CengizPak.com.tr

Üretim kabiliyetlerinin ön planda olduğu, talebin arzı aştığı dönemlerde bu problem işletmeleri çok fazla etkilemezdi; nasıl olsa bütün tedarikçiler benzer bir şekilde müşterisine karşı duyarsızdı.

Fakat 90?lı yıllarda başlayan ?müşterinin hakimiyeti? içe dönük, kendisini rakipsiz gören, gelişmek yerine tembellik yapan işletmeleri sarsmaya başladı ve CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi) bir anda popüler oldu.

Aslında CRM ile tekrar hatırlamak zorunda kaldığımız kavram ve metodlar yüzlerce yıldır başarılı tüccarların uyguladıklarından farklı değil.

?Müşterini tanıyacaksın, onun beklentilerini aşarak karşılayacaksın. Bunun için aşağıdaki sinyalleri zamanında algılamak ve gerekeni yapabilmek gerekiyor, çünkü yapmamanın bedeli çok ağır ?

Bazıları ise iş yapma metodlarını geliştirmek yerine klasik konukseverlik yeteneklerine güvenir, unuttukları ise müşteri ile son derece az yüz yüze geldikleridir.

Şimdi bir düşünün, ?müşterinizin herhangi bir sorusuna şirketiniz nasıl cevap veriyor, ne kadar zamanda veriyor, müşterinizin hangi bölümleri sizin hangi bölümleriniz ile yüz yüze geliyor ve sizinkiler bu karşılaşmaya hazır mı??.

Aslında müşteriniz sizden son derece normal şeyler bekliyor, tıpkı siz müşteri olduğunuzdaki gibi :

- Herhangi bir sorusuna hızlı ve doğru cevap almak
- İlettiği bir sorunun dikkate alındığını görmek
- Kendi sistemini zora sokmayacak çalışma biçimi
- Ürünlerinizin sorunsuz olması
- Rakiplerinizden daha çabuk teslim edebilmeniz
- Verdiğiniz teslim tarihlerine uymanız
- Fiyatınızın rekabetçi olması
- İş kolunuzda yenilikleri uygulamanız

Müşterinize daha iyi hizmet verebilmeniz için bütün faaliyet alanlarınızı müşterinizin beklentileri ışığında entegre etmeniz, firmanızı hızlı reflekslere kavuşturmanız gerekiyor. Aslında şu sıralarda şirketinizin iç entegrasyonunu tamamlamış, izlenebilirliğini sağlamış olarak müşteri ve tedarikçileriniz ile elektronik platformda entegre olmayı konuşuyor, yapıyor olmalıydınız.

Entegrasyon bir işi birden fazla kere yapmamayı sağlamalı, örneğin şirketiniz müşteriden gelen siparişi sadece bir noktada ve bir kez yazmalı, depo girişini sadece bir kez bilgisayara işlemeli, hatta tedarikçinizin sizin adınıza hazırladığı irsaliyeyi siz işlememeli, sadece kontrol etmelisiniz. Bu işlemlerin tekrarından kurtulmanın ne kadar önemli bir iş olduğunu günde-ayda-yılda bunları kaç kez yaptığınızı hesaplayarak bulabilirsiniz.

Bu sunum cengizpak.com.tr site üyelerinin gönderi listesine eklenmiştir.

Fabrikanızın, iş merkezlerinizin gerçekten ne kadarını kullanıyorsunuz ?

Ne kadarını kullandığınızı nasıl ölçüyorsunuz ?

Verimlilik, planlama ve iyileştirme gibi konular genellikle çok konuşulur ama az uygulanır. Bunun temel sebeplerinden biri de yöntemleri ve uygulamasını iyi bilen insan sayısının az olmasıdır. Ülkemizde de dünyada da kurulu tesislerin çoüunun etkinliği %50-60 aralığındadır.

Üretim yapan şirketlerin kullandıkları verimlilik formülleri çoğunlukla gerçeği ifade etmez, halbuki formüller ile aklını karıştırmamış herkes şu basit ilişkiyi bilir …

Verimlilik = Kusursuz Olarak Yapılan / Teorik Olarak Yapılabilir Olan
Diğer bir deyim ile bir iş merkeziniz bir vardiya içinde 3000 adet parça işleyebilir ama çıkan sağlam parça 1350 ise (sebepleri sıralayın ama gerçek bu, zaten size de yok etmek için sebepleri arıyordunuz değil mi !)

Verimlilik = 1350/3000, kısacası % 45

OEE – Overall Equipment Effectiveness diye bilinen ve dilimize Toplam Ekipman Etkinliği olarak çevrilebilen metod şirketleri hatalı ölçümler veya kavram kargaşasından korur. Çünkü yöntem doğrudan “kayıplara” yoğunlaşır, onların giderilmesini yapılacaklar listesinin tepesine çıkartır. Bu sayede iyileştirme projeleriniz genel ifadelerden kurtulur ve önemli konulara odaklanabilirsiniz.

OEE yöntemi ile ölçüldüğünde çoğu şirketin verimlilik oranı % 50 civarında çıkar, bir çok kez % 35-45 gibi değerlere rastlanır.
Dikkat ederseniz bir tezgahınızın OEE değeri % 45 ise o tezgahınızın üretim yapabileceği % 55 zamanı kullanamıyorsunuz demektir. Kayıplarınızı azaltacak bir çalışma ile bu orantıyı % 60 çıkartmak sizin için hiç para harcamadan % 33 kazanç anlamına gelecektir (kullanımın %45′den %60′a çıkması kullanılan sürenin % 33 artması demektir).

Kim size bedavadan % 33 kapasite sağlar ki ! … Sadece siz kendinize bu iyiliği yapabilirsiniz.

Verimlilik artışı sizi ek yatırımdan, ek alan kullanımından, ek stok ve finansman kullanımından koruyacaktır. Şimdi sizde kendi verimliliğinizi “normal” formülü ile değerlendirin, bunu yaparken “ama”, “öyle değil”, “bugün bir istisna”, “bizim durumumuz  farklı” gibi kelimelerden uzak durun ve sadece hesaplayın. Eğer bir petrol tesisi işletmiyor iseniz % 85 ve üzeri çok iyidir … Eğer sayınız % 85′in altında kalıyor ise kendinizi geliştirebileceğiniz bir ortama sahipsiniz demektir.

Bu sunumda Homer bir şişeleme tesisinde işe giriyor, kendisinden para harcamadan kapasite artışı bekleniyor. Homer bunu başarabilecek mi ? Sunumu izleyince bakalım cevap size de bir fikir verecek mi ?

Gönderi Listesi Ne Demek  ? : cengizpak.com.tr sitesinin bir gönderi listesi vardır, örneğin bu sunum listemizin 9′uncu sırasındadır. Site üyelerine bunun  gibi çalışmalar belli bir sıra ile gönderilmektedir. Üyelik ücretsizdir ve hemen sağ tarafta bulunan ?Bu siteye üye olmak istermisiniz? başlığı altında bulunan form aracılığı ile gerçekleştirilmektedir, sizi de aramızda görmek isteriz. Gönderi listesinde daha neler olduğunu görmek için tıklayınız >>>

Bir işçimizin veya kaynağımızın işi yok ise ona yapacak bir şeyler bulmalıyız, herhangi bir kaynağımız asla boş kalmamalıdır.  Aksi takdirde verimlilik ölçen sistemimiz bize kötü sonuçlar göstermeye başlar.

Kaynakların kullanım şekline farklı bir noktadan bakan “Theory of Constraints  -  Kısıtlar Teorisi” konusunu yakında işleyeceğiz, o zamana kadar uygulamalarınızı paylaşmanızı bekliyorum.

Stoğun yönetilmesi ve azaltılması bazı giderlerinizi azaltacak ve size iş hayatınız boyunca kazanç sağlamış olur. Stoğun yönetilmesini kolaylaştıran en önemli adımlardan biri de Barkod Otomasyonudur. Barkod Otomasyonu ile sağlanacak kayıt doğruluğu ERP sisteminizin başarısını da doğrudan etkileyecektir.

Şimdi bir örnek şirket düşünelim, yıllık cirosu 12 000 000 YTL, brüt karlılığı % 20 olsun (diğer bir deyimle satılan mal maliyeti 12 000 000 * %80 = 9 600 000 YTL). Bu şirketin stok devir hızının 8 olduğunu düşünelim, diğer bir deyimle ortalama envanter değeri 9 600 000 / 8 = 1 200 000 YTL (hammadde + imalat alanı + yarı mamul + mamul) olsun. Şimdi bütün varsayımlarımızı listeleyelim :

Ciro : 12 000 000 YTL Yıllık

SMM : 9 600 000 YTL

Stok Devir Hızı : 8

Ortalama Stok Değeri : 1 200 000 (9 600 000/8)

Yıllık Faiz Oranı : % 18 (Aylık % 1,5)

Barkod Otomasyonu ile işlemsel doğruluk ve hız stoklarımızın kayıt doğruluk oranını yükselteceği için olduğundan daha az stok ve daha yüksek devir hızı ile çalışabilmek mümkün olacaktır. Erken veya geç satınalmaların sayısı azalacak, mevcut stokların net olarak biliniyor olması sayesinde ise daha düşük stok miktarı ile çalışılabilecektir.

Stok miktarının her % 10 azalmasının firmaya katkısı :
Ortalama Stok Değeri * % 10 * Yıllık Faiz formülü ile hesaplanabilir, örneğimiz için bu değer = 1 200 000 * % 10 * % 20 = 24 000 YTL / Yıl olacaktır (dikkat bu kazanç bir kerelik değildir, tıpkı 120 000 YTL’yi bankaya yatırıp sürekli faiz elde etmek gibidir).

Şirketimizin yapacağı iyileştirmeler ile devir hızını 8 den 12′ye yükseltmesi durumunda ortalama stok değeri 800 000 YTL’ye düşecek, finansal kazanç ise :
(1 200 000 – 800 000) * % 20 = 80 000 YTL / Yıl olacaktır.

Dikkat ederseniz stoklarınızın azalması ile kazanacağınız yerleşim alanı, işlem sayısında azalma, doğruluk oranının artışı sayesinde üretimde yaşanan aksiliklerde azalma gibi faydaları hiç hesaba katmasanız bile bundan sonra her yıl 80 000 YTL kazanç (veya daha az harcama) elde edeceksiniz. Şimdi biz stoğumuzu kredi ile finanse etmiyoruz diye düşünüyor iseniz o zaman raflarınızda yatacak olan 400 000 YTL’ yi bankaya yatırıp faiz aldığınızı da düşünebilirsiniz.

Barkod Otomasyonu ve ERP ikilisi size sonsuza kadar para kazandırır

5S nedir ?. 5S çalışma ortamının toparlanması, düzenlenmesi ve tekrar bozulmaması için bir dizi alışkanlığın elde edilmesine dair bir çalışmadır. 5S bütün iyileştirme çalışmalarının nerede ise ilk adımı olarak kabul edilen bir çalışma ve metod olarak düşünülebilir.

Hazırladığım sunumu ister akademik ister şirket içi çalışmalarınızda ,kaynak belirterek ücretsiz olarak kullanabilirsiniz.

Bu sunum site üyelerinin gönderim listesindedir, bu ve bunun gibi sunum, araştırma, ERP, Stratejik Planlama, Yalın Üretim Teknikleri, Tedarik Zinciri Uygulamaları gibi konular ile ilgileniyor iseniz

Güvenlik Stoğunun Nasıl Hesaplandığını anlatan sunum sadece üyelerim içindir, eğer konu ile ilgileniyor iseniz siteye üye olarak bu sunumu elde edebilirsiniz. (Üyeliğinizi tamamladığınızda sunum otomatik olarak e-posta adresinize gelecektir, üyelik ücretsizdir).

Güvenlik Stoğu (Kritik Stok) etkin stok yönetimi için bilinmesi ve kullanılması gereken bir parametredir. Bu sunumda belirlenmiş bir müşteri servis seviyesi için güvenlik stoğunun ne olması gerektiğini ve nasıl hesaplanacağını izleyebilirsiniz.

Amacı ne olursa olsun güvenlik stoğu 3 şekilde hesaplanabilir, bunlar  :

1. Kişisel Görüş : Bu en çok kullanılan ve en kolay olanıdır. Ancak bir süre sonra kim demişti, kim karar vermişti unutulup dokunulmazlık kazanabilir. Bu yöntemin diğer ismi ?olsa olsa” yöntemidir.

2. Genel Hükümler Yaklaşımı : Bu yöntem de en az birincisi kadar mantıksızdır, üstelik hesaplama gerektirir.
Örneğin : Pahalı – Ucuz ayrımı, ABC klasifikasyonu gibi hesaplar sonucu güvenlik miktarları kararlaştırılıyor olabilir.

3. İstatistiksel Yöntemler : İstatistik kullanan yöntemler elde tutulması gereken miktarı geçmiş talep ve stok servis seviyesine göre hesaplamaya çalışır.

Not : Güvenlik Stoğu Nasıl Hesaplanır ile ilgili yazı bu kadar değil. Asıl yazı 15 sayfalık bir sunumdur. Site üyeleri bu ve bunun gibi sunumları ücretsiz olarak elde etmektedirler, bunun için sağ tarafta gördüğünüz üyelik bölümünü kullanabilirsiniz.

Temel tanımları hatırlamakta yarar olduğuna inanlardanım. Örneğin bir ERP veya MRP projesi yaparken stok ve stok yönetimi en çok vakit harcanılacak konuların başında gelir. Temel tanımlardan uzaklaşılmaz ise hiç bir şey unutulmamış olacaktır.

Stok;
üretimi desteklemek (hammadde ve yarımamuller),
tamir ve servis hizmetlerini yerine getirmek,
müşteri isteklerini karşılamak (mamul, servis parçaları) amacı ile bulundurduğumuz malzemelerin (stokların) tümüdür.

Stok Yönetimi ;
Stok seviyesini istenilen düzeyde tutabilmek için gerekli kontrol sisteminin oluşturulması, farklı bölümlerin kendi başına veya bir arada verdiği yenileme (satınalma, üretim vs…) kararlarının bu hedefi desteklemesini garantilemektir.

Stok nerede bulunur;
Stok satış noktalarımızda, fabrika depolarımızda, imalatın içinde, fason çalıştığımız yerlerde, gümrüklerde, yolda, açık satın alma siparişlerimizin içinde … Farklı farklı şekillerde (malzeme, ürün, yarı mamül, yedek parça) karşımıza çıkar.

Vilfredo Pareto 1800?lerin sonuna doğru İtalya topraklarının % 80?inin nüfusun % 20?sine ait olduğunu gözlemledi.
Daha sonra bahçesinden topladığı bezelyelerin % 80?inin köklerin % 20?sinden geldiğini gördü.

Böylece bir topluluk içinde  “Az Sayıda Önemli” – “Çok Sayıda Önemsiz” olduğu sonucunu elde etti. Pareto kuralı olarak bilinen bu analize daha sonraları  ?Juran? tarafından Vilfredo?nun anısına “Pareto” ismi verildi.

80/20 gözlemi bugün bir çok konuda kullanılmaktadır, diğer bir ismi de ABC Sınıflandırması (ABC Analizi) şeklindedir. Örneğin müşterilerimizin % 20′si ciromuzun % 80′inini yapmaktadır veya stok kalemlerimizin % 20′si toplam harcamamızın % 80′inini oluşturmaktadır şeklinde düşünmenin kaynağı bu analizdir. Bu sınıflandırmada % 80 grubunu sağlayanlara A, ikinci % 15′i sağlayanlara B, kalanlara ise C sınıfı diyerek “az sayıda” çeşitlilik ile (stok kalemi, müşteri, olay …) ilgilenerek sistemin tümü için önemli adımlar atmak mümkün olmaktadır.

Bir durum karşısında kaliteli karar verebilme ve problemi çözebilme bir dizi alışkanlığı ve yeteneği gerektirir. Tarih boyunca ileriyi öngörmeye çalışarak, analitik düşünüp ilişkileri doğru tespit ederek karar verebilmiş insanlar veya toplumlar diğerlerinden daha iyi konumda olmuşlardır.

Hayatımızda her anında karar veririz, sabah hangi börekçiye gideceğimiz bir karar, sonucunda midenizin yanması veya yanmaması ile başlayan öğrenme süreci ve bilgi birikimi sizi bir sonraki sabah vereceğiniz karar hakkında ışık tutar. Bu deneysel bir yaklaşımdır ancak her zaman deneme şansınız olmaz veya yapacağınız deneme son denemeniz olabilir.

Deneme şansı kısıtlı olduğunda “bulunulan durum hakkında bilgi toplama”, “analitik düşünebilme”, “ileriyi öngörebilmek için hür fikirli ve hür vicdanlı olabilme”, “kavramsal boyutta düşünebilme”, “özgüven”, “insiyatif alabilme” gibi bir dizi yeteneğiniz olmalı ve siz bunları sürekli geliştiriyor olmalısınız.

Günümüz insanını fazla yormadan, canını sıkmadan problem çözebilir hale getirebilmek için onlarca yöntem vardır – 5 Niçin, Balık Kılçığı, Boston matrisi, Sebep – Sonuç diagramları vs … – ve kullanıldıkları zaman organizasyonun ortalama problem çözebilme yetisi artar, her biri bir fayda sağlar.

Ama ne Mustafa Kemal Atatürk, ne Attila, ne Cengiz Han, ne de tarihte izini bırakmış büyük liderler tam olarak bu yolu izlememişlerdir. Kaliteli Karar Verebilme ve Problem Çözebilme konusuna bu açıdan baktığınızda “nerede olmak istediğinize göre” problemleri çözüyor olmanın farklı bir durum olduğunu görebilirsiniz. Bunu bir şirket boyutuna indirdiğinizde hedef – yol – problem şeklinde geriye doğru gelmeniz kariyerinizde ilerlemek istediğiniz doğrultuyu destekleyecektir.

Şimdi bu yetkinliği tarif etmeye çalışalım :

Bir durum karşısında analiz, bilgelik, tecrübe ve mantıksal metodları kullanarak karar verebilme, farklı kaynaklardan bilgi edinmeye açık, diğerlerinin tecrübe ve yeteneklerini talep etmeye çekinmeyen ve bu sayede problemi kalıcı olarak, bir daha tekrar etmeyecek biçimde çözmeye çalışmak.

Bu yetkinliğe sahip olunup olunmadığı nasıl anlaşılacak ?

* Öncelikle problemi çözebilmek için ne tür bilgiye sahip olunması gerektiğine karar verebilmek önmeli. Diğer bir deyimle hem problemi doğru anlamak hem de bulunulan noktayı doğru değerlendirmek için hangi bilgiye ihtiyaç var hangi bilgi bize bir şey katmaz, bunu algılamak gerekir. Büyük resmi görebilmek işte bu aşamada gereklidir.

Örneğin bir fabrikada iş merkezlerinin hangi verimlilikte çalıştığını anlamak için fazla uzun bir süre gerekmez ancak çoğu kez bilgi toplama yoluna sapılıp aylarca bilgi toplanıyor olabilir. İşte bu noktada “hedef – yol -problem” konusu ortaya çıkar. Amaç sistemi sürekli izlemek ve izleme sonuçları ile sistemi yönetmek ise sürekli bilgi toplama ve ilgili konular çözülmesi gereken problemlerdir ancak sistemin verimliliğini büyük adımlar ile yükseltmek için bu çoğu zaman gerekmez.

* Sonuca götürecek soruları sorabilmek, başkalarının da tecrübelerini yapıcı bir biçimde sürecin içine katabilmek, konuyu dağıtmadan ilerleyebilmek problem çözebilenler ile yolda kaybolanlar arasında bulunan bir farktır. Bazı insanlar detaylar üzerinden gider, ne kadar çok bilgileri olursa o kadar iyi bir çözüm bulabileceklerini düşünürler. Sonuca odaklı olmak, büyük resmi görmek, konuyu dağıtmamak ve kararlı olmak temel özelliklerdir.

* Problem yönetilebilir, incelenebilir parçalara bölünmesi gerekiyor ise yapılmalıdır. Böl ve yönet eski bir deyimdir, sistematik düşünmeye alışkın kişiler bunu kolaylıkla gerçekleştirir ancak bir çok kişi için anlamlı parçalara bölmek güç bir iştir.  Problemi anlamsız parçalara bölmek demogogların da izlediği yollardan birisidir. Kaliteli Karar Verebilmek için çözmek istediğiniz problemin esasını anlamış olmanız gerekir yoksa altı kör adamın fil tarifi yapmaya çalışması gibi bütünü gözden kaçırabilir veya başkaları tarafından hiçbir çözümün olmadığı bir boşluğa sürüklenebilirsiniz.

Önceliklerin tespit edilebilmesi, maliyet – fayda – risk elemanlarının anlaşılması, ana konudan uzaklaşmadan alternatifleri algılayabilme bu alanda önemli yetkinliklerdir.

* Çözümü oluşturken kanıtlanmış teorilerden faydalanarak benzeşimler oluşturmak, bu sayede daha geniş kapsamlı bir çözüm bulabilmek için çalışmak da ayırt edici bir noktadır. Bu sayede asıl önemli olan gözden kaçmamış olur.

* Pazar ve rekabet koşullarının doğru analiz edilmesi ve karar verme sürecinde dikkate alınması önemlidir. Etkin problem çözücü kişi pazarı, trendleri, rekabeti ve geleceğin resmini algılamaya çalışmalıdır. Bunu yaparken hem kısa hem de orta ve uzun görüşü bir potada eritebilmelidir.

* Problem çözücü kişi bulduğu çözümü başkalarına aktarabilmelidir. Bazı insanlar problemi anlatırlar ama çözümü söyleyemezler, bu tür kişiler problem çözücü değildirler. Neyin nasıl yapılması gerektiğini başkalarına açıklayabilmek kaliteli karar verebilen insanların bir özelliğidir.

Tarihte bir çok hatalı karar vardır, işte bunlardan biri (alıntı vikipedi’den …)

7 Eylül 1812 günü gerçekleşen Borodino Savaşı, Moskova?nın yaklaşık 110 km. batısında, Moskova nehri üstündeki köprübaşında yapılmıştır. Napolyon Ordularını durdurmayı başarmakla birlikte Rus Ordusu’nun kayıpları, mevzileri uzun süre elde tutabilecek durumda değildir. Kutuzov, geri çekilme kararı verir. Hiç bir askeri direnişle karşılaşmadan Moskova’ya giren Napolyon, Rus Çarı’nın bir barış antlaşmasına yanaşmaması, Rus Ordusu’nun imha edilmemiş olması ve kış şartlarında ordusunun ikmalinin neredeyse olanaksız hale gelmesi dolayısıyla Rus topraklarından geri çekilmek zorunda kalmıştır. Ordusunun büyük bir bölümünü bu geri çekilme sırasında kaybetmiştir. Rus Ordusu, onları sürekli olarak izlemiş ve yıpratmıştır.

.

Rusların geriye çekilmesi ile Napolyon ordularının dümdüz Moskova’ya kadar gidip sonra da geriye dönebileceğini düşünmesi mevcut durumu anlamama ve ileriyi görememe sonucu “kalitesiz bir karar” olarak tarihe geçmiştir. Bunun kadar dramatik olmasa da günümüz iş dünyasından da onlarca örnek bulunabilir.

Zaman zaman doananımı ve insan gücü oldukça büyük şirketlerin nasıl hata yapabileceğini anlamak için Gelibolu Savaşında İngilizlerin verdikleri kararlara, Napolyon ve yüz yıl sonra Hitler’in Moskova seferlerine, Truva Savaşına, Pers İmparatorunun Cengiz Han tarafından gönderilen elçinin başını kesmesi ve sonrasında yaklaşık 1 milyon vatandaşını kaybetmesine bakarak anlayabilirsiniz. Çoğu kez yapılan hata “kendini çok zeki veya çok güçlü görmek” kaynaklıdır. Yılların komutanları bu hataları yapıyorsa şirket yöneticileri ne yapsın.

Son söz : Çok analiz yapmak doğru karar için yeterli değildir, doğru yere bakmak ise esastır.

Not : Bu yetkinlik tanımlarını kariyerinde ilerlemeyi, talip olacağı görevleri, pozisyonları gerçekten isteyen kişiler için yazıyorum. Bu sayede kendilerini işe alacak veya kariyer rotalarında ilerlemeleri için onlara destek olacak, yön verecek kişilerin hangi kriterlere dikkat ettiklerini bilmeniz gereklidir. Diğer yandan şirketlerde ?performans ölçümü?, ?performans yönetimi?, ?yetkinlik esaslı değerlendirme? giderek yaygınlaşmaktadır. Bir profesyonel olarak kariyerinizi geliştirmeniz bu dünyanın kurallarını ve bakış açısını anlamanız ile mümkündür. Sizlerinde yorum veya yazılarınız ile katkılarınızı bekliyorum.

MTBF – Mean Time Between Failure :  Bir iş merkezinin iki plansız duruşu arasındaki ortalama süresidir.

Formülü :

MTBF = Çalışma Süresi / Plansız Duruş Sayısı

MTBF değerinin zaman içinde artıyor olması sürprizlerin azaldığını, giderek daha az arızanın olduğu ve problemsiz çalışma dilimlerinin giderek uzadığı anlamına gelir.

* Bir iş merkezinin aylar itibarı ile MTBF grafiği

MTBF değerinin azalıyor olması ise ölçüme söz konusu olan çalışma diliminde aksiliklerin artıyor olması demektir, kısacası MTBF değeri ne kadar yüksek ise o kadar iyidir.

Formülde yer alan çalışma süresinin gerçek süre olması önemlidir.
Örneğin bir iş merkezimizin kapasitesi aylık 250 saat iken sadece 50 saat çalıştı ise 50 saat kabul edilmelidir, çünkü arızaların oluşu ile çalışmanın ilişkili olması gerekir.

MTBF, Bakım Yönetimi için kullanılan anahtar performans kriterlerinden birisidir.

Normal bir uçuştasınız, ortalıkta hiç bir olumsuzluk yok ve pilot konuşuyor :

“Sayın yolcular, şu anda aklıma gelen bir iniş metodunu ilk kez deneyeceğim, endişelenmeyin, ben çok rahatım”

Kendine güvenmek, sınırları gerçekçi tespit ederek hangi konularda nereye kadar ulaşabileceğimizi bilmek hayatımız boyunca gerekli bir yetkinlik. Kendinize güvenmeyince başarısız olmayı beklersiniz, hayatınızda döneceğiniz virajlara başkaları müdahale etmeye başlar daha doğrusu buna açık olursunuz.

Hiç kimse kendine güven duymayan, sinirli ve değişken davranışlar gösteren birinin yönettiği proje içinde yer almak istemez, dolayısı ile “kendine güven” aynı zamanda bir takım liderliği olma özelliklerinden biridir. Diğer yandan kendine güven duyan insanlar bu duyguyu etraflarına da yayar, çevrede bulunan kişiler bunu kolayca hisseder ve olumsuzluklar karşısında daha sakin davranırlar.

Peki siz dışarıdan bakılınca nasıl gözüküyorsunuz acaba, insanlar neleri değerlendirerek buna karar veriyorlar ?

* İnsanlar sizi eleştirseler, alay bile etseler kendi doğru bildiğinizi yaparmısınız yoksa başkalarının ne düşündüğü daha mı önemlidir ? Öne çıkmak, dik durmak kendisine güvenen insanların işidir ama elbette ölçüyü bilmek, kendi yeteneklerinizi tanımak ve sindirmiş olmak gerektirir. Televizyonlarda yetenek yarışmaları var, oralara çıkıp milleti husursuz eden sesi ile şarkı söylemek veya kendisini yerden yere atarak dans yapmak birer “öne çıkma” değildir, diğer yandan kendine güven duymak da değildir. Sadece kendini bilmezlik, etrafının değer kriterlerinden habersiz olmaktır ve dolayısı ile konumuz ile alakası yoktur.

* Hani hiç bir konuda karar vermek istemeyen, risk almamayı bir görev talimatı gibi algılayarak rahatını bozmayanlar vardır (görev talimatının dışına çıkmayı söylemiyorum, etliye sütlüye karışmama davranışını söylüyorum). Genellikle kendi konfor zonundan ayrılmak istemeyen, hata yapmaktan korkan, en ufak bir değişiklik karşısında bile onay almadan devam etmeyen insanlar büyük ihtimalle “o konuda” kendilerine güvenmemektedirler (kesin bir görev talimatı değil ise). Yaptığı işe, kendi bilgi ve yeteneklerine güvenen kişiler daha iyisini yapabilmek için bazı riskleri alırlar. Zaten ilerleme de böyle olur.

* Bir hata yapınca kabul edip ondan gerekli ders çıkartmak bir güven göstergesidir. Kişinin kendisini bilmesi ve gerçek ile yüzleşmesi ona ileride fayda sağlar. Peki hatanın üstünü örtmeye çalışmak ve diğerleri fark etmeden düzeltmeye çalışmak kötü müdür ? Hatayı düzeltmeye çalışmak kötü değil elbette ama üstünü örtmeye çalışmak faydasız ve ters tepebilecek bir süreci başlatabilecek bir hamledir. Üstünü örtme çabası aldatmatmaya çalışmaya dönüşebilir ve bu da hatanın kendisinden bile kötü olabilir.

* Kendisine güvenen bir kişi iyi yaptığı işlerden sonra tebrik edilmeyi bekler. Güvensiz kişiler ise yaptıklarını abartarak her fırsatta ve herkese anlatmaya çalışır, bu sayede takdir edilmeyi umarlar. Bir başarıdan sonra takdir beklemek normaldir ve başaran kişinin hakkıdır ancak bunun için etrafa saçılmak güvensizlik göstergesidir. “Sonra ben de ona dedim ki …….. öylece kala kaldı …… kiminle karşı karşıya olduğunu anladı” gibi cümlelerden uzak durursanız kendinize olan güveni geliştirmek için bir adım atmış olursunuz.

* Takdir edildiğinizde “Teşekkürler, gerçekten de çok çalıştım ve bunu fark ettiğiniz için sevindim” cümlesi ile mi karşılık verirsiniz yoksa “Hiç önemli değil, başkası da yapabilirdi”  şeklinde mi ? Biz Türkler mütevazı bir ulus olduğumuz için ikincisine çok rastlarız ama ilki kendisine güvenen bir kişinin ruh halini yansıtıyor. Tevazu ile güvensizlik bizim topraklarımızda biraz karışır bazen de kendine güven ile cehalet bir birinin içine girebilir.

Bir adamın kocaman bir incisi varmış. Bir gün onu deldirtmek istemiş, en iyi ustayı araştırmış ve ona gitmiş :

- Ünlü inci ustası sen misin ?

- Evet

- Şu inciyi deldirtmek istiyorum

- Ben onu delemem

- Sen ne biçim ustasın bir inciyi delemiyorsun !

- Ver şu inciyi bana (usta inciyi sahibinden alıp arka tarafta bulunan çırağa fırlatıp seslenmiş “del şu inciyi”)

Çırak inciyi bir anda delip ustasına atmış, usta da inciyi sahibine vermiş.

- Sen koskoca bir ustasın bir inciyi delemedin ama bak çırağın deldi … demiş incinin sahibi

- O değerini bilmiyordu … diye cevap vermiş usta

Kendine güven duymanın, özgüven sahibi olmanın kökleri belki doğumdan öncesine gidiyordur belki de gitmiyordur, bunu bilmiyorum. Ama geliştirilebilir bir yetkinlik olduğunu biliyorum.

Önce ne olduğunu tanımlayalım :

Bir şeyi başarabilmek için kendi fikir ve yeteneklerine güvenmek, bir olay karşısında bağımsız davranarak onu göğüslemeye istekli olmak.

Şimdi gelelim nasıl geliştirilebileceğine …

1. Neyi başardığınızı listeleyin

Hayatınızı düşünün ve ilk 10 başarınızı yazın, zamanla bu listeye daha önemli bir başarınızı ekleyin ve listede en önemsiz olanı çıkartın. Biraz eğlenin, bakın sizin de bir başarı listeniz var.

2. Güçlü yanlarınızı düşünün

Bunun için SWOT analizi yapabilirsiniz. Bu sayede güçlü yanlarınızı, fırsatları, zayıf noktalarınızı değerlendirmiş olacaksınız.

3. Sizin için önemli olan ne, hedefiniz ne ?

Bir hedef koyup onu başarmak özgüveninizi arttıracaktır. Diğer yandan hedef ve hedefe odaklanmak çok ama çok önemlidir. Bir çok kişi hedefinin olduğunu düşünür ama genellikle yoktur. Şimdi bir düşünün ve cümleye dökün “hedefiniz ne ? “.

4. Düşüncelerinizi yönetmeyi öğrenin

Negatif düşünce ve söylemlerden kurtulmayı becermelisiniz, kendinizi bulunmak istediğiniz yerde hayal etmeli ve resmi aklınıza kazılamalısınız.

5.  Başarıya odaklanın ve bütün gücünüzü harcayın

Şimdi odaklanma zamanı, artık güçlü ve zayıf yanlarınızı biliyorsunuz ve bir hedefiniz var, kendinizi bulunmak istediğiniz yerde de görebildiğinize göre artık oraya ulaşmak için enerji harcama noktasına geldiniz.

Başardıkça kendinize daha fazla güveneceksiniz, çalışırsanız olacaktır.

Üretimin Bir Numaralı Kanunu : Üretim sürecinden elde edilecek bütün fayda, malzeme ve bilgi akış hızına doğrudan orantılıdır.

Bu cümle size biraz anlaşılmaz geldi ise şöyle de düşünebilirsiniz. Eğer aldığınız siparişi ışık hızı ile üretime aktarıp yine ışık hızı ile bitmiş ürünü masanın üzerine koyabiliyor olsaydınız ne mamul ne de yarımamul stoğunuz olmaz, rakipleriniz sizin faaliyet gösterdiğiniz pazarlardan çıkmak zorunda kalırlardı.

Malzeme ve Bilginin akış hızı arttıkça üretimin kontrolu kolaylaşır ve planlamanın etkinliği artar. Bu durumda Malzeme ve Bilgi akışını yavaşlatan herhangi bir problemin yok edilmesi kaynaklarımızın daha iyi kullanımını sağlayacaktır.

Akış hızının yüksek olması iki olay arası geçen zamanın daha kısa olması anlamına geldiği için ZAMAN üretim sürecinde kullanılan en kıymetli kaynak olmaktadır.

Başlangıçta herkes eşit zamana sahiptir… Onu ziyan etmek geriye dönüşü olmayan kayıplar yaratır; çünkü diğer tüm kaynakların aksine stoklanamaz, tekrar kullanılamaz ve para ile alınamaz…

Akışı yavaşlatan unsurlar kullanılan zamanı arttıran unsurlar ile aynıdır.

Dolayısı ile bu unsurları ortadan kaldırmak için çalıştığımızda aynı anda ?zamanı? daha iyi kullanıyor olacağız.

İletişim karşılıklı iletmek demektir. Bunun olabilmesi için mesajın kaynağı ile hedefi aynı ortamı paylaşıyor olmalılar; örneğin aynı odada veya telefon konuşması yaparak, mektup okuyarak, bugünün teknolojisinde chat yaparak, sms mesajları ile … İletişimin gerçekleşmesi için bakın uzmanlar ne diyor :

“Kaynak tarafından “hedefin” anlayacağı biçime getirilen mesaj hedef tarafından algılandıktan sonra (hedef, gelen mesajı çözümlüyor, yorumluyor) kaynağa bununla ilgili bir tepki verir. Şimdi model tersine dönmüştür, kaynak verdiği mesajın karşılığını almış olduğuna göre aldığı mesajı çözümleyerek o da bir tepki üretir. Mesaj alıp verme karşılıklı olmuyor ise iletişimden söz etmek mümkün değildir”

Mesela bir otelin web sitesinde bulunan info@… diye verilen bir e-posta adresine şu gün gelmek istiyorum yeriniz var mı diye bir mesaj yolluyorsunuz, otel kurumsal görünüyor (ne demek olduğunu hayatımda anlamadım ama siz ne söylemek istediğimiz anladınız umarım, böylece bir iletişim kurmuş olduk …) ama cevap yok … veya telefon hattının ucunda kimse yok ama siz konuşuyorsunuz veya çok kızgınsınız ya da neşeli ve kendi kendinize konuşuyorsunuz ya da karşınızda bulunan kişi ile duvar arasında bir fark yok “duvara konuşuyorsunuz”. Bunların hepsi birer başarısız iletişim girişimi.

Bildiğiniz veya belgesellerde seyrettiğiniz gibi sadece insanlar iletişim içinde değil, nerede ise tüm canlı organizmalar kendi dillerini anlayanlarla iletişim içinde. İletişim sadece ses ile mi oluyor ? Hayır elbette, örneğin bir aslanın kendisine yaklaştığını hisseden bir antilop aniden koşmaya başlayınca diğerleri için bu yeterli bir mesaj oluyor.

Ortak dil konusunu sadece konuşma lisanı olarak algılamamak gerekir, karşımızda bulunana mesajımızı iletmek için kullandığımız herhangi bir yöntem, ses, jest, mimik, koku, yazılı metin … seçenekler çok yeter ki mesajı karşımızdakinin anlayabileceği, çözümleyebileceği gibi üretebilelim.

Şimdi gelelim “iletişim kurabilme ve iletişim içinde kalabilme konusuna”.

Öncelikle gerekiyor mu diye kendinize bir sorun, belki tercihiniz tam bir yalnızlıktır, eğer öyle ise uğraşmayın. Değil ise yazının bundan sonrasına insanların iş ve sosyal hayatını merkez alarak devam edeceğim, yani diğer canlılar ile ilgilenmeyeceğim.

Şimdi bir gözlem yapalım, yaşı uygun olanlar bilirler “bir zamanlar cep telefonu yoktu”. Yaşı 20 civarında olanlara bunu söylediğinizde size bulanık gözler ile, tarih öncesinden bir canlıya bakar gibi bakacaklardır, ama yoktu. Şimdi var ve ne oldu ? İnsanlar arası (en azından bizim ülkemizde) konuşma ve mesaj trafiği olağanüstü arttı, meğer ne çok şeyi içimize atıyormuşuz … Niye ? Çünkü bize yalnız olmadığımızı hatırlatıyor, hatta gösteriyor. Çünkü biz bir “ilişkiler ağı” içinde bulunduğumuz zaman rahat ediyoruz ve bunun için kendi çevremizde yer alan noktalar pardon insanlar ile iletişim içinde bulunmalı, mesajlarımızı onlar üzerinden ağ üzerinde bulunan bir başka noktaya taşıyabilmeli ve bize uzak noktalardan taşınan mesajları da alabilmeliyiz. Tıpkı bir örümcek ağı gibi, ağın bir ucunda meydana gelen titreşim düğümden düğüme atlayarak sonunda örümceğe ulaşır o da uygun pozisyonunu alır.

İşte bu ihtiyaç “iletişim kurabilme ve iletişim içinde kalabilme yetkinliği” ile karşılanır. Eğer iletişim kurabilme yetkinliğiniz zayıf ise ne anlaşılabilecek ne de anlatılanı anlayabileceksiniz. Şimdi gelelim bu yetkinliğin tanımına :

“Yüksek kaliteli, bozulmaya uğramamış bilginin kişinin üzerinden geçebilmesi, organizasyon içinde ise kendi üstlerine veya astlarına bilgiyi aktarabilmesi, bunun için fiziksel, psikolojik engellerin aşılmasına yardımcı olunması, fikir ve görüşlerin açıkça ve serbestçe ifade edilmesine destek olunması, konudan uzaklaşıcı veya uzaklaştırıcı eylemleri algılayarak durdurulması, karşılıklı fayda elde etme ortamının oluşturulmasına yardımcı olunması”

İletişim kurabilen ve bunu sürdürebilen kişileri nasıl tanıyabiliriz, özellikleri nelerdir, ne tür davranışlar gösterirler ?

* Kendi görüşünü açıkça ve anlaşılır olarak ifade eder. Çoğu kişi anlaşılmamaktan şikayetçidir demek ki bu kişiler “kendi görüşünü karşı tarafın çözümleyebileceği bir mesaj haline getiremeyenler” olmuş oluyor.

* Karşısındakini dinler, dikkate alır ve anlamaya çalışır. Diğer bir deyimle başından savmak veya kendi görüşünü üstün kılmak veya ona zeki cevaplar vermek için değil, anlamak için dinler.

* Açık uçlu sorular sorarak karşısında bulunanların kendilerini daha iyi ifade edebilmelerini sağlar. Karşındakini Evet-Hayır, Doğru-Yanlış arasına sıkıştırmaya çalışmaz.

* Etrafında bulunan kişileri doğru bilgiler ile güncel tutar. Organizasyon içinde  muhatap için ister pozitif ister negatif özelliklerde olsun bilgi saklamaz. Kimin hangi bilgiyi kullanması gerektiğini bilerek elinde bulunan bilgiyi doğru biçimde dağıtır.

* Anlaşmazlıkların sürmesini desteklemek yerine çözülmesi için destek olur, tarafların bir birini anlamasına yardımcı olma yollarını arar ve bulur.

* Sahip olduğu bilgiyi konunun uzmanlarına aktarabildiği gibi uzmanı olmayan kişilere de sade bir dille aktarabilir.

* Pozitif bir duruşu vardır, saldırgan görünmez. Bunu en kolay şöyle anlarsınız “yanında rahatım” duygusu duyup duymadığınıza bakın.

*Elektronik haberleşme metodlarını uygun kullanır. Örneğin e-postalarını normal harfler ile (büyük büyük harfler ile değil), normal renk olan siyah ile (kırmızı ile değil) yazmak gibi.

* Karşısındakinin sözü bitmeden onun konuşmasını kesmeye çalışmaz, yargılama ve kritik etme için acele etmez, fırsat kollamaz. Televizyonlarda seyrettiğimiz “reality show” programlarında rastladığımız çoğu konuşma böyledir, arada birisi diğerine “seni seviyorum” dese bile karşısındakinin bunu ancak bir süre sonra algılayacağına eminim çünkü dinlemiyorlar (bizim listemizde ikinci madde).

* İş arkadaşlarına elinde bulunan bilgiyi paylaşmayarak üstünlük sağlamaya çalışmaz. Bu tür, toplantıya girer ve o ana kadar herkesten gizlediği bilgi ile “bilen” adam olmaya çalışır, organizasyonlar için tehlikelidir, bu türü dikkatle kullanın ve çocukların ulaşabileceği yere koymayın lütfen !

* Herkesin anlayabileceği bir yöntemi, lisanı, kelimeleri kullanır. Örneğin kurulması gereken ERP sisteminizi size  “yönetimsel kurgunuzu yeniden düzenleyerek şirketinizi rekabet karşısında mavi okyanusa taşıyacak” şeklinde anlatmaz, ne olduğunu söyleyenin bile anlamadığı cümleler kurmaz.

Not : Bu yetkinlik tanımlarını kariyerinde ilerlemeyi, talip olacağı görevleri, pozisyonları gerçekten isteyen kişiler için yazıyorum. Bu sayede kendilerini işe alacak veya kariyer rotalarında ilerlemeleri için onlara destek olacak, yön verecek kişilerin hangi kriterlere dikkat ettiklerini bilmeniz gereklidir. Diğer yandan şirketlerde “performans ölçümü”, “performans yönetimi”, “yetkinlik esaslı değerlendirme” giderek yaygınlaşmaktadır. Bir profesyonel olarak kariyerinizi geliştirmeniz bu dünyanın kurallarını ve bakış açısını anlamanız ile mümkündür.

* Firma çalışanlarınızın “performans değerlendirme ve yönetim sistemi”  çalışanların takdir edilmesinin ötesinde şirket hedeflerinizin gerçekleştirilmesine katkı sağlamalıdır.

* “Neyi ölçüyorsanız o yapılacaktır” ; bu nedenle performans değerlendirme sisteminizin firmanızın stratejisi ile uyumlu olması gerekir.

* İnsan Kaynakları yönetiminiz, çalışanlarınıza sağlayacağınız imkanlar, eğitim çalışmaları performans değerlendirme sistemi ile ilişkilendirilmelidir.

* Performans değerlendirme çalışmasının hedefi firmanızın performansını arttırmaktır, buna uygun olarak çalışanlarınız için eğitim ve kendini geliştirme imkanları sağlamalısınız.

* Her çalışanınızın yaptığı işi ve bu işin stratejinize nasıl katkı sağladığını biliyor olmalısınız.

* Doğru parametreleri ölçmelisiniz, performans değerlendirme yaparken sonuçlar, davranışlar ve  kişisel özelliklerin bir karışımı kullanılmalıdır.

* Bir çalışanınız için toplanan bilginin farklı kaynaklardan elde edilmesine dikkat edin, bu sayede daha tarafsız bilgi ile hareket edersiniz.

* Performans bilgisi periyodik olarak toplanıyor ve çalışanınız ile paylaşılacağı için son değerlendirme raporu çok önceden tahmin edilebilir durumda olacaktır, bu nedenle sürpriz yapmaktan kaçının.

* Değerlendirme görüşmesinin özel bir yerde, yeteri kadar zaman ayrılarak yapılmasına ve görüşme esnasında kişisel geliştirme hedeflerine yer vermeyi planlamalısınız. Bu sayede görüşmenin gerilimini azaltmış olursunuz.

* Değerlendirme, performans yönetim kurgunuzun ilk adımıdır. Alınan kararları ve yeni hedefleri ne kadar yakından takip ederseniz amacınıza o kadar yaklaşırsınız.

* Başarıyı ödüllendirin. Performans değerlendirme ile çalışanlarınıza sağlayacağınız faydayı ilişkilendirmeniz sisteminizin işleyişi için gereklidir.

* Kanunlar açısından problem yaşamamak için performans değerlendirme sisteminiz için bu konuda danışmanlık alın.