soru diye düşünmeyin lütfen, saçma soru yoktur saçma cevaplar vardır, bu sorunun cevabı bizim problemimizi – var ise elbette – ve ne olunca tatmin olacağımızı belirleyecek)

Çünkü çalışırken ve üretirken bu kaynakların bazılarından kayıplar oluşuyor, bazıları zamanında olmaları gereken yerde olmadıkları için işlerimiz aksıyor. Kayıplarımızı fiyatlarımıza yansıtıyor ve pahalı bir tedarikçi durumuna düşüyoruz, geç teslim ediyor ve başkalarının da işini aksatıyoruz, biz onları aksatınca onlar da ödemeleri aksatıyor, bu seferde tedarikçilerimiz bizden şikayetçi oluyorlar …

Sonuçta, içinde bulunduğumuz tedarik zincirinin kuvvetli bir üyesi olacağımıza diğerlerinin şikayetçi olduğu bir firma haline geliyoruz. Bu durumdan şimdi ve sonsuza kadar kurtulmak istiyoruz.

İşte ERP sistemleri bize bunu sağlamayı vaat ediyor, elbette her zaman olduğu gibi herşey bize bağlı … Biz yaparsak olacak, yapmazsak olmayacak.
ERP projesinin yoldan çıkmaması için izlenmesi gerekiyor, peki ama neyi izleyeceksiniz ?

Size aşağıda 12 performans kriteri / kontrol noktasını listeleyeceğim, bu 12 performans parametresini değerlendirmeyen hiç bir firmanın ERP uygulamasından başarılı olarak çıkamayacağını düşünüyorum (hepsi bu kadar değil elbette, bunlar daha çok üretim ve stok alanını ilgilendirenler)

ERP projeleri hakkında iyi veya kötü şeyler duymuş olabilirsiniz. Ne duymuş olursanız olun her örnek kendi içinde değerlendirilmelidir. Firmanın öncelikleri, proje ekibinin formasyonu, seçilmiş olan yazılım, veri modellemesi … Bir çok faktör sonucu etkiler. Bu sebeple birinin başarısı veya başarısızlığı sizin çok önemli olmamalı, çünkü genel olarak başarılı olabileceğiniz bir konudur ERP.

ERP projelerinde “Performans Kriterleri” oluşturup izlemek ana noktaları her zaman göz önünde bulundurmanızı sağlayacaktır. Bu noktaları kaybettiğiniz zaman ERP projenizin yolunu da kaybedersiniz, yıllar geçer, projeyi başlatanlar başka görevlere atanır, projeniz giderek bilgi işlem odaklı bir hale gelir ve oradan da bir süre sonra teknolojik yetersizlikten dolayı kapı dışarı edilir …

Bu süreci yaşamamak için ERP çalışmasını aktif olarak izlemeli ve değerlendirmelisiniz.
12 Performans Kriteriniz

1. İş Planı
2. Satış Planı
3. Üretim Planı
4. Ana İmalat Planı
5. Malzeme Planı
6. Kapasite Planı
7. Ürün Ağacı
8. Stok Yönetimi
9. Üretim Rotası
10. Satınalma Planı
11. İmalat Alanı Yönetimi
12. İş Takvimi ve Genel Performans
Bu tür kriterler proje başlamadan önce proje ekibi tarafından izlenmeye başlamalıdır. Örneğin Stok Kayıt Doğruluğu proje başlamadan önce (ilk hali) ölçülmelidir ki ilerleme anlaşılabilsin. Diğer yandan kriterleri oluşturmak projenizin alt detaylarının da ne olabileceğini yönlendirecektir.

Şimdi bu 12 maddenin detay ölçeklerini tartışmaya başlayabilirsiniz …

ERP nedir, Kurumsallaşma nedir

ERP (Enterprise Resource Planning – Kurumsal Kaynak Planlaması) kısaltmasındaki en önemli harf ?E? harfidir. ERP?nin en önemli özelliği, firmanın bütün departman ve fonksiyonlarını tek bilgi sistemi içinde birleştirmeye çalışmasıdır. Bu entegrasyon yaklaşımı olağanüstü tasarruflar sağlamasının yanında çalışma hızını da arttırır. Diğer yandan bölümler arası entegrasyon işletme içinde dolaşan bilginin kalitesini de yükseltir. Zaten bilgi kalitesiz olduğunda  sürecin içinde bulunan insanlar lunaparkta korku tünelinde gibi hissederler, önce korkarlar ama sonra bütün olanlaarın yalan olduğuna alışırlar, işte bu nokta kişi veya bölümlerin kendi sistemlerini geliştirmeye başladıkları noktadır ve ERP sisteminizden bir fayda ummak istiyorsanız ışıkları yakıp hayaletleri kaçırmalısınız.

Kurumsal olmak hakkında internet üzerinde bir araştırma yaptığınızda komik, yanıltıcı, eleştirel bir çok yazıya rastlayabilirsiniz. Bence ”kurumsallık” bir firmanın sürdürülebilir yönetim ortamı içinde hem dış hem de iç ilişkilerinde operasyonel mükemmellik seviyesi olarak tanımlanabilir. Aile şirketleri de kurumsal olabilir, kime ait olduğu belli olmayan şirketlerde son derece az kurumsal davranabilir.

ERP’den beklenmesi gerekenin, firmaların operasyonel mükemmellik çalışmasına olumlu katkıda bulunması, onların iç ve dış ilişkilerini doğru bilgi ile düzenlemesi, hızlandırmasıdır. İşte bu nedenle bizce ERP çalışması ile kurumsallaşma çalışması iç içe yürütülmesi gerekir, önce biri sonra diğeri şeklinde gerçekleştirmeye çalışmak gereksiz zaman kaybıdır.

ERP şirketinizin performansını arttırır, kurumsal davranış biçimini geliştirir

ERP bir entegrasyon yaklaşımıdır. Peki niçin entegre etmeye, farklı çalışmaları veya bilgi kümelerini bir biri ile konuşturmaya çalışıyoruz ?

Bunun cevabı tekrarlardan kurtulmak, dolayısı ile tekrarların yaratacağı hatalardan arınmak, zaman kazanmak ve doğru kararları daha hızlı verebilmek için.

Örneğin sipariş girişi esnasında depo mevcudu ? üretilmekte olanlar – müşteriye ait finansal bilgiler bir arada göründüğünde satış bölümünün müşteriye vereceği hizmet hem daha hızlı hem daha kaliteli olacaktır. Hizmet daha kaliteli olurken çalışanların görev tanımları da değişmektedir. Böyle bir sistemde satış temsilcisinin tek görevi siparişi bir kağıda yazmak değil, siparişi tümüyle değerlendirmektir.

Çalışma biçiminiz, ERP entegrasyonu derinleştikçe değişecek, beraberinde firmanızın işleyişi standartlaşacak, denetimi ve izlenmesi kolaylaşacak, iş yükü tüm şirket üzerine dağılacağı için bireysel kurtarıcılar yerine takım oyunu ortaya çıkacaktır. İşte size özlenen,yönetilebilir kurumsal firma profili …

Ancak entegrasyonu sağlamak söylendiği kadar kolay gerçekleşmez, sistem içinde yer alan herkesin doğru zamanda doğru bilgiyi aktarması başlangıçta pek mümkün olmaz; bu noktada ERP sisteminin en iyi yanlarından biri size yardımcı olacaktır.

ERP, şirketinizi şeffaflaştırır, bu sayede aksilikler çok çabuk ortaya çıkar ve üzerinden fazla zaman geçmeden düzeltilmesi sağlanmış olur. Hatasından ders alıp onu hızlı düzeltmek işini iyi yapmak isteyen bir kurumdan beklenmesi gereken değil midir.

ERP projesi ne kadar sürer

ERP projesi ile operasyonel mükemmellik çalışması iç içe olduğu için aslında hiç bitmez, ancak giriş ve yaygınlaştırma bölümlerini bir takvime bağlayabilirsiniz. Gelişme bölümü ise iş hayatınız boyunca devam edecektir.

Giriş ve yaygınlaştırma aşamaları yapılacak işin büyüklüğüne, kadronuzun zenginliğine ve bu işe ayıracağınız süreye göre değişir. Bir fikir vermek gerekir ise 15-30 kullanıcılı bir projenin giriş kısmının 1-3 ay, yaygınlaştırma adımının da bir 3 ay daha sürmesi normaldir.

Yapılacak işi tarif edemediğiniz durumda ise süre tamamen belirsizleşir. Bu nedenle çalışma sisteminizi basitleştirip hedefinizi netleştirerek ERP çalışmasını yürütmelisiniz. Ancak işler genellikle böyle yapılmaz, eline güçlü bir yazılım geçiren şirket daha karmaşık iş süreçleri tarif etmeye veya en kötüsü edememeye başlayabilir, açıkların yazılım veya yazılımcılar tarafından kapatılabileceği düşünülür daha doğrusu buna inanılmak istenir. Yol uzar, ilgi dağılır, bir süre sonra nerede yürüdüğünüzü bile hatırlamaz hale gelirsiniz. Süreç analizi … sipariş geliyor – iş emri açıyoruz – sevkiyat – fatura şeklinde yapıldığında bir birinden farklı şirket mi var !. Süreç analizi ve süreç basitleştirme başlangıçta düşünülse de bir an önce başlama heyecanı içinde çoğunlukla unutulur … ama siz unutmasanız iyi olur.

Zaten önemli olan ERP projenizin ne kadar süreceği değildir, çünkü ERP uygulaması firmanızın iyileştirme çalışmalarının bir parçası olmalıdır ve iyileştirme çalışmaları hiç bitmez. Asıl önemlisi bu çalışmayı niçin yaptığınızı iyi anlamanız, hedefe odaklanmanız ve işinizi geliştirmenizdir.

Unutmayın, sizden sonraki nesiller sizden doğru dürüst çalışan, kurumsal bir şirket beklemektedir.

Nereden başlamalı

Düzgün çalışan, sürdürülebilir yönetime sahip şirket olabilmek için nereden başlamalı ?

Bu sorunun cevabı çok belli ama hiç kimse başkalarının cevabı ile işe başlamamalı, kendi cevabını kendisi bulmalı. Ancak bu sorunuzun cevabını bulmanıza çok katkıda bulunacak bir senaryomuz var.

Diyelim ki size piyangodan iyi bir para çıktı. Bununla bir şirket satın almak için danışman şirket ile görüştünüz ve kendinize ait bir şirket olduğunu onlara söylemediniz. Bir süre sonra sizin şirketinizi size satmak istediler (çünkü size ait olduğunu bilmiyorlar), şimdi fiyatı düşürmek için bulacağınız bütün gerekçeleri yok ederek işinize başlayabilirsiniz.

Enterprise Resources Planning (ERP) kelimesi dilimize Kurumsal Kaynak Planlaması olarak çevrilmiştir.

“Enterprise”, tanımlanmış bir misyonu olan girişim olarak tanımlanabilir. Doğal olarak bir şirket, yatırım veya herhangi bir işi yapmak üzere oluşturulmuş organizasyon bu tanıma girebilir.

ERP, “Enterprise” olarak tanımlanan şirket veya organizasyonun kendi tecrübe ve bilgisinin bir avantaja dönüştürülebilmesi için gereken tanımlama, standartlaşma ve organizasyonu sağlayan yazılım ve entegrasyon alt yapısıdır.

Not : ERP, bu tanımı itibarı ile bir yöntem değildir; dolayısı ile yöntem kategorisinde bulunan MRP ve MRP-II ile kıyaslanmamalıdır. ERP entegrasyonu içinde MRP, MRP-II gibi bir çok yöntem kullanılıyor veya kullanılmıyor olabilir.