Video 5S üzerine. Kılavuzu karga olanın … diye başlayan söze uygun bir durumu anlatıyor. Başlangıçta adam kadına 5S seni heyecanlandırdı mı gibi bir soru soruyor, kadının her halinden çok heyecanlı olduğunu ! anlayabiliriz.
Ne günlere kaldık, heyecan duyacak başka bir şey kalmamış gibi …
Detaylara Önem Vermek
Detay denilen şey organizasyon içinde bulunduğunuz noktaya göre değişir. Örneğin 38 fabrikası olan bir şirketin yöneticisi iseniz fabrikaların hangi ülkelerde olduğunu bilmek bile detay sayılabilir, bir bakım mühendisi iseniz uğraştığınız makinanın sigortası bir detay olabilir. Diğer yandan “bir işi yaparken detaylara dikkat et” denildiğinde o işin etkileyeceği ve etkilenebileceği noktaların hepsini dikkate al demek istiyorsunuzdur.
Detaylara Önem Vermek : Bir işi yaparken küçük yada büyük olduğuna bakmadan o işi çevreleyen ve o işin çevrelediği her noktayı dikkate almak, kaynakları dikkatli kullanmayı becermek, planlama yaparken bu unsurları dikkate alabilmektir.
Örneğin stok sayımı yapacaksınız, önce ne yapmanız gerekir ? Stok alanında fiziki harekete son vermeniz, bilgisayar üzerinde sayım başlamadan önce bir liste elde etmeniz gerekirdi. Şimdi düşünün, işin bilgisayar kısmını umursamadınız ve “sadece saydınız” … Bu durumda sayımınızı kıyaslayabilecek bir noktanız olmadığına göre iş eksik yapıldı demektir.
Veya siz müdürünüz için bir randevu alıyorsunuz. Bunu yaparken randevu yerini bir alışveriz merkezi olarak not alıyorsunuz ve restoranın ismini yazmıyorsunuz veya size söylenmiyor ve siz de atlamış oluyorsunuz …
Peki bir insanın detaylara önem verdiği nasıl anlaşılabilir :
* Elde ettiği bilgiyi çapraz olarak doğruluyor mu ? Mesela randevu yeri çok bilinen bir yer değil ise internet üzerinden haritaya bakıp doğrulama yapıyor mu, o noktada otopark imkanlarını sorguluyor mu ?
* Başkalarına ilettiği bilgi net ve kullanılabilir bir format içinde mi ?
* Kendisinden beklenen bilgiyi umulan ve kullanışlı olabilecek bir süre içinde aktarabiliyor mu ?
* Hem kendisinin hem de başkalarının yaptığı işi gözlemleyerek düzeltici aksiyon üretebiliyor mu?
* İşini prosedür ve standartlara uygun olarak gerçekleştiriyor mu ? Prosedürlerde gördüğü eksikliği hem kapatıyor hem de düzeltici çalışma öneriyor mu ?
* Aaa, onada mı bakmam gerekirdi veya bana bunu söylemediniz … diye tepki veriyor mu ?
Şeytan ayrıntıda gizlidir sözü doğru ise ayrıntılara girdikçe ortaya çıkacak olan şeytan bana ne yapar diye düşünmüyor iseniz o zaman şeytandan da korkmuyorsunuz demektir, ne güzel … Bu son cümleyi detaylara olan hakimiyeti test etmek için kullanabilirsiniz.
Not : Bu yetkinlik tanımlarını kariyerinde ilerlemeyi, talip olacağı görevleri, pozisyonları gerçekten isteyen kişiler için yazıyorum. Bu sayede kendilerini işe alacak veya kariyer rotalarında ilerlemeleri için onlara destek olacak, yön verecek kişilerin hangi kriterlere dikkat ettiklerini bilmeniz gereklidir. Diğer yandan şirketlerde ?performans ölçümü?, ?performans yönetimi?, ?yetkinlik esaslı değerlendirme? giderek yaygınlaşmaktadır. Bir profesyonel olarak kariyerinizi geliştirmeniz bu dünyanın kurallarını ve bakış açısını anlamanız ile mümkündür. Sizlerinde yorum veya yazılarınız ile katkılarınızı bekliyorum.
Profesyonel Olma, Profesyonellik
“Konuşmasının, seçtiği kelimelerin, davranışının, görünüşünün ve genel durumunun başkaları üzerinde yapacağı etkiyi dikkatlice düşünen ve karşısında ki insanlar üzerinde istediği etkiyi yaratacak biçimde davranan kişi veya bu şekilde davranmak.”
İlk bakışta samimiyetsiz gibi görünen bu tanımlama tam da böyle değil. Neticede bütün liderler bu yeteneklerin bir kısmına sahip ve başarılı uygulayıcılardır, liderlik olmasa bugün için var olan toplumsal düzen olmazdı (başka bir şey olurdu, daha mı iyi olurdu acaba …). “Profesyonellik” iş hayatında çok aranan bir yetkinlik, çünkü iş yapma düzenimizin üzerinde durduğu kurgu ve kurallar bu tür değerler ile donatılmış durumda.
Şimdi gelelim “profesyonel” olanı nasıl anlayabileceğimize …
* Birinci madde dış görünüşe gösterilen özen ve temizlik, bunun koşullara ve ortama uygun ve yakışır olması.
* Başkaları tarafından nasıl algılanacağını anlıyor olmak. Örneğin herkesin takım elbise ile katıldığı bir toplantıda “ne var bu delikli kot pantalonda, en iyi marka, bunlar anlamıyor” şeklinde savunma yapmanın bir anlamı yoktur. Anlaması gereken onlar değildir.
* Başkaları üzerinde “pozitif etki” yaratacak olan davranışları önceden hesaplayabilmek ve buna uygun davranmak. Bu maddeyi biraz “rol yapma” gibi düşünebilirsiniz ancak hayat sadece siyah ve beyaz değil. Karşınızdaki kişiye çok kötü bir olayı “pozitif” sonuç alacak şekilde aktarmanın bir yolunu bulmalısınız diye düşünmelisiniz. Yoksa iş “Negatif” olmak, “Kötü” olmak ise bu zaten en kolay şeydir.
* İnsanlar ile göz temasından kaçınmaz, isimleri ile hitap eder, arkadaşlık oluşturmak ister. “Profesyonel” işini bilen kişi olduğuna göre insanlar ile iş yapabilmenin yollarını izlemek zorunda olan kişidir aynı zamanda.
* Beraber çalıştığı kişilerin haklarını korur, iş saatleri içinde “kişisel telefon”, “izin alma”, “başkalarına iş yükleme” gibi faaliyetlerden sakınır. İş ortamının huzurlu olması için çaba harcar.
* Bir profesyonel yaptığı işi sever. Yaptığı iş hayalinde olan iş olmayabilir ancak o noktada o işi yapmak üzere ona güvenilmiştir, mızmızlanmak profesyonel bir kişinin davranışları arasında olmamalıdır. Eğer yapmayacak, aksatacak ise o işi bırakmak da profesyonel bir davranıştır.
Not : Bu yetkinlik tanımlarını kariyerinde ilerlemeyi, talip olacağı görevleri, pozisyonları gerçekten isteyen kişiler için yazıyorum. Bu sayede kendilerini işe alacak veya kariyer rotalarında ilerlemeleri için onlara destek olacak, yön verecek kişilerin hangi kriterlere dikkat ettiklerini bilmeniz gereklidir. Diğer yandan şirketlerde “performans ölçümü”, “performans yönetimi”, “yetkinlik esaslı değerlendirme” giderek yaygınlaşmaktadır. Bir profesyonel olarak kariyerinizi geliştirmeniz bu dünyanın kurallarını ve bakış açısını anlamanız ile mümkündür. Sizlerinde yorum veya yazılarınız ile katkılarınızı bekliyorum.
Adaptasyon, Uyum Sağlayabilme
Adaptasyon, çevre ve koşulların değişmesine ayak uydurabilmek veya bir canlının bir hedefi gerçekleştirebilmek için davranış ve metodlarını değiştirebilmesi olarak tanımlanabilir. Uyum sağlayabilen canlılar her durumda değişikliğe karşı “pozitif” bir karşılık vermekte, yeni yol ve yöntemlerin öğrenilmesine “istekli” davranmaktadır. Diğer türlü zaten adapte olamazlar.
Biraz aklınızı zorlarsanız bu kavramın “survival of the fittest” veya “doğal seleksiyon” tanımları ile benzerliğini görebilirsiniz. Bu tanımlara göre de hayatına devam eden türlerin en güçlü olanlar değil ortama en iyi adapte olanlar olduğunu kabul edebilirsiniz.
Her ne kadar şirketlerin 35 m2 içinde yaptıkları değerlendirmeleri etkilemeyecek bile olsa dikkatinizi çekmek istediğim bir konu var. Uyum sağlamak, adapte olabilmek her zaman iyi bir şey mi ?
Eğer herkes şartlara uyum sağlar ise şartları kim değiştirecek ? Neyse onu da insan kaynakları uzmanları hangi göreve hangi yetkinlik gerekli aşamasında düşünsünler …
Bir insanın adapte olabilme isteğininin olup olmadığını nasıl anlayabiliriz şimdi bu ip uçlarına bakalım.
* Değişikliklerin niçin çalışmayacağını değil “nasıl çalışacağını” araştırır, yöntem geliştirmek için pozitif çaba gösterir.
* Değişikliklere hızlı tepki gösterir ve uyum sağlamaya çalışır.
* Etkinliği arttırabilmek için pozitif önerilerde bulunur, çevresini uyum çalışmasının içine çekmeye çalışır
* Yeni metodları öğrenmeye isteklidir, bir köşeye çekilip nasıl başarısız olunacağını değil yenilikleri nasıl hayata geçirebileceğini düşünür.
* Taktik veya stratejisini değişen duruma göre gözden geçirir, gerekirse değiştirir.
* Eleştiri veya geri beslemeyi kendisini yeniden düzenlemek için kullanabilir.
* İş temposunda olan değişikliklere uyum sağlar, ekip arkadaşlarına karşı adildir, üzerine düşen yükten kaçmaz. (Bu durum bir çalışanın hoşuna gitmiyor veya buna uyum sağlamak istemiyor olabilir, her şeye uyumlu olacağız diye bir konu elbette yoktur ancak adil olmak, kaytarmamak gerekir)
Not : Bu yetkinlik tanımlarını kariyerinde ilerlemeyi, talip olacağı görevleri, pozisyonları gerçekten isteyen kişiler için yazıyorum. Bu sayede kendilerini işe alacak veya kariyer rotalarında ilerlemeleri için onlara destek olacak, yön verecek kişilerin hangi kriterlere dikkat ettiklerini bilmeniz gereklidir. Diğer yandan şirketlerde “performans ölçümü”, “performans yönetimi”, “yetkinlik esaslı değerlendirme” giderek yaygınlaşmaktadır. Bir profesyonel olarak kariyerinizi geliştirmeniz bu dünyanın kurallarını ve bakış açısını anlamanız ile mümkündür. Sizlerinde yorum veya yazılarınız ile katkılarınızı bekliyorum.
Timsah beslendiği zaman yediği her şeyi sindiriyor ve 6 ay hiç bir şey yemeden hayatına devam edebiliyor. Fil ise hergün beslenmek zorunda çünkü yediklerinin sadece yarısını sindirebiliyor.
Timsahın 84 milyon yıldır varlığını çok değişmeden devam ettiren süper bir canlı. Filler ise sadece 4 milyon sene geriye doğru gidebiliyor ve yaşamını sürdürebilmek için bu günlerde insana bile ihtiyaç duyuyor.
Her ikisi de besin zincirinin en tepesinde ve doğal düşmanı çok az olan canlılar, dolayısı ile kaderleri büyük ölçüde kendi iç verimliliklerine bağlı.
Tedarik zincirlerinde her zaman kaynakları en verimli kullananlar kalıcı olur, diğerleri hep daha fazla mücadele etmek zorunda.
Üretim yapanların işi hiç bitmez, herşeyin yolunda gittiği zamanlar bile … İşte bunun için bazı çalışmalar hep ertelenir ve sakin bir dönem beklenir. Sizce bu sakin zaman gelir mi, geldiğinde sakin olduğu anlaşılır mı, yorgun zihinler bunu algılayabilir mi ?
Zamansızlığın gerçek sebebi genellikle mevcut sistemdir ve değiştirilmediği sürece de herhangi bir sakin dönem olmayacaktır. Yapılması gereken ise çoğu kez yukarıdaki basit akışı yorumlayıp bilgisayar programları ile destekleyerek hayata geçirmekten ibarettir.
Kısacası, Sipariş ? Satınalma ? Stok ? Üretim arasında gereksiz adımlardan arındırılmış, hızlı bilgi akışı yaratmak, işe uygun raporlama ve analizlerle de bu sistemi desteklemek uygulanabilecek en kısa yoldur, sakin zaman ancak bundan sonra olacaktır.
Bu çalışmanın ismi MRP-II entegrasyonudur.
Malzeme ve kapasite planlarımızın güncel olmaması onların değişim hızına yetişemediğimiz içindir. Her yeni sipariş, hatalı bir stok bilgisi, hesapta olmayan bir duruş, geciken bir tedarikçi planlarımızı etkiler. Eğer elinizde bütün bunları yorumlayacak programlar yok ise olayları kovalamaktan önlerine geçemez hale gelirsiniz.
MRP-II entegrasyonunu sağlamış firmalarda da değişimler planı etkiler. Ancak bu tür firmaların yeni bir plan yapmaları çok daha kolaydır. Satınalma siparişlerini değiştirebilirler, açığa düşen stoklarını hemen görebilirler, darboğaz olacak iş merkezleri için önceden tedbir alabilirler.
Değişmeyecek plan yoktur, planlar değiştirilmek için yapılır.
Aşağıda okuyacağınız yazı bu bloğu izleyen okuyucularımdan Sayın Simla Altunbay tarafından hazırlanmıştır. Sizler de yaşadıklarınızı, tecrübelerinizi bu site de paylaşabilirsiniz. Kendisine teşekkür eder, faydalanacağınızı umarım.
*
Üretim süresi içinde ekipmanın ne kadar üretken çalıştırıldığının bir göstergesi olan OEE (toplam ekipman etkinliği), basit şekilde ?belirli bir süre içindeki teorik üretim kapasitesinin % kaçını kaliteli ürüne çevirdik?? sorusuna cevap verilerek bulunabilir.
OEE bu haliyle üretimde kullanılan teknik bir analiz gibi görünmekle birlikte, süreçle ilgili sıkıntıları saptamanın etkin bir yolu aslında…
Üretim planı sıklıkla değişiyor mu?
Bundan dolayı üretim içinde önceden yapılmış hazırlıklar anlamsız hale mi geliyor?
Birbirinin tedarikçisi-müşterisi olan istasyonlar arasında malzeme ve bilgi akışı sorunu mu var?
Arızalarda tepki hızı nasıl?
OEE hesabına girmeyen ?planlı duruşlar?, gereğinden fazla uzuyor ve planlanan süreyi aşıyor olabilir mi?
Bunlara ilave edilecek diğer ?kayıpların ortaya çıkartılması ve önlenmesi? amaçlı sorularla birlikte, OEE?den hareket ederek üretim verimliliğini arttırma yönünde önemli adımlar atmak mümkün?
Kayıpların tespit edilmesi için, ekipmanın planlı ve plansız duruş sürelerini kayıt altına almak gerekiyor.
Kayıp sürelerin detaylarını formlarla kaydetmek, eğer buna özel bir otomasyon sisteminiz yoksa, başlangıç için doğru bir yöntem olabilir. Burada dikkat edilmesi gereken bazı noktalar var:
- İşletme için toplam bir OEE hesabından ziyade, çıktı bazında farklılaşan iş istasyonlarının OEE değerlerini hesaplamak, kayıpları daha net görmek için tercih edilmeli. İstasyonların girdileri, makineleri, proses adımları ve çıktıları açısından farklı dinamikleri olabilir.
- Bu dinamikler, doğal olarak ?duruş tiplerini? de etkiler. Hangi istasyonda ne tip ana duruşlar var ise, formları öncelikle bu duruşları tespit edecek şekilde tasarlamakta fayda var.
- Formların tasarımlarını, istasyonda çalışan operatörlerin fikrini alarak yapmak, ve pilot bir kullanımdan sonra eksikler varsa düzeltmek, onların da içeriği sahiplenmesini sağlayacaktır. ?Gerektiği zaman değişebilir? yaklaşımı açıklık mesajı verecektir; ancak form tasarımının sürekli değişmesi yapacağınız analizlerin önce-sonra karşılaştırmasını zorlaştırır.
- Formlardaki duruş tiplerinde mümkünse ne çok detay, ne de fazla makro bir bakış açısı olmalı.
- Formların istasyondaki operatörler tarafından ?anlık? olarak doldurulması mühim… Forma işlenmesi sonraya bırakılan her duruş, unutulmaya veya yanlış işlenmeye açık…
- Formlar doldurulurken operatörün değil, makinenin duruşlarının kaydedildiğini de ara kontrollerle teyit etmekte fayda var.
- Formların günlük olarak toplanması ve belli bir takip sistemine işlenmesi de, yöneticiler tarafından çözülmesi gereken bir problem. Bu konuda belli bir sorumlu atanacak mı? Veriler günlük mü kaydedilecek, haftalık konsolidasyon mu yapılacak? Veri doğruluğu nasıl kontrol edilecek? (Hem formlar doldurulurken, hem de bu veriler tanımlanan kayıt sistemine işlenirken hata yapılabilir.)
Form örneği:
* Formu görmek için üzerinde tıklayınız
Duruş kayıtlarının tutulması, yukarıda belirttiğim gibi, kullanılabilirlik analizlerinin yapılması için önemli bir altyapı oluşturacaktır. Burada, duruş sürelerinin toplamı, bu toplamların ?toplam çalışma süresi?ne oranı, duruşların önceki günlere göre hangi seyirde olduğu, hangi duruş tiplerinin artma eğiliminde olduğu gibi tespit ve analizlerin de yapılması, iyileştirme çalışmaları için gerekli. Bu analizleri ofiste de yapabilirsiniz, formen/ustabaşlarınıza eğitim vererek onların günlük olarak yapmasını da sağlayabilirsiniz.
Kritik olan, toplanan verilerin görünür hale getirilmesi ve bu verilerin kullanılması suretiyle bir sonuca gidilmek istendiğinin ekiplere anlatılması… Yani ekiplerin, verileri boşu boşuna tutmadıklarını anlamaları?
Görsel yönetimin basit bir uygulaması olarak, iş istasyonlarına panolar yerleştirilebilir ve tutulan veriler grafikler halinde bu panolara günlük olarak işlenebilir. Verilerin panoya formenler (ileride ise dönüşümlü olarak ekip üyeleri) tarafından işlenmesi, ekiplerin bu verileri sahiplenmesi açısından doğru bir yaklaşım olur. Gün içinde belirlenecek zaman aralıklarında (tercihen vardiya başlamadan önce), 5-10 dk.lık sürelerde yapılacak toplantılarda, önceki günün duruşları ve bu duruşların nedenleri tartışılabilir. Zamanla, bu nedenleri ortadan kaldıracak çözüm önerileri de gelecektir bu toplantılarda?
Pano içeriği şu verilerin/notların işlendiği sayfalardan oluşabilir:
- Planlanan/gerçekleşen üretim miktarı
- OEE datası (mümkünse ?kullanılabilirlik?, ?kaliteli ürün oranı?, ?performans? detayında)
- Duruş nedenleri
- İyileştirme önerileri
Değerlendirme toplantılarında, üretim ekipleri tarafından bu çalışma şekli benimsenene kadar, üretim yöneticilerinin de bulunmasında fayda var. Tartışma içeriğine fazla müdahale etmeden problem çözmeye yönlendirici bir tarzda yaklaşmak, ?Bu eksiklikleri neden önceden görüp düzeltmedik arkadaşlar?…? benzeri suçlayıcı ifadelerden kaçınarak israf ve hataları saptayıp ortadan kaldırmaya teşvik etmek, ekibi motive edecek ve konunun yönetim tarafında ne kadar önemsendiğini gösterecektir çalışanlara?
Tabii esas önemli olan, bütün bu çabaların sonucunda gelişim fırsatlarını yakalamak, kaynaklar göz önüne alınarak çalışmaları önceliklendirmek ve sabırla, küçük kazanımları küçümsemeden iyileştirmeleri tamamlayarak yenilerine başlamak…
Gelişim yolculuğunuzun başarılı geçmesi dileğiyle?
Saygılar,
Simla Altunbay
Kendine ait işi olanlar olmayanlara göre daha fazla konuda endişeli olurlar. Bir yerde çalışıyorsanız maaşınız ile ay sonunu nasıl getireceğiniz veya terfi edip etmeyeceğiniz gibi konularda endişe duyarsınız.
İş sahibi olduğunuzda maaşları ödeyebilip ödeyemeyeceğiniz, birisini terfi ettirdiğinizde diğerlerinin ne yapacağı, masraflarınızı zamanında nasıl ödeyeceğiniz, tedarikçilerinize yapılacak ödemeler, müşterilerinizin şikayetleri, nasıl daha iyi tanıtım yapacağınız, doğru insanları nasıl seçeceğiniz, yeni müşterileri nereden bulacağınız ve bütün bunlardan uzaklaşıp kendinize nasıl zaman ayıracağınız … gibi konuları endişe duyulacaklar listesine eklemelisiniz.
Bütün bunlar varken farkında olmadan işinizi sabote ediyor da olabilirsiniz (bunu bir yerde çalışanlar da yapıyor olabilir)
1. Uzun vadeli hedeflere yoğunlaşıp uykuya dalmak ve bugünü kaçırmak
Şimdi ile uğraşmak “aktif” ve “enerjik” olmayı gerektirir, halbuki ileriye dönük plan yapmak insanı rahatlatır, düşler dünyasına sokar. Drucker “strateji yarın yapılacak bir şey değildir” diyor. Bugün yaptıklarınız yarını oluşturacaktır, bugünü ihmal ederseniz yarınınız da olmayacaktır.
Ancak bunu günün sorunları arasında kaybolmak diye anlamayın, bir planınız olmalı ve her gün bunun adımlarını uygulamaya, dönem dönem hedef ile ulaşılan noktayı ölçmeye çalışmalısınız. Geleceğinizi yaratacak olan sizsiniz, dolayısı ile zamanınızı akıllıca kullanmalı, kısa dönem işlerini hızlı bitirmeli ve her gün geleceği oluşturacak olan aktivitelere de yer açmalısınız.
2. Sistematik olamamak, sistemi oluşturamamak
Sistemli olduğunuz zaman her işi sizin yapmanız gerekmez. Böyle söyleyince bir şey anlaşılmadığını bildiğim için açıklayayım.
İş ve süreçleriniz tarif edilmiş olmalı, eğer tarifleri olur ise başkaları da yapabilir, böylece yükünüzü yaymış olursunuz. Bu iş tıpkı bir yemek tarifi gibidir, bazılarının tarifi ile çocuklar bile usta bir ahçı olabilir.
Bu konuda da Drucker’dan bir alıntım var. Drucker “Yaşamı Sürdürebilmenin Koşulları” olarak aşağıdaki 4 maddeye dikkat çekiyor ve paralel işletilmeleri gerektiği söylüyor.
Prosedür ve işleyişinizi başı sonu belli bir kurguya dönüştürüp çalışanlarınızı bu düzen için eğittiğinizde sürdürülebilir bir organizasyonunuz olacaktır.
3. Küfenizin içinde fazla safra taşımak
Artık sizi büyütmeyen (eskiden geçerliydiler) metod, ürün, tesis, müşteri grupları ile zaman harcadığınızda yaşam ile ölüm arasında vaktinizi harcamış olursunuz. Devamlı açık arazide, ovada çarpışan bir komutan bir kale ile karşılaştığında aynı yöntemleri kullanabilir mi ? Radyo yerine televizyon, cep telefonları ve bilgisayar kullanılırken sizin “radyo” satmaya çalışmanız bir intihar değilmidir ?
İş süreçlerinizin nereden başlayıp nerede bittiğini biliyormusunuz, süreçlerinizin aslında ne kadar uzun ve insan enerjisini emdiğini hiç değerlendirdiniz mi ? Masraflarınızı gerilim politikası ile azaltabileceğinizi mi düşünüyorsunuz … Herkes ve her işletme sırtında ne taşıdığını ve niçin taşıdığını bilmeli, fazlalıkları atmalıdır. Bunlar ürün de olabilir müşteri de …
4. Rakibi ve rekabeti anlayamamak, küçümsemek
En iyi ürün, en iyi akıl, en iyi organizasyon yeteneği sizde. Rakipler de kim oluyor, varsın adamlar sizden 100 kat büyük olsunlar, ne var ki bunda … siz bambaşka bir iş yapıyorsunuz.
Büyük hata.
Bizim rakibimiz yok ki !
Bunu da oldukça sık duyuyorum. Pazar tarifini sadece sizden alanlar olarak yapıyorsunuz herhalde.
Rakipsiz veya ikamesiz olmak tabiat kurallarına aykırı. Yaşam ve Ölüm, Siyah ile Beyaz, Alçak ile Yüksek birbirinin tarifine sebep olur, siz var iseniz mutlak olarak ikameniz vardır. Eğer bulamıyor iseniz “hiç bir şey” herşeyin ikamesidir, bunu unutmamalısınız. Örneğin 100 Km2 içinde tek köfteci sizsiniz ama biz köfte yerine kurufasülye yemeyi tercih eder isek tek bir müşteriniz bile olmaz.
Diğer bir durum ise küçük bir bölgede çok başarılı olup bunu ulusal veya global ölçeğe olduğu gibi taşıyabileceğiniz düşünmek. Siz o küçük bölgede büyük oyuncuların radarı dışında kalmış veya orada olan gücünüzden dolayı kendi kanını şimdi akıtmak istemeyen büyük rakipleriniz sizi umursamıyor olabilirler, bunu sakın kendinize yazmayın. Başınızı oradan çıkardığınızda radar sizi görür ve kaybedeceğiniz bir savaşı başlatmış olursunuz. Bir gerilla asla kaybedeceği bir mücadeleye girmemelidir.
5. Olaylara reaktif karşılık vermek, içine kapanmak
Siz bir iş sahibisiniz ama her şeyi en iyi siz bilemezsiniz, eğer biliyor olsaydınız şu anda dünyanın en başarılı insanı olarak dergilerin kapağını süslüyordunuz.
Elbette yaptığınız herşeyin içinde varsınız, işinizin bir çok detayını başkalrından daha iyi biliyor veya hissedebiliyorsunuz. Ama bunlar sessizce şikayetleri dinlemenize, yeni fikirlere karşı “sizin aklınıza gelmediği için” karşı çıkmanıza, onları geliştirmek ve ders çıkartmak yerine karşınızdakini aptal yerine koymanıza, bir projeniz başarısızlığa uğradığında üzerine bir su içip tecrübe hanenize yazmanıza engel olmamalı.
Süreç, bir müşteri, pazar veya takip edecek olan işlem için gerekli olanı, bir veya daha fazla girdi kullanarak, belirlenmiş performans kriterleri altında gerçekleştirmek için yapılan, önceden belirlenmiş bir dizi aktivitedir.
Bu aktivite seti bir şirket veya organizasyonun bir işi nasıl yaptığını veya yapacağını belirler.
Aktivite setinin ortaya çıkartılması veya incelenmesine süreç analizi diyebiliriz, mutlaka bundan daha teknik tanımlar bulabilirsiniz ancak bence önemli olan bu değil, hedefiniz …
Ben bugüne kadar mantıksız görünen bir tane bile süreç görmedim ama bir çoğu fazlalıklar ile dolu, hedefi anlaşılamayan çizim veya tanımlardı. Dolayısı ile bu adımı niye yapıyoruz diye sorduğunuzda muhtemelen iyi bir açıklama duyacaksınız ancak bu sizi tatmin etmemeli. Çünkü asıl konu “o adımın şirkete faydası ne, yapmasam veya başka türlü yapsam ne olur” gibi süreci kısaltıcı yönde düşünmektir. Diğer türlü içinde israfın dolu olduğu iş yapma biçiminiz ortaya çıkar.
En iyi fiyat her zaman galip gelir mi ?
Bu sorunun cevabı sattığınız şey, yer ve zaman parametrelerine göre bir miktar değişmesine rağmen tüketicinin aklından şu sorular geçecektir …
Siz kimsiniz ?
Size güveniyor muyum ?
Sizden korkmalı mıyım ?
Benim için iyi bir şey mi ?
Önemli olduğunu kim söylüyor ?
Çevremdekiler ne düşünür ?
Cevaplarınızı şimdiden hazırlasanız iyi olur …
5S, beş adımdan oluşur. Amacı çalışma ortamının organizasyonu ve israfın yokedilmesine zemin hazırlamaktır.
Herhangi bir iyileştirme çalışması yapmayı planlayanlar, hatta ERP projesi yapmayı düşünenler bile bu yöntemi kullanarak başlamalıdır.
5S Japonca 5 kelime ile ifade edilir. Seiri – Sınıflandır, Seiton – Sırala / Düzenle, Seiso – Sil / Temizle, Seiketsu – Standartlaştır, Shitsuke – Sahiplen / Sistemi Koru
Daha fazlası için tıklayınız >>>
Maliyetinizi mi azaltmak istiyorsunuz ?
Gerçekten istiyor musunuz ?
Sıfır maliyet konumunun gereklerini yapmaya, uygulamaya hazırsanız mesele yok … Bakalım neler yapılmalı.
İlk hazmedilmesi gereken lokma “yeni bir şey yapmadan” maliyetin azalmayacağıdır.
İkinci konu ise maliyetin azaltılmasının ucuza satın alma fikrinin ötesinde olduğunu görmeniz.
Üçüncü konu ise yapmakta veya kullanmakta olduğunuz bir şeyler eksiltilmeden maliyetin azalmayacağı.
Şimdi problemden biraz uzağa gitmelisiniz, uzayda biraz yükseğe çıkmalı ve olaya uzaktan bakmalısınız.
Örneğin aşağıda bulunan şekilde kaç adet siyah nokta var, sayar mısınız ….
Gözleriniz bozuk değil ise sayamamıyor olmanız lazım, devamlı değişen sayıda siyah nokta bir var olup bir yok oluyor. Aklınız hiç olmadığını söylüyor olabilir ama ya gözleriniz !
Şimdi kalkın masadan, biraz uzaklaşın ekrandan ve tekrar bakın, bakalım kaç nokta var ?
Az önce problemin içindeydiniz şimdi ise biraz dışında … İşte uzayda biraz yükselmenizi bunun için öneriyorum.
Evet gelelim ikinci sorumuza …
Bir canlı “en az enerjiyi” hangi konumda harcar ?
- Hareket etmiyorken değil mi ? Peki şirketinizin en az maliyet noktası nedir o zaman … Eğer siz hiç kıpırdamaz iseniz, birileri paralarını size getirip gökten aşağı inen ürünlerinizi satın alıp giderler ise ne güzel olurdu değil mi ? İşte “vizyon” bu bence ! Zaten şirketlerin vizyon cümlelerinde “ileride bulunmak istenen nokta” tarif edilmesi gerekmiyor mu ?
Şimdi vizyon bu ise “misyon” ne olmalı. Yani biz niye varız, müşteri niçin bizden alsın, bizim müşterimiz kim ?
Maliyetimizi azaltmamıza yardımcı olacak “müşteri grubunu” bulmalıyız. Eğer maliyetimizi arttıracak müşteri grubuna yakalanmış isek fiyatlarımızı gözden geçirmeye başlama zamanı gelmiş demektir. Bu aşama önemli çünkü “müşteriden başlayan” ve “geriye doğru getirilen” süreç bize bir aşama sonra yürümemiz gereken maliyet yolunu gösterecek.
Aşamalar şöyle :
1. Hedef müşteri grubunun ve beklentilerinin tarifi
2. Bulunduğumuz noktanın tarifi
3. Bulunduğunuz noktadan hedefe gidecek yol
Neyse bu kadar strateji bence yeterli, şimdi gelelim aksiyon planına, ne de olsa bize plan değil pilav lazım (bu sözü hatırlıyacak kadar eski doğumlu olanlar halen mevcut, bu özlü sözü kim söylemiş bulun bakalım).
Tedarikçiyi tatlı-sert yöntemler ise ucuza satması için ikna etmek, kaçak işçi çalıştırmak, komşu firmanın deposuna tünel açıp malzeme aktarmak, alıp ta ödememek gibi hızlı sonuç veren yöntemlerin dışında maliyet azaltma çalışmasının sürdürülebileceği bence en az iki eksen var. Çok klasik olacak ama bunlardan biri dışa diğeri ise içe dönük eylemler.
Dışa dönük olan eylemler müşterileriniz ve pazarınız ile ile ilgili. Müşterilerinize istediklerini vermeniz, onların değer vermediği konuları anlayıp ürün tanımınızdan bunları çıkartmanız sayesinde maliyeti azaltırken tüketicinin algıladığı değer artmış olacaktır. Bunun için izlenebilecek yöntemler var, örneğin “hedef maliyet çalışması”, “müşterinin sesini duyma çalışması – VOC”,”rakiplerin müşteriyi ne yönde koşullandırmaya çalıştığının anlaşılması” gibi projeler ile çok önemli adımların atılması mümkün.
İçe dönük eylemlere bakarsak liste daha uzun…
Stok, stokların yaşı, elinizde bulunan stokların hizmet kalitesinin ölçülmesi, IQR analizi, kayıt doğruluk analizi ve ihtiyaca göre yapılacak satınalma planlaması kendi başına bir konudur.
Bir diğer üretim içinde operasyonel verimlilik konusu, elinizde bulunan üretim imkanlarının kullanımını ortaya çıkartacak olan OEE analizlerini yapabilir noktaya gelmek, sonuçlarını “kayıplarınızı” azaltacak şekilde kullanmak ile önemli tasarruflar sağlanır.
Başka bir konu ise yine üretim alanında “hareket” analizi yapmak buna “standart work” çalışması da diyebiliriz. Her ne kadar biraz farklı iseler de sonuçta “işi yapma haritanız” ortaya çıkacak. Örneğin kesikli imalat uygulamasında istasyonlar arası bulunan stok sizin bu çalışmanızın önemini azaltır, konuyu soğutur. Ancak ortada bir hat var ise kayıp o hat üzerinde bulunan bütün operasyonların kaybı olacağı için konu ciddileşir.
Kayıt yapmak için harcanan süre, kayıt kontrolu için harcanan süre, süreçlerinizin içinde bulunan değer katmayan adımların keşfedilmesi ve yok edilmesi … Belki de şirketinizin her gün yaptığı 1000 eylemin 400 adedi bu sayede yok olurken yerine size daha fazla değer katacak 200 yeni adım ekleyeceksiniz … veya hiç eklemeyeceksiniz.
Müşteriye hızlı bilgi aktaran bir B2B sistemi yıllar geçtikçe büyüyen bir tasarruf kaynağı olabilir, e-satınalma, e-satış ve e-bilgilendirme sayesinde binlerce saat tasarruf sağlayabilirsiniz …
Firmalar ERP sistemlerini de buna benzer amaçlar için kurmak ister. Aksilikler ve maliyet azalsın, işler izlenebilsin, hesaplamalar daha hızlı ve kesin olsun gibi hedefler için ERP yazılımları satın alınır. Eğer uygulamayı başarırsanız faydalı da olur. İlk faydası şirketinizin büyümesi ve iş hacmi artışını mevcut kadrolarınızı çok büyütmeden karşılayabilecek olmanızdır, ERP sisteminin sağlayacağı otomasyon sayesinde bu mümkün olmaktadır. İkinci faydası ise karar verebilmeniz için daha net ve hızlı bilgi sağalayabilecek olmasıdır.
Say say bitmez … Peki niçin yapmıyorsunuz, niçin maliyetinizi azaltabilecek bir çalışmayı erteliyorsunuz, niçin iyileştirme projeleri genellikle “negatif” davranış ile karşılaşır, niçin “bizde” olmaz diye düşünülür, hatta niçin hiç düşünülmez ?
Öncelikle bunun cevabını kendinize siz vermelisiniz ama benim de ekleyeceklerim var.
Ben bu konuyu “israf” konulu seminerimde işliyorum, seminere katılanları 2 gruba ayırabilirim.
1. Hakikaten ben olaylara böyle bakmamıştım, bana ve şirketime faydalı noktalar öğrendim.
2. Ben de biliyordum bunları, peki şimdi hangi tuşa basacağım.
Aslında bu konu size anlatıldığında “evet,biliyorum” tepkisi vermeniz normal, ihtiyacınız ise bu çizgiyi aşıp yöntemi pozitif bir yaklaşım ile anlamaya çalışmanız. Zaten bir şirketin “iyileştirme” çalışmaları karşısında aşması gereken engel de budur, kısacası “biliyoruz bunları sen bize farklı bir şey söyle” yaklaşımı çok “hazır” bir tepki olduğu gibi o sırada anlatılmakta olan yöntemin detaylarını kaçırmanızdan ve sonra da “savunma” konumuna geçmenizden başka hiç bir işe yaramaz.
Diğer yandan uygulama alanında kan, ter ve gözyaşı olacağı aşikardır. Şimdi düşünsenize “öyle bir düğme olsa” konunun danışmanları size gelip o düğmeye kendileri basarlar ve bu işi yaparak onlarca kat fazla para kazanırlar. Böyle bir yol olmadığı için onlar anlatıyor ve siz de uyguluyorsunuz … İyi haber birden fazla yolunuz olduğu kötü haber ise çalışacak olmanız.
Not : Yapacağınız 5S veya iyileştirme çalışmasında bu noktaları dikkate almanız işinizi kolaylaştıracaktır.
Üretim içinde çalışan insanların hareketleri yeniden düzenlenerek hem verimlilik hem de güvenlik arttırılabilir. İnsan hareketlerin içindeki gereksizleri bulup ayıklamaya en büyüğünden başlamak en doğrusudur, bunlar kol, ayak ve gövde hareketleridir.
Bunun için Hiroyuki Hirano tarafından hazırlanmış olan 17 kural izlenebilir.
İnsan vücuduna ait kurallar
1 Başlatma ve durdurma hareketlerinde her iki el uyum içinde olmalıdır
2 Kol hareketleri eş zamanlı ve simetrik olmalıdır (yüzme gibi)
3 Ayak ve gövde hareketleri minimum olmalıdır
4 Kas gücü yerine yerçekimi kullanılmalıdır
5 Zigzag veya keskin dönüşlü hareketlerden sakınılmalıdır
6 Hareketler bir ritim içinde olmalıdır, herkes kendi ritmini geliştirmelidir
7 Dik duruş ve akıcı hareketler olmalıdır, eğilerek veya uzanarak çalışma yapılmamalıdır
8 Çalışma esnasında ayakda kullanılmalıdır, örneğin ayak ile kontrol edilen pedallar düşünülebilir.
Çalışma ortamının yerleşimine ait kurallar
9 Gerekli olan malzeme ve ekipman işi yapana yakın ve önünde olmalıdır
10 Malzeme ve ekipmanlar kullanım sırası ile yerleşmiş olmalıdır. Bunun için bir 5S çalışmasının yapılmış olması ve her seferinde sadece gerekenlerin çalışma ortamına getirilmesi ile mümkündür.
11 Malzemenin hareketi için ucuz enerji / güç kaynakları kullanılmalıdır
12 Çalışma masa ve ekipmanlar operatörün boyuna uygun yükseklikte olmalıdır
13 Çalışma ortamı konforlu olmalıdır
Bağlantı ekipmanları, araçlar ve makinalar
14 Açma ? kapama anahtarları elleri serbest bırakacak şekilde ayak ile yapılmalıdır
15 Ekipman çeşitliliği azaltılmalıdır
16 Bütün malzeme ve parçalar kolay ulaşılabilir, göğüs seviyesinin altında bulunmalıdır
17 Bütün kol ve anahtarlar gövde hareketi yapmadan ulaşılabilir olmalıdır
CRM, Customer Relationship Management – Müşteri İlişkileri Yönetimi, kısacası müşterini tanı, onunla onun için en uygun biçimde ilişki kur, isteklerini dinle, yapacaklarına bu bilgiler ışığında karar ver, onun ihtiyaçlarını biraz da beklentiyi aşarak cevaplayabilme yeteneğini geliştir, beklentiyi yükselt ve rakibini geride bırak.
Şimdi siz bir CRM alalım derseniz alacağınız şey nedir acaba !
Bence “müşterini tanı ona göre iş yap” kavramı insanlık tarihinden bile eskidir. Doğada var olan canlıların kendi besin zincirlerinde hayatlarını sürdürebilmek için hem avlarını hem de avcılarını tanımaları gerektiğini yıllardır belgesellerde seyretmiyor muyuz. Kuş önce ekmek çalıp balıklara atıyor sonra da ekmeği yemek için harekete geçen balıkları avlıyor … İşte size güzel bir tanıma ve ona göre hareket etme örneği …
Niçin CRM zaman zaman gündeme giriyor sonra çıkıyor … çünkü rekabet ve piyasalar zaman zaman sertleşiyor veya gevşiyor. Firmalar CRM konusunu kısa vadeli düşündükleri için (genellikle) reaktif hareketler gelişiyor. Elbette ki bütün firmalar bir şekilde müşterileri ile bir yol bulup çalışıyor, işine devam ediyor ancak bu faaliyetin çok da organize yapıldığı söylenemez, konu daha çok “satış yönetimi” olarak ele alınıp işleniyor.
Gördüğünüz gibi bilinmedik bir şey yok ancak ben bunları biliyorum, ortada yeni bir şey yokmuş diye düşünmeniz de hatalı sonuç yaratır. Çünkü o zaman yapılması gerekenleri önemsemeyecek ve yapmayacaksınız. Ama birileri yapacak ve müşterilerine daha iyi hizmet üretecek, sonuç onlar için pazar payı artışı sizin için ise küçülme olacak.
Eskiden üretilen satılabiliyordu, hatırlarsanız ülkemizde yerli araba alabilmek için aylar öncesinden sıraya giriliyordu (yaşı 45 üzeri olanlar bunu bilir), dünyada da durum çok farklı değildi. Sonra üretenler ve üretim kapasitesi çoğaldı, talebin çok üstüne çıktı ve rekabetin koşulları sertleşti.
Kıt olan değerlidir, müşterinin kıtlaştığı sektörlerde de doğal olarak onun değeri arttı. Önceleri ne söylediği, ne istediği pek dinlenmeyen müşterinin, nerede ise attığı her adımdan bir ipucu yakalamak için araştırmalar, anketler yapılmaya başlandı, göz rengi ile okuduğu gazete arasında ilişkiler kurulmaya başlandı.
Önceleri göstermelik olan bu faaliyetler zamanla bir çalışma biçimi haline geldi, firmaların iş yapma prensipleri değişti, değer ölçüleri ve bakış açıları müşterileri ile yakınlaştı. İşte bu süreç yaşanırken bu değişime bir isim verilmesi gerekiyordu ve ismi CRM oldu.
Mühendis gözü ile bakarsanız CRM bir yöntem değildir (örneğin MRP bir yöntemdir, JIT bir kavram, ERP ise bir yazılım entegrasyonu). Dolayısı ile bir algoritması yoktur, daha çok ?bir çalışma ve iş yapma biçimi? olarak tanımlanması bence en doğrusudur.
Müşteri ile ilişkili olabilecek her konuda detaylı bilgi saklanması ve değerlendirilebilmesi gerektiği için bol miktarda teknoloji ve bilgisayar yazılımı kullanmak gerekebilir ancak CRM hiç bir zaman teknolojik bir yatırım veya dışarıdan satın alınabilecek bir şey değildir.
CRM, müşteriyi daha iyi anlayabilmek için teknoloji ve insan kaynaklarınızı nasıl daha etkin kullanabileceğiniz hakkında önemli ip uçları verir, hep kuzeyi işaret eden kuzey yıldızı gibidir, yönünüzü şaşırdığınızda onu bulmanız yeterlidir.
Eğer bu çalışma başarılı olur ise aşağıdaki sonuçları elde edebilirsiniz :
- Daha iyi müşteri servisi veren bir şirket olmak
- Müşteriye daha hızlı ve doğru cevap verebilmek
- Ürünler arası çapraz satışların miktarını arttırmak
- Satış tekliflerinizin daha hızlı ve daha yüksek oranda siparişe dönüşmesi
- Pazarlama ve satış süreçlerinizin hızlı ve anlaşılır olması
- Yeni müşteriler bulmak ve yaratma imkanı
- Müşteri karlılığının artması
bu konuya devam edeceğiz …
Kararsız müşteriler, sözünde durmayan satıcılar ile nasıl planlama yapılabilir ki !
- Bize hammadde sağlayan satıcılarımız istikrarlı olmadığı için teslim tarihlerimiz de sapmalar oluyor.
- Müşterilerimiz o kadar çok fikir değiştiriyor ki, planlarımız alt üst oluyor.
Her türlü teslim tarihi probleminde bu iki sebepten biri ile suçu başkasına atabilirsiniz. Üstelik suçlu o sıralarda yanınızda olmadığı için bu bahaneleri kullanmak risk içermez.
Ancak unutmayın, sizin tedarikçileriniz hakkında söylediğiniz her şeyi müşterileriniz de sizin için söylüyordur. Kendinizi sakinleştirmek için bu gerekçeleri kullanın ama işinizi yönetirken aşağıdaki iki noktayı dikkate almak size para kazandırabilir.
- Her işletmede teslim tarihine uyamamak problemi vardır ve çoğu kez sebepleri tamamen dışarıda aranır.
- Bu işin tek suçlusu tedarikçiler veya müşteriler olmayabilir.
Durumun tümüyle kontrol dışı olduğunu kabul etmek herhalde en doğru yol değildir, problem haline gelen teslim tarihi konusun arkasında yatan gerekçeyi basit bir varsayım yaparak görünür hale gelebilir.
“Eğer siz size verilen siparişi o anda teslim edebilseniz müşteriniz fikrini değiştirecek zaman bulamazdı, eğer siz malzemeyi o anda verebilenden o anda alsaydınız tedarikçiniz sizi oyalayamamış olurdu (cümlenin ikinci kısmı birinci kısmın 180 derece tersi).”
Bu tür bir cümleden sonra en çok duyduğum cevaplar şunlar oluyor … gerçek dünyada sıfır zaman yoktur, bizim durumumuz farklı, böyle konuşmak kolay … vs vs…
O zaman şunu deneyelim ;
“Kutup Yıldızı kuzeyi gösterir, birisi bu yıldıza doğru giderse kuzeye gidiyor demektir, aksi yöne doğru yelken açtı ise güneye gidiyordur”
Şimdi ikinci bir varsayım yapalım :
?Üretim süresi veya teslime kadar geçecek olan süre uzadıkça belirsizlik artar.?
Örneğin 315 gün sonra saat 2′de bu ağacın altında buluşalım niyeti ile arkadaşınızdan ayrıldınız, aradan geçen 315 gün içinde o ağaç kesildi, belediye oradan yol geçirdi, siz başka bir ülkeye taşındınız, arkadaşınızın eşi o gün doğum için hastaneye kaldırıldı … aradan geçecek olan süre uzadıkça ihtimaller artar … en iyisi siz yarın buluşun.
Örneğin rakipleriniz 2 ay teslim süresi veriyor olsun. Bu durumda müşteriler en fazla 70-75 gün önceden siparişlerini kesinleştirir; hiç kimse bir yıl öncesinden kesin sipariş vermez verse bile 2 aylık döneme yaklaştıkça revize etme hakkı olduğunu düşünür ve revize eder.
Dolayısı ile bu durumda ilk 2 ay içindeki planlar oldukça kesindir. Daha uzun terminli siparişler ise müşterileri tarafından günü yaklaştığında revize edilebilecekleri için aynı kesinliği taşımazlar. Böyle bir ortamda sizin teslim süreniz 90 gün yani rakibinizden fazla ise aşağıdaki mekanizma çalışır :
1. Sizin planınızın değişikliğe uğrama ihtimali daha fazladır, çünkü her zaman kısa sürede teslim edecek olan firmaların koşulları pazarı yönlendirir ve sizi bu şartlara uymaya zorlar.
2. Size malzeme sağlayan firmaların planları da sizin planınız ile beraber değişeceği için verdikleri hizmet seviyesinin düşmesi normaldir. Bu durumda müşterilerinizin size yaptığını siz de onlara yapmaya başladığınız için normal çalışan bir firmaya göre daha kötü şartları kabul etmek zorunda kalabilirsiniz.
İşte size fasit bir daire, çıkış yolu ise teslim süresini nasıl azaltırım diye düşünmek, yolunu bulmak ve uygulamak.
Teslim süresi ile stok seviyenizin arasında bulunan ilişki, darboğaz yönetimi ve israfın azaltılması sizi kuzeye götürür, yeter ki siz kuzey yıldızı diye başka bir yıldızın peşine düşmeyin.
* Kutup Yıldızı (Kuzey Yıldızı), dünyanın ekseni ile hemen hemen aynı doğrultuda olduğundan, diğer gökcisimlerinin aksine gün boyunca yer değiştirmez ve hep kuzeyi gösterir. Bu özelliği nedeniyle tarih boyunca yön bulma ve seyir amacıyla kullanılmıştır. Aynı nedenle, Demirkazık, Kuzey Yıldızı gibi isimler alır.