CengizPak.com.tr

1. Stoğun sıfır olması diye bir şey yoktur, önemli olan firmanın yeni bir siparişe reaksiyon hızıdır.

2. Bunu sağlayabilmek için güvenilir bir öngörüye ihtiyacı olacaktır.

3. Öngörünün sağlıklı olması için ise öngörülen dönemin yeterince kısa olması gereklidir.

4. Kısa dönem öngörü için ise teslim süresinin kısa olması gerekli değil midir !

Kısa teslim süresi ile çalışan firmalar her zaman daha avantajlıdır, pazar paylarını arttırabilir, fiyatlarını bile daha yüksek tutabilirler.

Fakat bunu başarabilmek için ne yapılmalıdır, acaba çalışma envanterini arttırıp hazır beklemek bir çözüm mü?

Bu konuyu uzun uzun tartışmak belki mümkün ama önce ana kuralları hatırlamakta yarar var.

Bir tesisin ortalama teslim süresi aşağıdaki formül ile ölçülür, bu formül geçerli olan üretim temposu ile imalat alanı içinde bulunan stoğun kaç gün içinde sıfıra ineceğinide söylemektedir.

Ortalama Teslim Süresi = İmalat İçi Toplam Stok / 1 Günlük Ortalama Üretim

.

Firmanız belli bir siparişi 4 gün içinde teslim edebilir ancak formülün sonucu 45 gün gösteriyor ise muhtemelen bu sonuca erişebilmek için özel tedbirler almışsınız demektir.

Aslında bunun anlamı ?her ne kadar imalat ağzına kadar dolu ise de bu siparişi aradan çıkartmaktır?.

Siz bir siparişi çarçabuk teslim etseniz bile firmanızın rekasiyon süresi artan envanter ile beraber artmaya devam eder (imalatın içi dolu iken bir siparişi yetiştirmek bir başka siparişi geciktirmek anlamına gelir).
İmalatın acil listeleri zamanla süper acil durumuna girer, firmanızın pazara reaksiyon süresini artar, satış bölümünüzün aldığı her yeni sipariş otomatikman ?acil durumu? ile üretimin içine girer.

Kısa teslim süresini sağlayabilmek için daha yüksek envanter ile çalışmak gerektiği düşünülür. Bu sayede müşterilerimizin isteklerini daha çabuk karşılayacağımızı varsayarız.

Hemen satılmayacak ürünler ve yarımamuller için harcanmakta olan kapasiteyi kullanmamız gerektiğinde ise bu işleri yarım bırakır ve gerçek sipariş için çalışmaya başlarız; bunun sonucunda çalışma envanterimiz artar. Bu nedenle imalatın ortalama teslim süresi iyi analiz edilmelidir :

Eğer üretilen nesnelerin tümü (yarımamuller dahil) bitirildiğinde hemen satılacak ise pazarın talebi kapasiteyi aşmış demektir. Bu durumda firmanın izleyeceği yol kapasite arttırmak olabilir.

Eğer üretilenlerin sadece bir kısmı satılacak, üretilmekte olan yarımamullerin de büyük kısmı stoğa girecek ise o zaman ilk önce ?fazla olan miktarın niçin üretildiği? sorgulanmalı, bulunan sebeplerin nasıl yok edilebileceği araştırılmalıdır.

Stok, firmanın damarlarında dolaşan kan gibidir ; bu nedenle onun hakkında vereceğimiz kararlarda dikkatli olmalıyız.

Bir varsayım da bulunalım :

?Eğer müşterimizin bizden istediği ürünü ışık hızı ile üretip onun bulunduğu yere sıfır zamanda gönderebilse idik ve eğer satın almak durumunda olduğumuz tüm malzemeler elimize aynı hızda geçebilse idi envanter tutmamıza gerek yoktu ve zaten tutmazdık?

Bu ütopik varsayım envanterin varlık sebeplerinden en önemli olanını belirler.

?Talep edenin (müşterinin)  teslim süresi beklentisi ile bizim (tedarikçi) onu karşılama hızımız arasında ki fark stoğun en önemli varlık sebebidir. ?

Talebi karşılamak için uyguladığımız aksiyon planı ne kadar hantal ve yavaş ise biz o kadar fazla stok tutmak zorunda kalırız, ne kadar fazla stoğumuz olursa o kadar da problemimiz olur (envanterin 6 rekabet parametresi ile ilişkisi yazısına bakabilirsiniz).

Bu kurguda bulunan fasit daireyi gözden kaçırmamak çok önemlidir. Çünkü envanter hem var olmalıdır hem de azaltılmalıdır. Eskilerin dediği gibi ?azı karar, çoğu zarar?.

Peki, bunun ölçüsü nedir ? stoğumuzun fazla olup olmadığına nasıl karar vereceğiz ?

Bunun için ilk referans noktamız rakiplerimizin durumudur. Basit bir karşılaştırma için ?stok devir hızı? formülü kullanılabilir.

Stok Devir Hızı = Satılan Mal Maliyeti / Ortalama Envanter (daha fazlası için >>>)

Bu formülü kendi şirketiniz için hesaplamanız çok zor değil ancak rakibinizin verilerine ulaşmak hemen hemen imkansız olacaktır (borsaya açık şirketlerin rakkamları ile karşılaştırabilirsiniz).

Bunun yerine kendinize şu soruyu sorabilirsiniz :

?Operasyonumu yavaşlatan, ürüne değer katmayan ama süreyi uzatan prosedürlerimiz veya alışkanlıklarımız nelerdir ??

Bu soruya vereceğiniz samimi cevaplar size hangi yolu izlemeniz gerektiğini gösterecektir.

İki önemli noktayı da hatırlamak faydalı olacaktır :

1. Süre kısaldıkça envanter azalır (veya azaltılabilir).
2. Sebepleri ortadan kaldırmadan envanter azaltılmamalıdır.

Fazla Stok, yumuşak, darbeleri emen bir yastık gibidir, hızla gelen problem ona çarpınca yumuşar, can acıtmaz.
Fazla Stok bir kader değil bedeldir, niçin ödendiği bilinirse daha az ödemenin yolu da bulunabilir.

Bu sunum site üyelerinin gönderim listesindedir, bu ve bunun gibi sunum, araştırma, ERP, Stratejik Planlama, Yalın Üretim Teknikleri, Tedarik Zinciri Uygulamaları gibi konular ile ilgileniyor iseniz  siteme ücretsiz üye olabilirsiniz …

Stok yönetimi gerçekten zordur, özellikle de üretim yapan firmalarda. İşin içine üretim katıldığında stok,  çok karmaşık zincirlerin içinde yer alabilir ve izlenmesi oldukça güç olabilir.

Stok yönetiminin güç bir iştir ancak bugünün şirketlerinin elinde son derece gelişmiş bilgisayarlar, eğitilmiş iş gücü vardır. Dolayısı ile bu problemin üstesinden gelmeyi becermelidirler.

Peki, bunca teknolojik imkana rağmen işletmeler niçin bu problemleri yaşarlar ?

Bence bunun en önemli sebebi problemle yüzleşilmemesidir.

Bir çok işletme stoklarını sağlıklı olarak izlediğini düşünür; halbuki eğer bir işletmede yukarıdaki problemlerin bir kısmı bile varsa stokları ile problemi var demektir. Problem küçümsenir, örneğin işletmelerdeki en yetersiz bilgisayarlar stokla uğraşanlara verilir. Yöneticilerin konsantrasyonu ufuktaki ?para? üzerine yoğunlaşmıştır, stok ise zaten elde olan bir şeydir.

Halbuki stoklarınızın değeri ?kasanızdaki? para ve çeklerden çok daha fazladır, bunu hayal edebilmek için stoklarınızın olduğu her yerde deste deste para varmış gibi düşünün ve siz nerede ne var bilmiyorsunuz… Ne korkunç değil mi !

Bu problemi çözmek isteyenler aşağıdaki listeyi uygulayabilir :

Stoğu artı veya eksi etkileyen tüm eylemler tek sistem içinde toplanmalı, işlemler oldukları zaman ve yerde kayıt altına alınmalıdır.

Stok sisteminin anlaşılır ve kullanışlı bir kod düzeni olmalıdır.

Ürün ağaçları hatasız olmalıdır.

Sistem herkes tarafından ulaşılabilir olmalı, kayıt doğruluğu sağlanmalıdır. Ufak aksiliklerde bölümler kendilerini kurtarmak yerine sistemi iyileştirerek problemi çözmeli, bilgi adacıklarına izin verilmemelidir (örneğin elektronik tablo programları ile stok takibi yapmak gibi).

Stok, şirketin tüzel kişiliğine ait olduğu sürece izlenebilir olmalıdır.

Bilgisayar yazılımınız izlenmesi gereken detayı içermelidir. Aksi takdirde ikinci, üçüncü yazılımların kullanılması kaçınılmaz bir sonuç olacaktır.

Stok Devir Hızı (Inventory Turn), klasik olarak ortalama stok miktarının bir dönem içinde kaç kez üst üste konduğunda satılan mal maliyetini oluşturduğunu gösterir.

Normal şartlarda yıllık olarak hesaplanan bu göstergenin formülü aşağıdaki gibidir, değerler parasaldır.

Böl-yönet … Bu yöntem stok yönetimi için de geçerli. Stoğu kolay yönetebilmek için önce onu anabloklarına tekniğinden geçiyor . Önce envanterimizi 3 kısıma ayıralım, bunlar hammadde depomuz, imalat alanımız ve mamullerimiz olsun.
Sizce bunların hangisinden başlamalıyız ? Hangisini kontrol altına alırsak diğer ikisini yönetmek daha kolay olur ?
Bugüne kadar yapılan çalışmalar gösteriyor ki , eğer imalat alanı kontrol altına alınır ve bu alandaki envanter iyi yönetilirse diğer iki alanı (hammadde ve mamul) yönetmek çok daha kolay olmaktadır.

İmalatı kontrol altına almaktan ne anladığımız işin en önemli kısmı :

1.     İmalatın içindeki kısıtlar göz önüne alınarak planlama yapılmalı, bitirilemiyecek ve birikmeye (içeride, imalat alanında) sebep olabilecek iş emirleri çok dikkatli başlatılmalı veya hiç başlatılmamalı.
2.     Sadece satışı yakın zamanda gerçekleşecek işlerin üzerinde çalışılmalı, tezgahlarımız boş kalmasın diye iş emri açılmamalı.
3.     Parti miktarları mümkün olduğu kadar küçültülmeli, tezgah ayar/setup metodları geliştirilmeli (bu çalışmanıza SHIGEO SHINGO, A Revolution in Manufacturing : The SMED System isimli kitap ile başlıyabilirsiniz)
4.     Kısıt oluşturan tezgahlar hariç bütün diğer iş merkezlerinin önünde bekliyen ara stoklar azaltılmalı, hatta sıfırlanmalı. Hammadde işlenmeden bekletilmeli (mümkün olan her durumda).
5.     İçeriye açılan iş emirleri herhangi bir iş merkezinin önündeki yükü planlanan yükün üzerine çıkartmayacak şekilde olmalı.
6.     İmalatın önemli aşamalarından geriye bilgi akışı sağlanmalı, beklenmedik olaylara karşı reaksiyon hızı arttırılmalı.

Bu liste uzayabilir, işin özü ise ?bitirilmesi mümkün görülmeyen işlere başlarken iki kere düşünmek, başladıktan sonra ise bitirmek, birde kağıt üzerinde imkansız olduğu görülen işler için mucizelere güvenmemek?.

Yukarıdaki listemizin bazı maddeleri ?klasik maliyet muhasebesi? kavramlarına aykırı, bunu biliyoruz (örneğin tezgahlarımız boş kalmasın diye iş emri açılmamalı cümlesi size çok ters gelebilir). Bu konunun tartışması oldukça uzun ancak satılmayan herhangi bir üretimin şirketinize kazandırabileceği 1TL bile yoktur, üstelik hammaddenizi belki de geriye dönüşsüz olarak tüketmiş olmaktasınız.

Stok zaman zaman gözünüze batar, zaman zaman onun varlığı size huzur verir. İçinde bulunduğunuz nakit durumuna göre baktığınız yer değişik olabilir veya olmayabilir ancak stoğunuz umduğunuzdan fazla ise bunun mutlaka sebep veya sebepleri vardır. Eğer stoğunuzu azaltmak istiyorsanız sebepleri yok etmekten başka yol bulmanız pek mümkün değildir. Polisiye tedbirler ile bir dönem için azaltsanız bile o tekrar bir yolunu bulup raftaki yerini alacaktır (en kesin yol rafları yok etmektir). Aşağıda benim görebildiğim 12 sebebi listeliyorum, sizlerin de ekleyecekleri var ise benimle ve dolayısı ile bu yazıları okuyan herkes ile paylaşabilirsiniz.

1. Daha kısa teslim süresi veren bir rakip

Bu sorunu çözmek için yapılan çalışmalar kolaylıkla bir fasit daire oluşturabilir. Çünkü müşteri siparişlerini daha çabuk teslim edebilmek için akla ilk gelen tedbir ?stokları arttırmaktır?. Mamul stoklarını arttırmaya çalışmak ise hem yarımamul hem de hammadde stoklarının artışını getirir. Sonuçta birisi dur diyene kadar devam edilir, sonra durulur, bir süre sonra problem tekrarlandığın da aynı süreç bir daha başlar.

2. Kalite Problemlerinin üstünü örtmek için

Satınalınan veya üretilen nesnelerin kullanılabilir kalitede olduklarından şüpheniz var ise biraz fazla alıyor veya biraz fazla üretiyor olabilirsiniz. Kalite problemlerini azaltırsanız bu fazlalıkda azalacaktır.

3. BÜYÜK parti büyüklüğü

Her zaman ?sadece ihtiyacımız kadar? temin edemeyiz. Bunun sebepleri arasında tedarikçilerin izlediği politika, alışkanlıklar, birim fiyatı düşürebilmek için miktarı arttırmak, hazırlık (ayar, set-up) sürelerinin uzun olması sayılabilir. Bu gerekçelerden kurtulmadan ?sadece ihtiyacımız kadar? temin edemeyiz ve stoklarımızı arttırırız.

4. Kayıtlarınızın doğruluğuna güvenmediğiniz için

Stok kayıtlarımıza güvenmiyor isek (saymanın mümkün olmadığı her durumda) gereğinden fazla satın almak oldukça mümkündür. Diğer yandan ?ürün ağaçlarının? doğruluğuna güvenilmiyor ise kullanılmayacak olanı almak veya kullanılacak olanı temin etmemek gibi problemler yaşarız.

5. Kaynaklarınıza güvenmediğiniz için

Sözünde durmayan tedarikçiler, verdiği tarihe uyamayan üretim bölümünüz sizi gereğinden fazla stoğa zorlar. Her iki kaynağınızın da niçin sözünde durmadığını veya duramadığını araştırmalı ve çözüm yolu bulmalısınız.

6. Talebin yönetilmemesi, tamamen kontrol dışı kabul edilmesi

Talep tahminlerinizin fazla iyimser olması, hızlı çalışamayan dağıtım ağı, kampanyalar için çok önceden hazırlığa başlamak, düzenli pazarlama faaliyetinin olmaması bu sonucu yaratır. Talep yönetilemiyor ise bu problemi stoğu arttırarak çözmek en çok izlenen yoldur.

7. Problemli ürün dizaynı

Üretim güçlüğü, kullanılan malzeme veya parçalarda standartlaşma sağlanmaması, bir parçanın sadece bir üründe ve her üründe farklı özelliklerde parçaların kullanımı stoklarınızı arttırır. Problemin çözümü tam tersini yapmak ile mümkündür.

8. Malzeme temin süresinin uzun olması

Uzun veya belirsiz temin süreleri ile karşı karşıya isek genellikle ?güvenlik stoğunu? arttırız. Aslında her türlü belirsizliğin bir bedeli vardır, her sistem kendisini belirsizliklere karşı korumanın bir yolunu bulur, bulunan yol her ne olursa olsun daha fazla para harcamanızı gerektirir. Yapılması gereken belirsizlikleri azaltmak, uzun süreleri kısaltmaktır.

9. Dengesiz ve değişken üretim süreçleri

Dengesiz veya ortaya ne çıkartacağı belli olmayan üretim süreçleri normalden daha fazla ?hurda? oluşmasına sebep olurlar, bunu engellemek için daha fazla kalite kontrol çalışması yapılır.

10. Dağınık, düzensiz yerleşim

Düzensiz yerleşim ve dağınıklık, kayıpları arttırır, var olanı bulmak güçleşir, firma içi taşıma artar, daha fazla kontrol ve daha fazla bilgisayar gerekir. Çaresi düzenli ve kullanım noktalarına yakın yerleşimdir.

11. MRP-II gibi bir planlama sisteminizin olmayışı

MRP, MRP-II gibi bir planlama kurgusunun izlenmemesi ve düşük veri entegrasyonu bilginin zamanında kullanılabilmesini ve doğruluğunu etkiler. Bilgi sisteminden faydalanmamanın neticesi ise her bölümün kendi başının çaresine bakmasıdır. Her bölüm kendi başına kaldığında ise stok asla azalamaz.

12. Maliyet muhasebenizin ?birim maliyeti? düşürme çabası

Birim maliyet nasıl düşer ? Basit, daha fazla üreterek, çünkü dağıtılacak masraf (malzeme dışındaki değer) az da üretseniz çok da üretseniz hemen hemen aynıdır.

Peki bunun sonucunda toplam maliyet azalır mı ? Hayır

Peki niçin bu yöntem izleniyor ? Çünkü ?birim maliyet? bir performans kriteridir. Diğer yandan çalışılan toplam sürede bir verimlilik ölçüsüdür. Bunları değiştirmeden bu bakış açısını değiştiremezsiniz.

Bu yazının sunum versiyonu için tıklayınız >>>

Stok konusundan bahsetmek bazılarınıza artık ilginç gelmiyor olabilir ancak “stok yönetimi” dağıtım veya üretim yapan bir şirkette ERP uygulamalarının tam ortasında yer alır. Siz onu ne kadar görmek istemiyor olsanız, onun saklandığı yerlerden uzak durmaya çalışsanız da o hiç kimseyi rahat bırakmaz, bir yerden ortaya çıkar, hatta 96 ayrı yerden ortaya çıkabilir.

Yukarıda bulunan bütün gerekçeler bir kişinin başına gelmese de dert yaratacak kadarı bir şekilde oluşur. Stoğun miktar veya değerinde meydana gelen bir tutarsızlık üretimin aksamasına, fazla veya eksik olan satınalma kararlarına, hatalı maliyet hesabına, kullanılamayacak duruma düşerek kayıplara sebep olabilir. Diğer yandan stok, şirketin kasasında ve bankasında bulunan parasından çok daha fazla bir değeri temsil etmesine rağmen itilip kakılır; rafta bulunan stok yerine onun parası lastiklenip koyulsaydı herhalde hiç kimse bu şekilde davranamazdı.

Bir de “stok takibi” konusu var sanki kaçıyormuş gibi. Takip edilen stok, kuş misali bir orada bir burada kendisini göstererek takip edenleri yanıltır, bulunduğu yerde sık sık sayılır, üzerine kilit vurulsa bile o bir yolunu bulup yok olur.

Stok takip edilmekle yakalanabilecek bir şey değildir, bu nedenle ne kadar çok insan onu takip ederse etsin başaramaz. Bu başarısızlığın sebebi “stok miktarının” sebebinde açıkça belirtilmiştir :

“Stok girişler ile çıkışların farkıdır. Zaten giriş ile çıkışı kontrol edebilseydiniz stok olmazdı”

Stok Yönetimi “takip”‘ten farklı olarak süreçlerin kendisine odaklanmak anlamına gelir, örneğin;

* depo içi yer değiştirme,

* kutunun bozulup içinden bir miktar alınması,

* üzerinde ne olduğu yazmayan bir paketin içine yerleştirilerek gözden kaybedilmesi,

* satın alırken tam sayılmadan alınıp kontrolsuz alanda uzun süre bekletilmesi,

* bilgisayar kayıtlarını acil sevkiyatlar sonrası tamamlamayaçalışmak

gibi sayılamayacak kadar çok hatalı eylem sürdüğü sürece aslında takip etmenize de gerek yoktur. Stok Yönetimi hatalı eylemleri teşhis edip bir daha olamayacak şekilde yok etmek ile hedefine ulaşır. Bu zor ve tozlu bir işlemdir ama çok öğretici ve kazançlıdır.

Stok Kayıt Doğruluğu bir yazılımın kendi başına sağlayabileceği bir sonuç değildir, sağlanmadığı takdirde ise “Stok Yönetimi” gerçekleşmiyor demektir.