ofis_israf

7 İsraf (7 Waste – Fazla Üretim, Fazla Stok, Taşıma, Kusurlu Üretim, Gereksiz İşlem, Gereksiz İnsan Hareketi, Bekleme),  üretim alanında değer katmayan işlemleri sınıflandırma ve inceleme yöntemidir. Aynı yöntemi ofis içinde de uygulayabilirsiniz.

İsrafın eliminasyonu en temel iyileştirme yöntemidir. Yoğun ve baskı altında çalışanlar bu tip yöntemleri çoğu kez ve hatalı olarak “fazla teorik” görürler; yöntemlerin faydasını onaylamakla birlikte “onların kendileri için değil, başkaları için olduğu” inancı içinde olurlar.

İsrafın eliminasyonu bir çok yöntemin uygulanması ile mümkün olabilecek bir sonuçtur. Gerçekleştirebilmek için hem yöntemler hakkında bilgi edinmeli hem de bıkıp usanmadan uygulamaya çalışmalısınız.

İsraf 1 : Fazla Üretim

- Gereğinden fazla bilgi ve döküman üretimi, gereğinden fazla detay.
- Müşterinin tam olarak ne istediğini bilmeden veri üretmeye çalışmak

İsraf 2 : Gereksiz Stok

- Gereğinden fazla dökümana sahip olmak, ekstra kopyalar, ekstra dosyalar (örneğin farklı yöneticiler için farklı dosyalar).
- Gereksiz ofis malzemesi, yıllarca kullanılmayacak ekipman veya dökümanların depolanması

İsraf 3 : Taşıma

- Bir yerden bir yere bilgi ve malzemeleri aktarma sonra geri aktarma
- Birden fazla inceleme ve onaylama için dolaşmak
- Kötü ofis tasarımı ve merkezi arşivuygulamaları ile dosya ve belgelerin sık ve uzun mesafelerde taşınması

İsraf 4 : Kusurlu Üretim

- Hatalı veya eksik bilgi içeren, kullanılamaz çalışmalar, raporlar hazırlamak
- Standard ofis formları kullanmayıp her seferinde yeni tasarımlar yapmak
- Prosedürlerin yaşamasını temin edecek “kontrol listeleri kullanmamak”
- Ne istendiğini iyi tanımlamamak

İsraf 5 : Gereksiz İşlem

- Müşterinin veya Kullanacak olanın karşılığını ödemeyeceği, fazladan iş yapmak
- Fazla sayıda inceleme
- Fazla sayıda onay
- E-mail gönderirken cc kullanmak
- Toplantılara ek insanlar davet etmek

İsraf 6 : Gereksiz İnsan Hareketi

- İşin tamamlanması için gerekmeyen hareket yapmak
- Devamlı kullanılan nesneleri çalışma ortamında bulundurmamak
- Dosya ve çekmecelerin içinde ne olduğunu belirlememek ve sürekli bir şey aramak

İsraf 7 : Bekleme (Boşa Geçen Zaman)

- Bir insanı, cevabı, cihazı, bilgiyi beklemek.
- Arızalı bir cihazın bekleme yaratması
- Elemanların çapraz eğitimi olmadığı için meşgul olan birinin yerini alamamak ve boş beklemek.

Daha fazlası için ...