Stratejik Planlama ve Yönetim

Stratejik Planlama Nedir ? Stratejik Planlama ortalıkta başı boş gezmemenizi sağlayacak olan yol haritanızdır. Herkesin bir tane var mıdır … bence yoktur. Olması gerektiğine herkesin bir inancı var mıdır … bence bu da yoktur. Çoğu işletme günü kurtarmak için bir o yana bir bu yana, eski çamaşır makinalarının karıştırıcısı gibi çalışıp durur, bir kısmı ise bu tür çalışmaları gereksiz bulur. Tarih bu tip şirketler, kurumlar ve devletler ile doludur. Hepimiz biliriz “nereye gitmek istediğinizi bilmiyorsanız hiç bir yol sizi oraya götürmez”. İşte bu nedenle şirketlerimizin ve kurumlarımızın bu konuda daha özenli ve çalışkan olmaları hem kendileri hem de ülkemiz için önemlidir.


Stratejik Planlama aşağıdaki 4 temel soruya cevap arar :

* Neredeyiz ? : Bastığımız toprak neresi, etrafımızda ne görüyoruz, su kenarında mıyız yoksa bir ovada mı ? Bunun için kurumunuzun iç ve dış ortamını değerlendirmeli – durum analizi yapmalısınız.

* Gitmek İstediğiniz, Bulunmak İstediğiniz Yer Neresi ? : Gitmek istediğimiz yer neresi, orada meyva bahçeleri mi olsun istiyoruz yoksa penguenler mi ?

Şirketiniz niçin var, misyonunuz ne ?

Ulaşmak istediğiniz yer neresi, geleceğinizi nasıl ve nerede görüyorsunuz, vizyonunuz ne ?

Yolda giderken uymayı hedeflediğiniz kurallar neler, ilkeleriniz ne ?

Amaçlarınız ve bu amaçlara ulaşıp ulaşmadığınızı anlayacağınız, ölçülebilir sonuçlarınız neler, hedefiniz ne ?

*Gitmek İstediğimiz Yere Giden Yol Ne ?: Buradan oraya giden yol nereden geçiyor, yol var mı, yoksa buradan oraya yol yok mu, sağa mı döneceğiz yoksa düz mü gideceğiz ?

* Başarımızı Nasıl Takip Edip, Değerlendireceğiz : İzlediğimiz yol gitmek istediğimiz yolun koordinatları ile uyumlu mu, İstanbuldan Antalya için yola çıktı isek Sivas dolaylarında ne işimiz var, niçin şu sıralarda Kütahya tarafında değiliz, doğru yolda olduğumuzu anlamak için nereye bakmalıyız.

Bu sorulara vereceğiniz cevaplar ile kurumunuzun stratejik planlama sürecini oluşturursunuz.

Eskiden üretilen satılabiliyordu, yaşı 40′ın üzerinde olanlar hatırlar ülkemizde yerli araba alabilmek için aylar öncesinden sıraya giriliyordu, dünyada da durum çok farklı değildi. Sonra üretenler ve üretim kapasitesi çoğaldı, talebin çok üstüne çıktı ve rekabetin koşulları sertleşti.

Kıt olan değerlidir, müşterinin kıtlaştığı sektörlerde de doğal olarak onun değeri arttı. Önceleri ne söylediği, ne istediği pek dinlenmeyen müşterinin, nerede ise attığı her adımdan bir ipucu yakalamak için araştırmalar, anketler yapılmaya başlandı.

Önceleri göstermelik olan bu faaliyetler zamanla bir çalışma biçimi haline geldi, firmaların iş yapma prensipleri değişti, değer ölçüleri ve bakış açıları müşterileri ile yakınlaştı.

İşte bu süreç yaşanırken bu değişime bir isim verilmesi gerekiyordu ve ismi CRM oldu(Customer Relationship Management – Müşteri İlişkileri Yönetimi).

CRM hakkında konuşulduğu zaman en çok üzerinde durulan faaliyet alanları pazarlama, satış, müşteri servisleri ve bunların otomasyonudur. Bilgisayar kullanımı ile CRM çok fazla beraber anıldığı için hatalı olarak CRM çalışmalarının IT bölümünün sorumluluğunda olduğu, sadece bir program satın alınarak gerçekleştirilebileceği düşünülür. Halbuki CRM şirketinizin her bölümünün bir şekilde katıldığı, bazı noktalarda ERP çalışmanız ile iç içe girdiği bir çalışma ve yeniden yapılanma sürecidir.

Bu alanı 4 madde içinde inceleyebiliriz :

- Pazarlama faaliyetlerinin otomasyonu

- Satış faaliyetlerinin otomasyonu

- Müşteri servislerinin gerçekleştirilmesi

- E-Ticaret

* Aynı bilgi farklı yerlerde farklı programlara veya defterlere işlenir mi? Örneğin bir satınalma girişi muhasebenize ve deponuza farklı kişiler tarafından iki ayrı yerde mi işlenir ?
* Üretim bölümünüz bitirmek üzere olduğu bir siparişin bazı detaylarını son anda öğrenip planlanmamış bazı işlemler yapıyor mu ? Örneğin ürünün rengini değiştirmek, ambalajını değiştirmek gibi …
* Satış bölümünüz bir siparişin geciktiğini müşteriden mi öğreniyor yoksa önceden haberi oluyor mu?
* Toplantılarınızda bölümlerinizin elinde bulunan bilgiler birbiri ile çelişir, bunun için birbirlerinden şikayetçi olurlar mı? Haberim Yoktu şirketinizde çok kullanılır mı ?
Aslında bütün bunların çözümü çok zor değil, ancak bu problemler insanlık tarihi kadar da eski. Peki sizce niçin çözülemiyor ? Niçin siz çözemiyorsunuz ?
7problem_surec
Yukarıdaki gibi olayların sebeplerini sıralayalım, sebepleri yok edebilirseniz sonuçlarını da yaşamak zorunda kalmazsınız …
* Şirketlerde bilgiyi merkezileştiren ERP veya benzeri sistemler ya yok ya da işlevini yitirmiş durumda; her bölüm veya her çalışan kendini kurtaracak tedbirler ile meşgul. Kendi bilgisayarlarında kendi özel dosyalarında bulunan bilgi ile hareket ediyor olmak bunun en belirgin göstergesi.
* Bilgi kaynağında işleneceğine birden fazla yerde farklı zamanlarda işleniyor. Bu durumda doğruluğu ve güncelliği tartışmalı hale geliyor. Kimsenin güvenmediği bilgisayar çıktıları giderek merkezi sistemin itibarını yok ediyor.
<!–[if ppt]–>*Bölümler birbirlerinin tam olarak nasıl çalıştığını bilmiyor, sorulduğunda ise son derece karmaşık ve gizemli tanımlar ile karşılaşılabiliyor. Bu kadar olur mu diyorsanız farklı bölümleriniz ile bir toplantıya girin ve şirketinizin bir sürecini incelemeye başlayın ancak kimse kendi bölümünü anlatmasın, kendisinden önce veya sonra gelen işleyişi anlatsın bakın neler olacak.
.
Kısacası bgünün şirketlerinde herkes kendi alanını sıkı sıkı koruyor. Bu dışa kapalı, içe dönük çalışma biçimi karar süreçlerinin yavaşlamasına, zaman ve kaynak israfına yol açar, tabii bir de sinir bozucu toplantılara …
Halbuki ne olabilirdi :
Eğer bütün bölümler merkezi bir bilgi sistemini kullansa, raporlarını sadece bu sistemi kullanarak alsa idi kimsenin kimseden gizleyebileceği bir şey kalmazdı.
Eğer kişiler kendilerine ait dosyaları düzeltmeye çalışacaklarına merkezi sistemin hatalarını gidermeye çalışsalar idi herkesin kullandığı bilgi biraz daha doğru olacaktı.
Eğer bölümler birbirlerinin doğruluklarını test etmek için geliştirdikleri çapraz kontrollara harcayacakları zamanı sistemi geliştirmek için harcasalardı zaten bu çapraz kontrollara da gerek olmayacaktı.
İster kendi özel hayatımızda ister şirketimizin süreçlerinde “geleceğe dönük” zaman ayırmak ve çalışmak zorundayız, sadece bugünü düşünerek zamanı geçirdiğimizde kaçmaktan kovalamaya zaman bulamayacağımız ve bu fasit dairenin içinde şikayet ederek yaşayacağımız açıktır. İzlememiz gereken yol sadeleşmek ve her fırsatta, her noktada olması gerekeni hayata geçirmektir. Bunun için şirketimizin süreçleri içinde bulunan uygunsuzluk ve israfı kurumsallaştırıp el kitabı haline getirmek yerine yeniden ve yeniden bakarak fazlalıklardan kurtulmalıyız.