Şimdi vereceğim liste size sıkıcı gelebilir ama ERP Projeleri sadece konuşarak yapılmıyor. İzlemeniz gereken hem bilgisayar yazılımlarının devreye alınması için yapılması gereken teknik veya düzenleme çalışmaları hem de mevcut süreçlerin yenileri ile yer değiştirip değiştirmedikleri (çalışanların bir yandan da eski düzeni koruyor olmaları sık rastlanan bir olaydır).
Örneğin Satınalma Bölümü ile ilgili bir çalışma yaparken :
- Talepten başlayıp depoya yerleştirme aşamasına kadar izleyeceğiniz yol ve ERP yazılımınızın hangi aşamalarda karşınıza çıkacağı
- Bu süreçte kullanılan formların listesi, hangileri ve nasıl yeni süreçte yer alacak, tasarımları nasıl olacak
- Normal olmayan bir durumda ne yapılacak (örneğin siparişte olandan fazla malzeme geldiğinde kim kime ne söyleyecek)
- Etiketleme yapılacak ise ne tür malzeme kullanılacak, etiketler tedarikçi tarafından mı sizin tarafınızdan mı hazırlanacak
- Malzeme depoya geldiğinde ne kadar süre içinde bilgisayar sistemine işlenecek, ne kadar sürede raftaki yerini alacak
- Geciken siparişleri tedarikçiye hatırlatmak için nasıl bir düzen kurulacak
- Malzemelere ait planlama parametreleri kim tarafından, hangi kurallara göre hazırlanacak, planlama parametresi eksik olan malzemeler için ne yapılacak
- Süreç inceleme ve güncelleme çalışması ne kadar sürede bir tekrar edilecek
- Yazılım kullanıcı girişlerinde neleri kontrol edip uyarmalı …
Bu liste gerçeğin sadece bir kısmı. Siz de ERP projenizde yer alan her bölüm, departman veya uygulama için bu tür listeler oluşturmalısınız. Takip için oluşturacağınız listelere ilaveten hem yönetimin hem de herkesin kolayca anlayabileceği “Anahtar Performans Ölçekleri – KPI – Key Performance Index” çalışması yapmanız da yolunuzu şaşırmamanızı sağlar. Örneğimizi yine Satınalma ile ilgili verelim.
- Malzemelerinizin A-B-C analizi sonucu kategorileri, her kategoride kaç değişik malzeme var
- Her malzemenin Stok Devir Hızı
- Dönem sonu malzemelerin depoda bekleme süresine göre puanlama
- Beklentilere uygun malzeme teslimat oranı
- Geciken malzemelerin oranı
- Kullanılamaz duruma geçen / ayrılan malzeme miktarı, oranı …
Bu listede uzayıp gidebilir, uzatmak kolay kısaltmak zordur. Firmanız için en önemli olanlarını her dönem değerlendirerek ilerlerseniz ne tarafa gittiğinizi de görmüş olursunuz.