CengizPak.com.tr

Günlük iş temposu içinde ne yaptığımızın, nasıl yaptığımızın farkında olamayabiliriz. İş hayatı içinde yaşanan gerginlikler, tartışmalar zamanla bizim işimizi olmaması gibi yapmaya veya çevremiz tarafından istemediğimiz konumlandırılmaya maruz kalabiliriz.

Diğer yandan öğrenen insan – öğrenen şirket konusu var. Şirketler kişilere devamlı bir şeyler öğretmek yerine çalışanlarına “öğrenmeyi” öğretseler çok önemli bir engeli aşmış olacaklar. Ancak bunun için biraz zaman ayırmak gerek.

Çalışanlarınıza davranışlarını nasıl gözden geçirebileceklerini, neleri değiştirmeleri gerektiğini nasıl keşfedebileceklerini ve onları nasıl değiştirebileceklerini öğretmek çok iyi bir yatırımdır.

Bunun için basit bir yol kullanılabilir ve sadece bir kaç dakika alır.

İş yerinizi terk etmeden önce bir kaç dakikayı “o gün ne olduğunu” düşünmek için ayırın. Ne planlamıştınız ve ne yaptınız. Toplantılar nasıl geçti, aralarda ne yaptınız, iş arkadaşlarınız veya iş yaptığınız kişiler ile neler konuştunuz.

Ve sonra aşağıdaki soruları sorun kendinize.

* Neleri başardınız, neler sizi zorladı ? Bilginizi kullandığınız işler ile yetersiz kaldıklarınız nelerdi ?

* Bugün ne öğrendiniz, kendininizde negatif gördüğünüz (eksik gördüğünüz) herhangi bir konuda ilerleme sağladınız mı? İşiniz ve çalışma ortamınız ile ilgili ne öğrendiniz ve yarın ne yapmayı planlıyorsunuz ?

* Herhangi bir kişiye bilgi aktarmalı veya durum tazelemesi yapmalı mısınız ? Teşekkür etmeyi unuttuğunuz biri var  mı?

Bu tempo içine girerseniz ilişkilerinizi daha güçlü hale getirebilirsiniz. Birisini bilgilendirmek veya teşekkür etmek için bir kaç dakika içinde bir eposta gönderebilir veya telefon ile konuşabilirsiniz. Bir sorunuzu sorabilir, iş arkadaşlarınızı çevrimin içinde tutabilirsiniz. Çoğunlukla bu tür konular için zaman ayırmayız, fakat zaman ayırmamak bize ne kazandırabilir ?

İş hayatı sosyal bir çevre ve iyi ilişkiler demektir. Eğer bu düzeni ayakta tutmak için çaba harcamaz isek başarılı olmamızda çok güç olur. Çevrenizde bulunan insanları dikkate almadan, her şeyi kendiniz yapmaya çalışır iseniz genellikle “iletişim özürlü” olursunuz.

Bu süreç “anlatana kadar yaparım” düşüncesi ile tetikleniyor olabilir. Elbette bu en iyi ihtimal, eğer bunun sebebi bilgi paylaşmama isteği ise hem sizin hem de şirketiniz için daha kritik bir konu.

İlk bakışta sizinle iş görüşmesi yapanların bir çok teknik ayrıntı peşinde koştuklarını düşünebilirsiniz ancak onlar da insandır ve aslında her insan gibi bu durumda 3 temel nokta onları çok etkiler. Bu noktalara dikkat ederseniz kariyerinize kesintisiz devam edebilirsiniz.

Yeterlilik : Görüşmeciler iş için gerekli yeterliliğe ve kişisel becerilere sahip, en az kontrol ve denetim ile işi yapabilecek kişileri işe almak isterler.

Yüklenebilme : İşi en çok almak, aldıktan sonra zorluklara aldırmadan, kendi kendini motive ederek işini yapabilecek kişi aranıp bulunmak istenir.

Kimya : Görüşmeciler bir arada rahat hissedebilecekleri kişileri işe almak isterler. Kimyasal uyum olarak isimlendirilen bu özelliği yeni kuşak ?elektrik almak? olarak isimlendiriyor. Nerede ise bütün görüşmeciler kendi şirket kültürlerinin farklı olduğunu düşünür ve yeni katılacak kişinin mevcut ekip ile uyum sağlayabilecek olmasına dikkat ederler.

Yeterlilik ve Yüklenebilme özelliklerinizi size yönlendirilecek sorulara iyi ve pozitif cevaplar vererek göstermelisiniz. Ama kimyasal uyumunuzu ses tonunuz ve vücut lisanınız belirleyecektir.

Unutmayın ki görüşmeciler sadece ne söylediğinize değil nasıl söylediğinize de bakarlar.

1. İşten ne beklediğinizi, ne istediğinizi, ne olunca mutlu olacağınızı tasarlamış olmalısınız

Bir çok kişi çalıştığı işte çok da mutlu değildir. Peki işte geçirilen zaman evde geçirilen zamandan daha uzun olduğu halde bu zaman dilimini nasıl daha yararlı geçirebileceğinizi kaç kez düşündünüz. Eğer nereye doğru gitmek istediğiniz hakkında bir fikriniz yok ise sizi oraya götürecek adımları da atamazsınız.

O zaman biraz durup düşünün, 5 sene sonra ne yapmak istiyorsunuz, 10 yıl içinde hangi noktaya ulaşmayı planlıyorsunuz. Benzer bir işimi yoksa tamamen farklı bir alanda mı çalışmak istiyorsunuz. Mevcut işinizde ilerlemek sizin ana planınız mı?

Peki hedefinize doğru gitmenizi kolaylaştıracak adımlar neler, hangi konularda ek eğitime ihtiyacınız var, hangi konularda pratik yapmalısınız. Bunun için kimlerden veya hangi kaynaklardan yararlanabilirsiniz, nasıl bir zaman planını gerçekleştirebilirsiniz.

Kusursuz bir kariyer isteyen herkes önce “ne istediğine” karar vermelidir.

2. Kendinizi tanımalısınız, kişisel SWOT analizi yapmak iyi bir yoldur

Bir çok insan iş ortamında öne çıkmadan, biraz geride durmayı tercih eder. Bunun nedeni kişinin kendi güçlü ve zayıf yanlarından emin olmamasıdır. Hepimiz bir miktar kendimizi kandırır, gerçek özelliklerimizi göremeyiz. Bazen de işe alınmamanın sebebi kendimizde görmek istemediğimiz özelliklerin karşımızdaki tarafından görünmesidir.

Zayıf yanlarınızı geliştirebilmeniz için önce onları tespit etmelisiniz, en iyi yol bunun için başkalarının fikirlerinden faydalanmaktır.

Örneğin sizi iş ortamında tanıyan 7 kişi belirleyin, bunlar iş arkadaşlarınız, eski işyerinizde çalışanlar, müşterileriniz, çalıştığınız tedarikçilerde temas içinde olduğunuz kişiler, eski patron veya yöneticileriniz olabilir. Onlara birer e-posta yollayın ve sizin hakkınızda yapacakları samimi yorum için çok memnun olacağınızı söyleyin. Herhangi bir övgü veya destek cümlesi istemediğinizi de açıkça belirtin.Onlara 3 soru sorun :

1. Benim güçlü yanlarım nelerdir ?

2. Benim zayıf yanlarım nelerdir ?

3.  Zayıf yanlarımı nasıl geliştirebilirim ?

Doğru kişileri seçmeye gayret edin, arkadaş veya aile üyeleri bu iş için uygun değildir. Çünkü onlar hem sizi iş ortamınızda tanımazlar hem de sizi üzmemek için gerçeği söylemeyebilirler.

3. Zayıf yanlarınızı giderin geriye güçlü yanlarınız kalsın

2 numaralı tavsiyeyi yerine getirip farklı kişilerin fikirlerini elde etti iseniz bunu değerlendirmelisiniz. Eğer düşüncelerini sorduğunuz kişilerin sizin hakkınızda yanıldığını düşünürseniz sadece hata yapmış olursunuz.

Eğer sizi tanıyan kişiler sizin bazı zayıf yönlerinizi görebiliyorlar ise iş görüşmesi yaptığınız kişilerde bunların bazılarını görüp sizden vazgeçebilirler.

Bugünün iş hayatında adaylar yeni teknikler öğrenerek kendilerini daha iyi sunmak için çalışıyorlar. İyi bir iş bulabilmek ve kabul edilmek giderek zorlaştığıiçin “zayıf yönleriniz üzerine çalışarak” onları yok etmeli veya azaltmalısınız.

Zayıf yanlarınız ile mücadele edebilmek için başka kişilerin fikirlerinden faydalanabilirsiniz. İş arkadaşlarınıza, patronunuza, arkadaşlarınıza önerilerini sorun ve onları dinleyin.

Eğer bir konuda eğitim eksikliğiniz var ise onu tamamlayın, eğer davranışlarınızı değiştirmeniz gerekiyor ise bunun için bir adım atın.

4. Çevrenizi genişletin

Çok sayıda firma hiç ilan vermeden yeni eleman arar. Siz iş ilanları için basın veya internet sitelerini izlerken bir çok kişi bu yayınlanmayan işler için görüşüyor. Bu tür işler ağızdan ağıza yayılır, tanıdıklar bir birlerine bu yeni işleri haber verir. Dolayısı ile bu işlerden haberiniz olabilmesi için insanların sizi tanıması, sizin yetenek ve tecrübelerinizi bilmesi gerekir.

Kariyerini geliştirmek isteyen bir kişiye verilecek en önemli tavsiye “çevresini geliştirmesi ve görünür olmasını” hatırlatmaktır.

Yeni insanlar ile tanışabileceğiniz yerlere, konferanslara, fuarlara daha sık gitmelisiniz. İnsanlar ile ilişki kurmalı, kendinizi ve yapabileceklerinizi onlara tanıtmalısınız. Konuşacağınız kişiler belki de sizin gibi birinin arandığı açık bir pozisyonu biliyor veya onların bir tanıdığı bu bilgiye sahip olabilir; kimin hangi taşı kaldırabileceğine asla bilemezsiniz.

Yeni insanlar ile tanıştığınızda onlarla samimi olark ilgilenmeli,  onlar hakkında bilgi edinmelisiniz (ne iş yapıyorlar, neleri seviyor neleri sevmiyorlar …). İyi bir konuşmacı olmak yerine iyi bir dinleyici olmanız yeni arkadaşlar kazanmanızı kolaylaştıracaktır.

Yeni insanlar ile karşılaşmanız kolay onlar ile ilişkinizi kopartmadan sürdürebilmek zordur. Onlar yeni iş fırsatının haberini aldığında sizi hatırlayıp bu haberi size aktarabilmeleri için sizi unutmamış olmaları ve size ulaşabilmeleri gerekir. Bunun için bir kaç ayda bir onların hatırlarını sormalı, onlar ile ilgilenmeye devam etmelisiniz.

5. İşi her boyutu ile değerlendirin

İşin size sağlayacağı maddi kazançların yanında başka faktörler de vardır.

Bu işi ne kadar istiyorsunuz ? Uzun vadeli kariyer planınıza ne kadar uygun ? Bu iş size ne kadar keyif verecek ?

Bir işi kabul etmeden önce aşağıdaki noktaları gözden geçirmelisiniz :

Yeteneklerinizin kullanımı : Bu iş yeteneklerinizin ne kadarının kullanımını sağlayacak. Örneğin siz müşteri ile yüz yüze konuşurken başarılı iseniz bürokratik ve kağıtlar ile dolu bir iş size uygun olmayabilir.

İlerleme olanakları : Bu iş uzun vadeli kariyer planlarınıza uygun mu? Bu işi bir atlama taşı gibi mi düşünüyorsunuz yoksa önerilen pozisyon sizi mutlu ediyor mu ?
Patronunuz Kim : Patronunuz ile tanıştınız mı ? Onunla ve yönetim tarzı ile ne kadar rahat edeceksiniz ?

İş arkadaşlarınız kim : Çalışacağınız insanlar ile çalışabileceğinizi, onlar ile başarılı sosyal ilişkiler kurabileceğinizi düşünüyor musunuz ?

İş Ortamı : Çalışacağınız bina, ofis, lokasyon hoşunuza gitti mi? İşyerinizin çevresi sizin ihtiyaçlarınızı karşılıyor mu ?

Kariyerini geliştirmek isteyen geliştirir, bu konuda şikayetçi olmak, talihsizlikten yakınmak yerine kendinizi doğru pozisyonlamalısınız. Bu sitede yer alan yetkinlikler kütüphanesini izlemenizi öneririm.

Diğer bir önerim de Her Yaştaki İnsan İçin 1 Aylık Kişisel Gelişim Planı isimli yazımı okumanız olacaktır.

Bir iş başvurusu yaparken görüşmecilerin “yeterlilik” konusunda nelere önem verdikleri araştırıldığında şimdi sayacağımız 10 özellik öne çıkar. Aranan kişi ister bir genel müdür, ister bir satış görevlisi olsun aranan temel  özellikler hemen hemen hiç değişmez … Eğer kariyerinizi etkileyecek iş görüşmelerinden başarı ile çıkmak istiyorsanız bu 10 özelliğin üzerinde çalışmalı ve kendinizi geliştirmelisiniz.

1. İnsanlar ile iletişim

Bir fener kulesinde yalnız başına çalışmayacak iseniz iletişim yeteneğiniz önemlidir. Görüşme esnasında aşağıda ki gibi konular sorgulanabilir.

- İş arkadaşlarınızın veya müşterilerinizin ihtiyaçlarını dinleyebilmek
- Bire bir veya gruba bilgi aktarabilmek
- Müşteri şikayeti, tartışmalar gibi zor durumları yönetebilmek
- Başkalarının okuması için rapor ve döküman hazırlayabilme

2. İkna kabiliyeti

Bir çok görüşmeci iyi iletişim özelliklerinin yanısıra ?ikna kabiliyeti? olan adayları bulmaya çalışır; bunun için aşağıda ki gibi konuları incelerler.

- Kendi bakış açınızı bir başkasına nasıl anlatabildiğiniz.
- Birisinin fikrini değiştirerek sizin gibi düşünmesini sağlamak

- İkna kabiliyeti sorunları dinledikten sonra karşı tarafı bir ürün veya servis almaya yönlendirme aşamasında çok gerekli bir özelliktir.

3. Analiz edebilme

Yöneticiler her zaman durumu analiz edebilen kişileri tercih ederler. Görüşmeden önce aşağıda ki gibi durumlarda ne yapabileceğinizi düşünmelisiniz.

- Bir konu veya sorun hakkında bilgi toplayabilme
- Karmaşık bir problemi küçük ve daha basit parçalara ayırabilme
- Farklı opsiyonların iyi ve kötü yanlarını ayrıştırabilme

4. Problem çözebilme

Herkes, hangi görev için olursa olsun sorunu anlayıp onu çözebilen kişileri tercih ederler. Bu nedenle iş görüşmenizde aşağıdaki gibi noktaları konuşmaya hazır olmalısınız.

- Bir problem ile nasıl uğraşabileceğiniz üzerine önerileriniz
- Beyin fırtınası gibi çalışmaları başlatabilmek veya katılmak
- Bir problemi çözmek veya onunla uğraşmak için izleyeceğiniz yol

5. Kendi başınıza iş yapabilme yeteneği

Şirketler sadece kendisine verilen işi değil aynı zamanda insiyatif kullanabilen, yaptığı işi geliştirebilen kişileri işe almak isterler. Bu nedenle aşağıda ki gibi sorular ile karşılaşabilirsiniz.

- Hayal kırıklığı yaşadığınız ama kendinizi toplayarak işinizi başarı ile sürdürdüğünüz olaylar
- Orjinal bir fikrinizi uygulayıp başarılı olduğınız bir durum
- Bir hedefe ulaşabilmenizi engelleyen güçlükleri ortadan kaldırmanız

6. Ekip üyesi olabilme

İşverenler her zaman takım çalışmasının öneminden bahsederler. Bu nedenle aşağıdaki gibi anılarınızı hatırlamalısınız.

- Bir takım ardaşınıza nasıl yardım ettiğiniz
- Takım arkadaşlarınız arasında bir anlaşmazlığı nasıl çözdüğünüzü
- Takımın çıkarlarını kendi çıkarınızın önüne nasıl koyduğunuzu

7. Çabuk ?hazır olma?, hızlı öğrenebilme

Özellikle giriş seviyesi işler için işverenler hızlı yetşişebilecek kişileri seçmeye çalışırlar. Yöneticiler kendilerini çok uğraştıracak kişilerden uzak durmaya çalışırlar. Bu nedenle aşağıdaki gibi sorgular ile karşılaşabilirsiniz.

- Bir iş veya görev için nasıl hızlı adapte olduğunuzu
- Kendi kendinize çalışarak bir konu hakkında nasıl uzmanlaştığınız
- Çok az kontrol ve denetim altında yeni bir yeteneği nasıl kazandığınız

8. Esneklik ve adaptasyon

Görüşmeciler açık fikirli, ön yargıları olmayan, yardım sever kişileri istihdam etmek isterler. Görüşme esnasında aşağıdaki konular ile karşılaşmaya hazır olmalısınız.

- Bir projenin zamanında tamamlanabilmesi için kendinizden ne verdiniz
- Görev tanımınızda olmasa bile bir başkasına yardım edişiniz
- Bir başkasının açıklamasını dinledikten sonra kendi fikrinizi nasıl değiştirdiniz.

9. Planlama ve organizasyon

İşverenler kendi iş yükünü yönetebilen kişileri tercih ederler. Bu konuda onları ikna edebilmek için aşağıdaki gibi konulara ait fikriniz olmalı.

- İşleri zamanında yetiştirmek üzere doğru öncelikleri planlama
- Bir projeyi planlamış olma ve tamamlama
- Bir işin yapılabilmesi için başka kişileri organize edebilme

10. Büyük resmin farkında olmak

Bir çok işveren çalışanlarının dar görüşlü olduğunu, kendi yaptıkları işten başka bir şeyi anlamaya çalışmadıklarından şikayetçi olur. Eğer kendinizin böyle olmadığını doğru olarak aktarabilirseniz büyük avantaj elde edersiniz. Bunun için aşağıdaki gibi davranmalısınız.

- Kendi departmanınız dışındaki kişiler ile ilişki kurabilmeniz
- Bir müşteriniz, tedarikçiniz veya rakibiniz hakkında (firmanızın) ilginç bir bilgiyi iş arkadaşlarınız ile paylaşmak
- Kendi yaptığınız işin başka ekipleri nasıl etkileyebileceğini düşünmek.

Kolay gelsin

İş arama süreciniz içerisinde başvuru yapmış olduğunuz bazı firmalardan mülakat daveti alabilirsiniz. Peki bu mülakatlara nasıl hazırlanmalısınız?

Ön Hazırlık

Evde Çalışmak:

Evet yanlış okumadınız. Evde mülakata hazırlanmak size çok şey kazandıracaktır. Eğer mülakatta size sorulabilecek olan soruları yaklaşık olarak tahmin edebiliyorsanız bunların cevaplarına evde sesli bir şekilde hazırlanmanız sizin için yararlı olacaktır. Hayatınızda ilk defa görüştüğünüz, tanımadığınız bir kimsenin size çok kısıtlı bir zaman diliminde üst üste sorduğu bir çok soru sizi sıksa da bu durumla daha önceden yapacağınız bir hazırlıkla kurtulabilirsiniz.

Araştırma Yapmak:

Görüşmeye gideceğiniz firmayı önceden mutlaka araştırın. En temel olarak kaç çalışanı olduğunu, faaliyetlerinin ne olduğu, kaç yıldır faaliyette olduğu konularını araştırmanızı öneririm. Hatta bir adım daha öne geçmek için sektördeki diğer şirketleri de inceleyin ve görüşmeye gittiğiniz şirkette anlatacağınız genel kültürünüz olsun. Sektörü takip ettiğinizi gösterin.

Kıyafet ve Özgeçmiş:

Görüşmeye gideceğiniz kıyafetlerinizi özenle seçmeye çalışın. Uyumsuz ve spor kıyafet giymemeye çalışın. Çok nadir de olsa küçük şirketlerin bazılarında ve bazı iş alanlarında kıyafet çok problem teşkil etmese de bu genellikle önemli bir sorundur. İş görüşmesini yürüten görüşmeci genellikle sizi bir bütün olaran inceler. Kıyafet, söz diksiyon, davranış, bilgi, tecrübe, saygı, özgüven, uygunluk, kişilik bunlardan bazılarıdır.

Mülakat Zamanı

Mülakat zamanı gelmeden hemen evvel saatinizin doğruluğundan emin olun. Mülakat yeri ile eviniz veya mülakata gideceğiniz yerin uzaklığını ve ulaşım imkanlarını iyice araştırın. Zira mülakata geç gitmek pek te iyi karşılanmaz. Mülakata geç gitme olasılığınızı düşünerek en az 15 dakika evvel mülakat yapılacak yerde bulunmanız yerinde olacaktır.

Bazı tavsiyeler;

1- Mülakat?ta başarılı olmak için öncelikle bilginize hakim olmak durumundasınız; Bu şu anlama gelmektedir. Başvurduğunuz pozisyonla ilgili ne kadar teknik detay biliyorsunuz ve ne ke kadar konudan anlıyorsunuz. Bunu görüşmeciye gösterebilmelisiniz.

2- Heyecan yapmayın; en nihayetinde karşınızdaki de sizin gibi bir insan ve size ayırmış olduğu o 1 saatlik zamanında onun tek amacı karşısındaki adayın kendi şirketi için ne kadar uygun olduğunu anlamaya çalışmaktır. Burada yapılacak en doğru davranış lafı çok uzatmadan size sorulan sorulara objektif, kısa ve net cevaplar vermenizdir.

3- Konuşmanız sırasında yumuşak ve net bir üslup kullanmanız yerinde olur. Kendinizden emin olmalısınız. Konuşma esnasında vücut dilinizi de doğru bir şekilde kullanmanız görüşmeciyi etkileyebilir. Ancak vücut dilinizi dikkatli ve doğru kullanmanızı öneririm. Zira bacak bacak üstüne atma, bacağı uzatma, masaya el ile hafifçede olsa vurma, kolları kavuşturma, elleri kenetleme görüşme sırasında tercih edilmemesi gereken bazı hareketlerdir.

4- Görüşme sırasında görüşmecinin konuşmasını kesmeyin. Tane tane ve kısa cümleler kullanarak konuşmaya çalışın. Konuyu uzatmadan, başka konulara sapmadan konuşmanızı gerçekleştirin

5- Görüşme sırasında eski işyerinizi kötülemeyin veya negatif cümleler kurmamaya çalışın. Yüzünüzde bir sıkıntı, bıkkınlık, tedirginlik olmamalı. Bunun yerine gözlerinizin iç gülmeli, tebessüm etmelisiniz. Zira somurtkanlık pek te hoş karşılanmaz.

1. Mevcut sistemi tamamen hatalı veya yararsız varsaymak

ERP projeleri zaman zaman büyük gürültüler çıkartır; projenin sağlayacağı faydalara dikkat çekebilmek için ?mevcut sistem? ağır bir şekilde suçlanabilir. Bu yaklaşım sıfırdan başlayan bir re-engineering çalışmasına dönüşebilir. Unutulmaması gereken ise, başlamak üzere olunan projenin maliyetini mevcut sistemin ödeyeceğidir, bunu ödeyebiliyor ise tamamen kötü olamaz.

Bu nedenle mevcut sistemin ?iyi ve başarılı? tarafları geliştirilerek korunmalı sadece ?israf yaratan kısımları? elimine edilmelidir; bunun için ?mevcut sistem? iyi anlaşılmalıdır.

Mevcut sistemin deşifre edilmesi için farklı teknikler izlenebilir, örneğin :

- Her süreci detaylı gösteren iş akış diagramları hazırlamak

- StoryBoard tekniği

- Sürecin içinde yürüme tekniği

Mevcut sistemi tamamen hatalı varsaymak çalışanların üzerinde psikolojik olarak negatif etki yapar, hiç kimse yaptığının yararsız olduğunu öğrenmekten keyif duymaz. Yapmanız gereken  çalışanları eğiterek ?daha iyi çalışan bir başka sistemi? onlarla birlikte yaratmaktır.

2. ERP?nin karmaşık işler için yaratıldığını düşünüp sistemi basitleştirmemek

ERP yazılımlarının klasik yazılımlardan çok daha fonksiyonel olduğu gerçektir, ancak bu fonsiyonların hepsini kullanmak zorunda olduğunuz anlamına gelmez. Basitleştirme adımı projenin başarısı için çok önemli bir aşamadır. Ancak ?basitleştirme? genellikle küçümsenir, çünkü geleneksel olarak ?karmaşık ve komplike sistemler? daha üstün olarak kabul edilir.

Bu yaklaşım insan faktörünü ve gerçek hayatın gerçek ihtiyaçlarını genellikle göz ardı eder. Mühendislik açısından mükemmel görünen her sistem gerçek hayatta da mükemmel olarak çalışacak varsayımı hatalıdır. Sistem insanların kolay anlayabileceği, doğal ve mantıklı adımlardan oluşmalıdır. Basitleştirme aynı zamanda israfın azaltılması sonucunu da yaratacağı için firmaya kaynak sağlayan bir çalışmadır. Basitleştirme eylemine “Yalın Üretim Prensiplerini” ERP projeniz içinde kullanarak başlayabilirsiniz.

3. Nasıl bir işe başlandığının yeterince farkında olmamak

* Bir ERP projesine başladığınızda ?iş sisteminiz? çok ciddi, belki de son kez büyük bir değişim içine girecektir; gelecekteki değişimler bu platform üzerindeki iyileştirmeler olacaktır. ERP ile kuracağınız platform ise büyük ihtimalle sabit kalacaktır.

* Bir ERP çözümüne yatırım yaptığınızda o ürünün geleceği ile hem sınırlanır hem de yeni yetenekler kazanırsınız. Bu nedenle ürünün bugünkü maliyet ve fonksiyonlarının yanında arkasındaki grubun tecrübesi, vizyonu ve ürün için hedefledikleri gelecek çok önemlidir.

* ERP uygulama projeleri firmanızda çalışan hemen hemen herkesi etkiler, iş yapma biçimini değiştirir. Bu nedenle firmanızdaki her nokta dikkatle incelenmelidir.

* ERP projeleri birer bilgisayar projesi değildir ve sahibi üst yönetimdir.

* ERP projeleri bazı çalışanlarınızın ?boş vakitlerinde? yürütebilecekleri bir iş değildir, söz konusu olan iş süreçlerinizin değişmesidir. En tecrübeli çalışanlarınızın bilgi ve katılımına ihtiyacınız vardır.

4. Doğru kaynakları projeye aktaramamak

* Bir çok ERP projesi ?doğru insanların? atanmaması sonucu başarısız olur. Çalışmada aktif yer alan kişiler firmanın uygulamaları konusunda tecrübeli olmalı ancak aynı zamanda da yaratıcı, çözüm bulucu, gerektiğinde ise statükoya direnebilmelidir.

* Proje takımının saygınlığı diğer çalışanlar tarafından kabul edilmiş olmalıdır; aksi takdirde bu grubun aldığı kararlar uygulanamaz.

* Proje takımı, yönetim kurulu tarafından hem gereken yetkiler ile donatılmalı hem de onların güvenini kazanmış olmalıdır. Bu sayede daha hızlı hareket edebilirler.

* ERP projesi firmanızın iş süreçlerini geliştirmek için çok iyi bir fırsattır, belki de böyle bir şansı yıllar boyunca bir daha bulamayacaksınız. Bu nedenle proje takımınızın üyeleri firmanızın en parlak çalışanları arasından seçilmelidir. Eğer seçtiğiniz insanların projeye ayırdıkları zaman firmanızın bazı faaliyetlerini aksatmıyor ise muhtemelen hatalı insanlar seçilmiştir.

5. Değişimi etkin yönetmemek

* Çoğu kez bir ERP projesinin çalışanlar, organizasyon biçimi, iş yapma anlayışı gibi alanlardaki etkisi ciddiye alınmaz. Herşeyin eskisi gibi, sadece ?biraz değişerek? devam edeceği düşünülür.

* Değişimin etkin yönetimi, çalışanlarınızın yeni koşullara hazır, istekli ve yeterli olmasını temin etmek için gereklidir. Çünkü belirli bir direnç yaşanacaktır.

* İzlenebilecek yollardan biri proje takımında yer alan kişilerin 2 yönlü çalışmasıdır. Bu sayede hem proje takımının fikirleri diğer çalışanlar hem de çalışanların tepkileri proje takımına aktarılmış olur.

* Danışmanlarınızın rolünün yanında proje takımının ve liderinin firmanız içinde algılanış biçimidir. Ne kadar saygın ve sağlıklı ilişkileri var ise başarıya o kadar yakın olacaksınız.

* Sistemin içinde yer alanların sadece programların kullanım eğitimlerini almış olmaları çoğu kez yeterli değildir. Eğitimler daha geniş bir perspektif taşımalıdır, çalışanlarınız neyi niçin yapacaklarını veya yapmayacaklarını iyi anlamış olmalıdır.

* ERP projeleri başlarken az bir kısım sonuna kadar savunur, buna karşılık ise az bir kısım ise kesinlikle karşı çıkabilir. Asıl önemlisi sessiz çoğunluktur. Sessiz çoğunluk insan kaynaklarınızın nerede ise % 90?ı olabilir.

6. Elde edilecek faydayı yönetmemek

* Bir çok ERP projesi son derece detaylı tanım ile başlar, ancak yatırım kararı verildikten sonra nedense bunlar unutulur. Proje başladığında zamanlama ve harcamalar için bir çok rapor hazırlanır fakat ulaşılan veya ulaşılamayan ?fayda? pek göz önüne gelmez.

* İş süreçleri proje süresince sorgulanmalı, ?fayda? üretimine yoğunlaşılmalıdır. Bunun yanında elbetteki ortaya çıkan harcama ve zaman kısıtları da dikkate alınmalıdır.

* Projenin aşamalarında ?o? ana kadar elde edilen ve ileride beklenen ?fayda? gözden geçirilmelidir. Herhangi bir eylem ?fayda? üretmiyor ise 2 kez sorgulanmalıdır.

* Bir ERP projesinin öngörülen süre ve bütçe içinde tamamlanmış olması en önemli performans kriteri değildir. Önemli olan umulan faydanın elde edilebilmesidir. Bu nokta gözden kaçırıldığında projenizin aslında bitmez, sadece birileri tarafından yeniden başlatılacak bir örnek çalışma olur.

7. Entegrasyona istekli ve hazır olmamak

* Organizasyonunuz, ERP çalışması ile elde edilebilecek entegrasyona istekli ve açık olmayabilir. Herkesin mevcut rolü sabit kaldığında, ERP uygulamanız mevcut verimsizliği daha hızlı verimsizlik üreten bir mekanizmaya dönüşmesi demektir.

* Direnç veya isteksizliğin sebebi bölümler arası sınırların yok olması ve bununla birlikte mevcut güç merkezlerinin kendi alanlarını koruma isteği olabilir. Bu sorunu aşmanın yolu ise eğitim ve motivasyondur. İş süreçlerinin yenilenmesi mevcut organizasyon yapısında doğal olarak değişimlere neden olacaktır, olmayacağını varsaymak mümkün değildir. Bunun için çalışanlarınızın farklı alanlarda eğitilerek yeni düzene uyum sağlamaları hayati bir noktadır.

* ?İşini kaybetme korkusu? bir çalışan için en büyük endişe kaynağıdır. ERP çalışmaları hatalı yönlendirildiğinde firmanın içinde bu endişe büyür, çalışanların projeye katkısı azalır. Bu aşamada ?hatalı? olarak yeni bir kadro çözüm gibi görünür. Asıl yapılması gereken ise mevcut kadrolarınızın iş tanımlarını zenginleştirmek, çalışanlarınıza yeni yetenekler kazandırmaya çalışmaktır. Çünkü ?taşıma su ile değirmen dönmez?.

8. ERP çalışmasını başlayıp bitecek bir proje olarak görmek

* ERP çalışmaları, genellikle ?proje dönemi? olarak adlandırılan bir süreçten geçerler. Yapılan hata ERP çalışmasının sadece bu proje dönemini kapsadığını düşünmek, tamamlanmasından sonraki kısmı öngörüp, planlamamaktır. Bu anlayış şekli bir dizi probleme sebep olur :

* Geleceğin planlanması projenin akışını da etkileyebilir, gelecek öngörülmüyor ise yapılanlar daha dar bir çerçevede kalacaktır.

* Proje ekibinde yer alan kişilerin bir kısmı daha sonra normal işlerine dönerler, bir kısmının ise kazandığı tecrübeye göre yeni alanlara kaydırılması gerekebilir. Bu nokta öngörülmez ise çalışma esnasında kopmalar yaşanır.

* Oluşturulan sistemin sürekli desteklenmesi, yeniliklerin devreye alınabilmesi için firma içi destek ekibinin oluşturulması önemli tasarruflar sağlayabilir. Proje döneminde bu görevi üstlenen bazı kişiler daha sonrasında da bu çalışmaya devam edebilirler.

* ERP uygulaması firmalar için bir sıçrama tahtasıdır. Uygulamanın ?proje safhasından? sonrasında sürekli iyileştirme gerekir. Zor olan ?proje anlayışından? ?sürekli iyileştirme anlayışına? geçebilmektir. Asıl yapılması gereken ise ERP uygulamasını ?sürekli iyileştirme çalışmalarının? bir parçası olarak planlamanızdır