CengizPak.com.tr

Soru :

Merhabalar, ERP programı ile CRM modülünü beraber mi çalıştırsak ya da programdan farklı olarak Microsoft Dynamics CRM ya da faklı bir uıygulama mı tercih etmeliyiz. Bu konuda önerebileceğiniz uygulamalar nelerdir. Teşekkür ederim.

Sinan Balcı

Cevap :

ERP ve CRM bir arada mı olmalı, ayrı ayrı olsalar daha mı iyi olur ?

Bu soruya 2 farklı ve zıt cevap verip her ikisini de savunmak mümkün … Ancak üretim yapan ve ürünlerini son tüketiciye satmayan (web sitenize bakarak bu sonuca vardım, umarım doğrudur) şirketler için önerim CRM konusundan ne beklediklerini tanımlayıp eğer bu ihtiyaçlarını kullanmakta oldukları ERP içinde karşılayabiliyorlar ise başka yazılımlara pek bakmamaları olacak. Aksi halde önlerinde uzun bir entegrasyon, bilgi aktarma ve senkronizasyon dönemi açılır.

Niçin böyle düşündüğümü açıklayayım :

- Müşteri bilgileriniz, kontaktlar zaten ERP içinde mevcut

- Bakiye bilgisi, geçmiş ticaret bilgisi, siparişler ERP içinde mevcut

- Teklifler için stok kodları, ürün ağaçları, fiyatlar ERP içinde mevcut

- Teklifler siparişe döner ise bunu ERP içinde yapmak daha kolay

- Geriye bir miktar görüşme izleyebilme, görevlendirme, kampanya düzenleme, potansiyel takibi kalıyor … Eğer bunlar ERP’nizin içinde bulunan CRM tarafından karşılanıyor ve kullanımı çok zor değilse mesele kalmıyor.

Diğer yandan son tüketici veya geniş bir bayi ağı ile uğraşan bir şirket olsaydınız odak noktanız elbette farklı olacak, satış ön plana çıkacak ve elinizde bulunan yazılım size daha fazla sattıramıyor ise o zaman alternatifler arayacaktınız.

Diğer bir konu ise büyüklük, örneğin 100 kişilik bir satış ekibiniz olsa onların haberleşme ihtiyaçları bile tercihinizi değiştirebilir, büyük çaplı bir CRM yazılımına yönlenmeniz gerekebilirdi.

Bu günlerde bir biri ile konuşamayan yazılımlar ile uğraşmak için ya çok çaresiz kalmış olmak lazım ya entegrasyon ile uğraşacak ekip sahibi ya da entegrasyon olmayacağını kabul etmek. Diğer türlü çok iyi bir netice alınabileceğini düşünmüyorum.

Sorunuz ve katkınız için teşekkür ederim.

Türkiye’nin KOBİ’leri ERP Projelerini Sorguluyor Soru – Cevap Çalışması / Cengiz Pak

Sizin de bir sorunuz var ise siteye üye olduktan sonra gönderebilirsiniz, soru formu için tıklayınız >>>

Üretim kabiliyetlerinin ön planda olduğu, talebin arzı aştığı dönemlerde bu problem işletmeleri çok fazla etkilemezdi; nasıl olsa bütün tedarikçiler benzer bir şekilde müşterisine karşı duyarsızdı.

Fakat 90?lı yıllarda başlayan ?müşterinin hakimiyeti? içe dönük, kendisini rakipsiz gören, gelişmek yerine tembellik yapan işletmeleri sarsmaya başladı ve CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi) bir anda popüler oldu.

Aslında CRM ile tekrar hatırlamak zorunda kaldığımız kavram ve metodlar yüzlerce yıldır başarılı tüccarların uyguladıklarından farklı değil.

?Müşterini tanıyacaksın, onun beklentilerini aşarak karşılayacaksın. Bunun için aşağıdaki sinyalleri zamanında algılamak ve gerekeni yapabilmek gerekiyor, çünkü yapmamanın bedeli çok ağır ?

Bazıları ise iş yapma metodlarını geliştirmek yerine klasik konukseverlik yeteneklerine güvenir, unuttukları ise müşteri ile son derece az yüz yüze geldikleridir.

Şimdi bir düşünün, ?müşterinizin herhangi bir sorusuna şirketiniz nasıl cevap veriyor, ne kadar zamanda veriyor, müşterinizin hangi bölümleri sizin hangi bölümleriniz ile yüz yüze geliyor ve sizinkiler bu karşılaşmaya hazır mı??.

Aslında müşteriniz sizden son derece normal şeyler bekliyor, tıpkı siz müşteri olduğunuzdaki gibi :

- Herhangi bir sorusuna hızlı ve doğru cevap almak
- İlettiği bir sorunun dikkate alındığını görmek
- Kendi sistemini zora sokmayacak çalışma biçimi
- Ürünlerinizin sorunsuz olması
- Rakiplerinizden daha çabuk teslim edebilmeniz
- Verdiğiniz teslim tarihlerine uymanız
- Fiyatınızın rekabetçi olması
- İş kolunuzda yenilikleri uygulamanız

Müşterinize daha iyi hizmet verebilmeniz için bütün faaliyet alanlarınızı müşterinizin beklentileri ışığında entegre etmeniz, firmanızı hızlı reflekslere kavuşturmanız gerekiyor. Aslında şu sıralarda şirketinizin iç entegrasyonunu tamamlamış, izlenebilirliğini sağlamış olarak müşteri ve tedarikçileriniz ile elektronik platformda entegre olmayı konuşuyor, yapıyor olmalıydınız.

Entegrasyon bir işi birden fazla kere yapmamayı sağlamalı, örneğin şirketiniz müşteriden gelen siparişi sadece bir noktada ve bir kez yazmalı, depo girişini sadece bir kez bilgisayara işlemeli, hatta tedarikçinizin sizin adınıza hazırladığı irsaliyeyi siz işlememeli, sadece kontrol etmelisiniz. Bu işlemlerin tekrarından kurtulmanın ne kadar önemli bir iş olduğunu günde-ayda-yılda bunları kaç kez yaptığınızı hesaplayarak bulabilirsiniz.

ERP çalışmanızın başarılı olabilmesi için 2 nokta oldukça önemlidir, bunlar; “hedeflerinizin varlığı” ile “performans kriterlerinizdir”.

Eğer internet üzerinde “ERP projeleri niçin başarısız olur” diye küçük bir araştırma yaparsanız çok sayıda yazı bulacaksınız ancak bu moralinizi bozmasın. Öncelikle bu tür yazıların temel kaynağı “batı medyası” ve çoğunlukla ABD ‘ de yaşanmış örneklere dayanıyor. Diğer yandan bunlar 20-500 Milyon USD aralığındaki projeler (son zamanlarda bu fiyat aralığı daha aşağı indi), diğer bir deyimle Türkiye ölçeğinde hayal edilmesi güç, binlerce çalışanın organize edilmesi gereken projeler. Halbuki ülkemizde gerçekleştirilen projelerin bu büyüklük ile kıyaslanmaları, maliyet açısından aynı cümlede anılması bile mümkün değildir.

Ancak yine de Niçin herkes başarısız projelerden bahsediyor ? veya Niçin projeler başarısız oluyor ? sorularını içinde ERP geçen her proje grubu kendince cevaplaması gerekir, projelerin maliyet ve kullanıcı sayısı boyutu ABD örneklerine pek benzemese de içerikleri oldukça benzemektedir.

Bu tip çalışmalar içinde olan gruplar ellerine geçen yetenekli bir yazılım ile şirketlerinin zaten karmaşık ve kopuklukları olan sistemlerini daha da karmaşık hale getirmeyi bir beceri olarak görmeye başlayabilirler. Bu yaklaşım, süreçleri daha da uzun hale getirir ve bir anda “iş hedefleri” yerine “bir yazılımı kullanmak” hedef haline gelir … bu tuzağa o kadar kolay düşülür ki inanamazsınız. Bu devrede iş süreçlerinin basitleştirilmesi veya yalınlaştırılması çoğunlukla küçümsenir, “eğer basitleştirecek isek niçin gelişmiş yetenekleri olan bir yazılım aldık” sorusu bunun göstergesidir.

Halbuki firma bilmediği bir çalışmanın içinde değildir. Aksine çok iyi bildiği kendi günlük hayatını ve iş yapma süreçlerini değiştirmeye çalışmaktadır. Elbetteki asıl zorluk alışkanlıkların değiştirilmesi, bir arada çalışmanın getirdiği güçlükler ve sınırlardır.

Bütün yaşayan sistemler kendi hallerine bırakıldığı zaman minimum enerji harcayacakları pozisyonu elde etmeye çalışır, şirketler de böyledir.

Minimum enerji konumuna saplanmamak için yapılması gereken, pozitif enerji harcayarak şirketinizin entegrasyonunu ve dik durabilmesini sağlamaktır. İşte bunun için hedef olmalıdır ve bu hedefe doğru gidip gitmediğinizi gösteren performans kriterleriniz.

Hedefler ve Performans Kriterleri : Firmanız niçin ERP çalışması yapmak istiyor, hangi sorun canınızı yakıyor ?. Başlamadan önce firmanız hedeflerini net olarak ifade etmelidir, örneğin :

* Teslim tarihlerinizin uzun olduğunu düşünüyor ve azaltmak istiyorsunuz … bunun için rakkamsal bir hedef koyun … örneğin 4 hafta ortalama yerine 3 hafta ortalama olacak, % 25 azalacak.

* Stoklarınızın miktarı gözünüze yüksek görünüyor, stok devir hızınızın yavaş olduğunu düşünüyorsunuz … hedefiniz stoklarınızı % 50 azaltmak olabilir.

* Üretim maliyetinizi ERP entegrasyonu ile önce ölçebileceğinizi sonra azaltabileceğinizi planlıyor olabilirsiniz … peki hedefiniz % kaç azalması !

* Erken ve geç satınalmaların azaltılması diğer bir hedef olabilir ancak önce ölçmeli ve rakkamsal bir hedef belirlemelisiniz .

* Şirket için koordinasyon toplantılarına harcanan sürenin azaltılması da bir hedef olabilir, eğer entegrasyon sağlanır ise bu tip toplantılar yerine daha faydalı işler yapabileceksiniz.

* Günlük işleyişiniz içine bir bilgi birden fazla yerde ve kişi tarafından işleniyor olabilir, hedefiniz “sadece 1 kez işlenmesinin yeterli olmasıdır”

Bunlar gibi kendi şirketinize, sektörünüze, müşterilerinizin beklentilerine göre hedefleri çoğaltabilirsiniz. Sayısını abartmadan, para kazandıracak veya rekabet avantajı sağlayacak olanlara öncelik tanıyarak  bir  liste yapmalısınız. Şimdi elinizde hedefler ve ne olunca (performans kriteri) bu hedeflerin gerçekleştiğini gösteren performans kriterleriniz var.  Bundan sonraki aşama ERP çalışmasına başladığınızda sizi doğru yolda tutacak, sağda solda konuşulanları daha iyi değerlendirebileceğiniz, hatalı önerileri kolaylıkla süzebileceğiniz kavram ve metodlar hakkında temel bilgiyi edinmektir.

ERP veya MRP-II sadece bilgisayar programı değildir, uygulama sorumluluğunu  bilgi işlemcilere bırakmamanızı öneririm …

MRP veya MRP-II kelimeleri birer mühendislik ve iş yöntemidir. Bildiğiniz gibi bir şey yöntem ise kendisine göre bir çalışma kurgusu, algoritması vardır. Her algoritma mükemmel olmak zorunda değildir ancak başı sonu belli bir konudan bahsediyor olmak belirsizliği engeller. ERP ise kendi başına bir yöntem değildir. Bundan yıllar önce ilk kez tanımlandığında “entegre uygulamalar içeren bilgisayar yazılımı” olarak kayıtlara geçmişti. Bugün ise ERP, bir entegrasyon anlayışı veya çabası olarak algılanmalıdır. ERP prensip olarak şirket içi bir uygulamadır, iç entegrasyona yönelik bir ağırlığı vardır.

İster MRP-II ister ERP olsun şirketin satış, satınalma, üretim, muhasebe, planlama, ambar, insan kaynakları, finansman gibi departmanlarının günlük işleyişlerini düzenleyici kurgular yaratır, dolayısı ile kullanıcıları bu bölümler de çalışanlardır. Bilgi işlemciler ise genellikle bu konulara uzaktırlar, zaten yakın olsalardı bilgi işlemci olamazlardı.

Bilgi işlem grubu ERP projesinde çok önemli destek görevi üstlenmeli ve herkesin işini kolaylaştırıcı katkılar sağlamalıdır. Ancak onlardan planlama bölümünün uygulama sorumluluğunu almalarını beklememelisiniz.

Bu, tipik bir bizim sistemimiz sendromudur. Bu sistem öyle bir sistemdir ki bizden başkası bunu çalıştırmayı beceremez; daha dünyada bunu çözebilecek program yazılmamıştır (keşke böyle olmasa idi daha çok tatil yapabilirdiniz). Gerçekten de işinize uygun bir yazılım bulamamış olabilirsiniz ancak işin mantığının size uygun olmadığını düşünüyor iseniz ciddi problem var demektir. Çünkü bu düşünce biçimi şirketi yeniliklere de kapatacaktır.

Geç Kalma İhtimalini Yok Etmelisiniz

Firmalar zorlanmadıkları sürece yeni yöntem ve iş yapma biçimi arayışına girmez, problemler bıçak kemiğe dayanana kadar göz ardı edilir.  Zorlanma başladığında ise re-engineering / re-structuring gibi doğrusal gelişme yöntemleri gündeme getirilir.  Doğrusal gelişme yöntemleri mevcut durumu biraz iyileştirebilir ancak asıl ihtiyacınız doğrusal olmayan / seviye atlatıcı bir yaklaşımdır, kısacası bir zıplamaya ve başka bir boyuta geçmeye ihtiyacınız vardır.

Diğer yandan sürekli ve küçük adımlar ile iyileştirme yöntemi de düşünülebilir ancak bu yaklaşımın sonuç verebilmesi önünüzde ne kadar zaman olduğuna ve pazarın nasıl bir değişim içinde bulunduğuna bağlıdır.

Örneğin yan tarafınıza bir gross market açıldı ve siz de bakkal dükkanı sahibi iseniz küçük iyileştirmelerin size pek yararı olmayabilir; çünkü gross market onun yaklaşımı ile mağlup edilemez. Dolayısı ile yan dükkanda kalmak istiyorsanız daha radikal olmalısınız.

Peki hangi firmaların geç kalma riski vardır ? Elbetteki gerçekle yüzleşmek istemeyen, performans kriterlerini pazarın yönüne göre yenilemeyen firmalar için ?geç kalmak? kaçınılmazdır.

Başlamak işin yarısıdır

ERP entegrasyonu çok emek isteyen, enerji gerektiren bir çalışmadır ancak zor değildir.

Ama bu tip bir çalışmayı zor hale sokmak istiyorsanız çok kolaydır. Eğer uygulamaya başlamak için herşeyin % 100 tamam olmasını bekler, basit konuları bile günlerce hatta haftalarca tartışır iseniz işiniz güç. Bu tip bir çalışmaya başlamak önemli bir sıçramadır, gerisini ise küçük ama sürekli adımlar atarak gerçekleştirmeniz mümkündür.