CengizPak.com.tr

Eğer sisteminiz ?hiç vakti olmayan yöneticilerin bile kullanabileceği gibi? değil ise önemli bir verimsizlik kapısını ardına kadar açıyorsunuz demektir, çünkü ;

1. Yöneticiler görmek istedikleri raporları başkalarından istemeye başlayacaklardır. O başkaları da önemli bir zamanı kullanarak önce raporlar alacak, sonra da bunları görülmesi istenen biçime getirmeye çalışacaklardır.

2. Ne kadar hızlı olunursa olunsun yöneticinin önüne giden bilgide gecikme olacaktır. Geciken bilgi ile karar vermek ise oldukça tehlikelidir. Arabanızın sıcaklık  göstergesi hep 15 gün önceki durumu gösterse başınıza neler gelebileceğini bir düşünün.

3. Yöneticileriniz, eğer kendileri kullanmaz ise, otomasyon sistemine yabancılaşabilir. Halbuki kullandığınız sistem yaşayan bir organizma gibidir, eğer içine yöneticiler de katılır ise etkinliği daha da artar, içeriği zenginleşir.

Ama bir problem var. Yöneticilerin, ya sistemi öğrenecek kadar vakitleri yoktur ya da sabırları …

Bu durumda alınması gereken ilk tedbir, tüm sistemin olmasa da yöneticilerin kullanacağı rapor ve analiz ekranlarının sadeleştirilmesi, grafiklerle desteklenmesi ve analizlerin gereksiz detaylardan arındırılmasıdır.

Sadeleştirme ve kolay kullanımın yanında, sisteminize internet üzerinden erişim imkanları eklemek (şirket dışında bulunan çalışanlarınızın erişimi için) faydalı olacaktır.

Alabileceğiniz bir diğer tedbir ise sistemden alınan raporları doğrudan yöneticilerin e-posta adreslerine göndermek olabilir. Bu sayede en azından yeniden düzenleme işlemi yapmamış olursunuz.

Şirketinin hangi bilgisayar programını kullandığını, kullanılan programın potansiyelini veya sorunlarını bilmeyen o kadar çok sayıda yönetici var ki, inanamazsınız (yoksa sizde mi!).

Halbuki bugünün iş hayatında ?bilgi sistemi? çok çok önemlidir. Umursamayarak daha ileriye gidemeyeceğinize göre ihmal etmemek yerinde olacaktır.

Barkod etiketinizi tasarlarken aşağıdaki konulara dikkat ederseniz çalışmalarınız da boşa gitmemiş olur :

* Renkli zemin üzerine barkod basmayın, çünkü okuyucular kontrast azaldığı için bunu hiç sevmezler.

* Barkod işaretinizin başı ve sonuna yakın bir işaret veya çizgi olmamalıdır, her iki tarafta boşluk olmalıdır.

* Barkod işaretiniz çok küçük veya sıkışık olursa hem okuyucuyu hedeflemeniz güçleşir hem de okuyamama ihtimali artar.

* Barkod işaretleriniz gereğinden büyük olursa okuyucunun etiketten uzaklaşması gerekebilir, hedefleme zorlaşabilir. Diğer yandan büyük işaretler büyük etiket demektir.

* Basılan etiketin okunurluluğu test edilmeden kullanıma veya etiket üretimine geçilmemelidir.

* Etiketiniz güneş veya ısı kaynakları ile karşılacak ise termal kağıt kullanmamalısınız, tıpkı ateşe yaklaşan termal fax kağıdı gibi etiketiniz siyahlaşır ve okunmaz.

Firmanızın maliyetlendirme düzeninin yeterli olup olmadığını anlamak için  aşağıdaki kontrol listesini kullanılabilirsiniz.

1. Şirketin bilgisayar kayıtlarında görünen stok miktarları gerçek ortam ile uyumlu mu, şirket stoklarında kayıt doğruluğunu sağlıyor mu?

2. Farklı bölümlerin farklı maliyet anlayışları veya hesaplama biçimleri var mı ? Zaman zaman kimin hesabı daha doğru gibi toplantılar yapılıyor mu?

3. Şirket ürün ve müşteri karlılığını biliyor mu?

4. Şirket olması gereken ile olan arasındaki (fiyat, miktar) farkları inceliyor mu?

5. Şirket maliyetlerini karar vermek için yeterli bir süre içinde hesaplayabiliyor mu?

E-Business : Müşteri, tedarikçi ve iş ortaklarınız ile elektronik ortamda bilgi paylaşarak çalışabilmektir. Bu çalışma biçiminin amacı ise mevcut iş yapma yöntemlerini değiştirip daha hızlı ve verimli bir ortam yaratmaktır.

Bu hedefe ulaşabilmek için şirketler, kendi bilgisayar sistemlerinde bulunan bilgileri paylaşıma açmalı, elektronik ortamda evrak alış-verişi yapabilmeli, işlerini yürütmek için gerekiyorsa web sitelerinden satış veya internet üzerinden satınalma işlemlerini gerçekleştirmelidir.

?Kısacası E-Business ortamına geçmek isteyenler daha açık ve şeffaf olabilmeyi göze almalı, bilgisayar sistemlerini bu hedefi destekleyecek noktaya taşımalıdır.?

Kanban ve Yeniden Sipariş Noktasının Benzerlikleri :
- Talepteki değişimlere aldırmadan stoğu yönetmeye çalışmak
- Sert talep değişimlerine ayak uyduramamak
- Stok yönetimin maliyetini azaltmak ve otomatikleştirmek

Bilgi ve malzeme  açısından :

Yeniden Sipariş Noktası : Bilgi ve malzeme ayrı ayrı yönetilir; bilgi genellikle bir bilgisayar yazılımındadır ve malzeme üstünde gözükmez.
KANBAN : KANBAN kartı malzeme ile beraber hareket eder, ayrılmaz.

Yönetim açısından :

Yeniden Sipariş Noktası : Sürekli bilgi işlemeye ve raporlamaya ihtiyaç vardır.

KANBAN : Yönetim veya yoruma gerek yoktur, sistem kendi kendine çalışır.

Görsel kontrol imkanı açısından :

Yeniden Sipariş Noktası : Görsel bir düzen sağlamaz.

KANBAN : Tamamen Görsel bir düzen sağlar

Eskiden üretilen satılabiliyordu, yaşı 40′ın üzerinde olanlar hatırlar ülkemizde yerli araba alabilmek için aylar öncesinden sıraya giriliyordu, dünyada da durum çok farklı değildi. Sonra üretenler ve üretim kapasitesi çoğaldı, talebin çok üstüne çıktı ve rekabetin koşulları sertleşti.

Kıt olan değerlidir, müşterinin kıtlaştığı sektörlerde de doğal olarak onun değeri arttı. Önceleri ne söylediği, ne istediği pek dinlenmeyen müşterinin, nerede ise attığı her adımdan bir ipucu yakalamak için araştırmalar, anketler yapılmaya başlandı.

Önceleri göstermelik olan bu faaliyetler zamanla bir çalışma biçimi haline geldi, firmaların iş yapma prensipleri değişti, değer ölçüleri ve bakış açıları müşterileri ile yakınlaştı.

İşte bu süreç yaşanırken bu değişime bir isim verilmesi gerekiyordu ve ismi CRM oldu(Customer Relationship Management – Müşteri İlişkileri Yönetimi).

CRM hakkında konuşulduğu zaman en çok üzerinde durulan faaliyet alanları pazarlama, satış, müşteri servisleri ve bunların otomasyonudur. Bilgisayar kullanımı ile CRM çok fazla beraber anıldığı için hatalı olarak CRM çalışmalarının IT bölümünün sorumluluğunda olduğu, sadece bir program satın alınarak gerçekleştirilebileceği düşünülür. Halbuki CRM şirketinizin her bölümünün bir şekilde katıldığı, bazı noktalarda ERP çalışmanız ile iç içe girdiği bir çalışma ve yeniden yapılanma sürecidir.

Bu alanı 4 madde içinde inceleyebiliriz :

- Pazarlama faaliyetlerinin otomasyonu

- Satış faaliyetlerinin otomasyonu

- Müşteri servislerinin gerçekleştirilmesi

- E-Ticaret

Maliyetlerini bilmeyen var mıdır ? Herhalde yoktur.

Peki bu bilgiyi etkin kullanan kaç firma vardır ?

Çok fazla olduğunu söyleyemeyiz, çünkü ?bilinen maliyet? yöneticilerin pek işine yaramaz. Bu açığı yöneticilerin sağduyusu kapatır.

Maliyet bilgisinin etkin kullanımını engelleyen birden fazla sebep vardır :

1. Enflasyon oranının yüksek olduğu ülkelerde sadece lokal para birimi ile hesaplanan maliyet gerçeği söylemez.

2. Standart Maliyet ile Fiili Maliyet beraber kullanılmıyor ise sapmalar ölçülemez, nelerin iyileştirilmesi gerektiği bulunamaz.

3. Maliyetler geç elde edildiğinde tedbirler için de geç kalınmış olur.

4. Müşteri, ürün veya herhangi bir satışın karlılığı ölçülemiyor ise (global maliyet hesaplayan firmalar bu detaya inemez) problemin kaynağı da doğru tespit edilemez.

Maliyetlerini gecikmeden, detaylı görmek isteyen bir işletme öncelikle stok sistemini buna uygun hale getirmeli, ürün ağaçlarını gözden geçirmeli, gerekiyor ise imalatın içinden bilgi toplayan bir düzen kurmalı ve bu işe uygun bilgisayar sistemini oluşturmalıdır.

3 GEN Prensibi :

1) Üretim Alanı (Gemba/Genba)

2) Ürünün kendisi (Genbutsu)

3) Gerçek Olay (Genjitsu)

Başarılı Kaizen çalışması için üretim alanına gidip gerçek ürün ile çalışarak olayı/konuyu keşfetmek gerekir.

Kaizen, Japonca da ?daha iyisi için değişmek?, ?gelişme? anlamına gelir.

Sürekli olarak maliyeti, kalite problemlerini, teslim sürelerini azaltmaya yönelik düşünmeyi savunan bir iş felsefesi olan Kaizen, bunun için hızlı (adımlar küçük de olsa yeterlidir, büyük adımlardan çok süreklilik önemlidir) gerçekleştirilen takım çalışması yöntemini kullanmayı önerir.

Kaizen kavramının 4 elemanı vardır :

? Kalite
? Çaba
? Geliştirme arzusu
? Karşılıklı ilişki (takım çalışması)

Değişken Maliyet miktara orantılı olarak azalan veya artan maliyettir. Örneğin bir iş merkezinin harcadığı ?Enerji? üretime göre değişkendir. Değişken Maliyet ile Sabit Maliyet toplandığında Toplam Maliyet bulunur.

Değişken Maliyet her zaman doğrusal bir ilişki içinde olmayabilir, miktarın artış veya azalışına göre sıçrama veya basamaklı olarak da değişiyor olabilir.

1. Maliyetler azaltılırken kalite seviyesi yükseltilebilir.

2. Kalitenin arttırılması rekabet avantajı sağlar, dolayısı ile kalitenin mümkün olan en yüksek seviyeye çıkartılması hedeftir.

3. Hedeften sapmanın her türü varyans ve kayıptır, dolayısı ile bütün sapmalar en aza indirilmelidir.

4. Kalite, müşteri tarafından algılanan değerlerdir, dolayısı ile bugün ve yarın müşterimizin beklentilerini keşfetmeli ve onları aşmalıyız.

5. Ürünlerimizi müşterilerimizin beklentilerine uygun dizayn etmeliyiz, onu yaratan prosesleri standardize etmeliyiz ve bütün bunların yanında özel istekleri de karşılayabilmeliyiz.

6. Yönetim sistemi kontrol eden birim olduğuna göre kalite iyileştirilmesi yönetim ile başlar.

7. Hata, bozuk ürün ve varyansları anında bulmalı ve bu bilgiyi anında geri beslemeliyiz.

8. Proses içindeki hataları anında giderebilmeli ve bir daha olmalarını kesin olarak engellemeliyiz.

9. Olabilecek hataları önceden tahmin edebilmeli ve onları engellemeliyiz.

10. Prosesin kontrol altında olduğunu istatistiki metodlar kullanarak ölçebilmeliyiz.

11. Standartlarımızdan olan sapmalar iki çeşittir; rastlantısal olanlar ve sebebi olanlar. Bunlardan sebebi olanları ayırmalıyız.

Not : Bu seminer 8 Aralıkta gerçekleştirilmiş olan seminerin tekrarıdır

Seminerin Konusu

Bilgisayarınızda gördüğünüz stok mevcutları ile fiziksel sayımlarınız her seferinde farklı çıkıyor ise ?veya ERP/MRP çalışması içinde iseniz veya doğruyu söyleyen maliyet rakkamları peşinde koşuyorsanız ?stoklarınızın kayıt doğruluğu? için büyük bir adım atmalısınız ?

Bilgisayarınızın gösterdiği stok mevcutları ile gerçek birbirinden farklı olduğunda bir dizi problem yaşarsınız. Halbuki dünya ölçeğinde, kurumsal bir şirket olmanız için doğruluk oranınızın en az % 95 olması gereklidir (100 farklı kalemden sadece 5 tanesinin sayım ile kayıt miktarlarının farklı olma durumu). Bu seminerde şirketinizin stok kayıtlarının 90 gün veya daha kısa bir sürede % 95 doğruluk seviyesine nasıl ulaştırabileceğinizi, bu seviyeyi farklı Sayım Yöntemleri ile nasıl devam ettirebileceğinizi öğreneceksiniz.

Seminer hakkında daha fazla bilgi için tıklayınız >>>

ERP ve Tedarik Zinciri çalışmalarının tam ortasında yer alan ?Stok Sistemi? hatalı sonuçlar ürettiğinde ERP, Tedarik Zinciri veya MRP çalışmalarınız ağır darbe alır ve tedarik zinciri içinde zayıf halka durumuna düşülür. Tedarik zinciri içinde zayıf halka olmak ise iş kaybı, daha fazla taviz, müşteri kaybı gibi ciddi sonuçlar doğurabilir. İşte bu nedenle Stok Kayıt Doğruluğu ve uygun Sayım Tekniklerini izlemek önemlidir. Bu konuların işlendiği seminere katılmış olan 44 arkadaşıma seminer boyunca gösterdikleri katılım için teşekkür ediyor ve başarılar diliyorum.

Seminer hakkında daha fazla bilgi için tıklayınız >>>

Stok yönetimi gerçekten zordur, özellikle de üretim yapan firmalarda. İşin içine üretim katıldığında stok,  çok karmaşık zincirlerin içinde yer alabilir ve izlenmesi oldukça güç olabilir.

Stok yönetiminin güç bir iştir ancak bugünün şirketlerinin elinde son derece gelişmiş bilgisayarlar, eğitilmiş iş gücü vardır. Dolayısı ile bu problemin üstesinden gelmeyi becermelidirler.

Peki, bunca teknolojik imkana rağmen işletmeler niçin bu problemleri yaşarlar ?

Bence bunun en önemli sebebi problemle yüzleşilmemesidir.

Bir çok işletme stoklarını sağlıklı olarak izlediğini düşünür; halbuki eğer bir işletmede yukarıdaki problemlerin bir kısmı bile varsa stokları ile problemi var demektir. Problem küçümsenir, örneğin işletmelerdeki en yetersiz bilgisayarlar stokla uğraşanlara verilir. Yöneticilerin konsantrasyonu ufuktaki ?para? üzerine yoğunlaşmıştır, stok ise zaten elde olan bir şeydir.

Halbuki stoklarınızın değeri ?kasanızdaki? para ve çeklerden çok daha fazladır, bunu hayal edebilmek için stoklarınızın olduğu her yerde deste deste para varmış gibi düşünün ve siz nerede ne var bilmiyorsunuz… Ne korkunç değil mi !

Bu problemi çözmek isteyenler aşağıdaki listeyi uygulayabilir :

Stoğu artı veya eksi etkileyen tüm eylemler tek sistem içinde toplanmalı, işlemler oldukları zaman ve yerde kayıt altına alınmalıdır.

Stok sisteminin anlaşılır ve kullanışlı bir kod düzeni olmalıdır.

Ürün ağaçları hatasız olmalıdır.

Sistem herkes tarafından ulaşılabilir olmalı, kayıt doğruluğu sağlanmalıdır. Ufak aksiliklerde bölümler kendilerini kurtarmak yerine sistemi iyileştirerek problemi çözmeli, bilgi adacıklarına izin verilmemelidir (örneğin elektronik tablo programları ile stok takibi yapmak gibi).

Stok, şirketin tüzel kişiliğine ait olduğu sürece izlenebilir olmalıdır.

Bilgisayar yazılımınız izlenmesi gereken detayı içermelidir. Aksi takdirde ikinci, üçüncü yazılımların kullanılması kaçınılmaz bir sonuç olacaktır.